معظمنا على دراية بمصطلح "التدابير"؛ إذ يبدو مصطلحاً بسيطاً يوضح معايير السلوكات المقبولة دون استخدام كلمة "قواعد"، وهو عبارة عن إرشادات تعكس الذوق العام وحسن التصرف.
من الهام ذكر إجراءات التدبير خلال الساعة الأولى من البرنامج التدريبي لتقليل الشعور بالارتباك والاضطراب في أثناء الجلسة، وأحياناً، قد تحتاج إلى إعادة صياغة هذه الإرشادات، أو التذكير بها في أوقات مختلفة خلال الدورة التدريبية، على سبيل المثال، قد يرن هاتف المشارك في منتصف الجلسة؛ وذلك بسبب نسيانه إيقاف تشغيل جهازه بعد الاستراحة، وأحياناً قد يعتذر المشارك عن ذلك أشد اعتذار.
10 إرشادات للإجراءات التدبيرية لتطبيقها خلال التدريب:
1. ساعات التدريب:
عادةً ما تُحدَّد ساعات التدريب مسبقاً، ومع ذلك، إذا كانت الدورة تستغرق أياماً عدة، يمكنك أن تذكر أوقات البدء والاستراحة والانتهاء المتوقعة في بداية كل يوم.
2. اللباس:
غالباً ما تُذكَر قواعد اللباس للمشاركين قبل بدء الدورة، لكن من الجيد إعادة النظر في هذا الأمر في اليوم الأول من التدريب، فاطلب من المتعلمين ارتداء ملابس مريحة وإبلاغك فيما إذا كان الجو حاراً جداً أو شديد البرودة في غرفة التدريب.
3. غرف الاستراحة:
يجب تحديد مواقع غرف الاستراحة في بداية الدورة.
4. مخارج الطوارئ:
إنَّ مخارج الطوارئ هي عنصر يجب معرفته وذكره في بداية الدورة.
5. الهواتف المحمولة:
قد يمثِّل استخدام الهواتف المحمولة تحدياً لأيِّ مشارك في التدريب، ومع ذلك، هذه هي الفرصة المثالية لوضع إرشادات معقولة لاستخدام الأجهزة المحمولة عموماً.
6. تبديل المجموعات:
يُعَدُّ تبديل المجموعات أمراً هاماً بالنسبة إلى أيِّ مدرب، فيمكن التأكيد على قيمة المشاركة الفردية والخبرة؛ وذلك من خلال مطالبة المشاركين بمخاطبة المجموعة في أثناء طرح الأسئلة أو الإجابة عنها؛ لذا دع الحاضرين يعرفون مسبقاً أنَّك ستغير المجموعات في منتصف اليوم؛ وذلك لمنحهم فرصةً للعمل وتبادل الأفكار مع مختلف المشاركين.
7. الأدوات والمعدات:
تساعد الأدوات والمعدات على تعلم المشاركين، وتمثل فرصةً لشرح دليل الدورة والموارد الأخرى المتاحة في الفصل التدريبي.
8. وقت تناول الطعام واحتساء القهوة:
دائماً ما يرغب المشاركون في معرفة الإرشادات المتعلقة بوقت تناول الطعام واحتساء القهوة؛ لذلك حدِّد لهم الأماكن المخصصة لتناول الطعام، ووقت استراحة الغداء، والمدة المخصصة، بالإضافة إلى أماكن احتساء القهوة والوجبات الخفيفة.
9. المتابعة بعد ساعات التدريب:
هذا يعني دعوة المشاركين لمناقشة الأسئلة الخارجة عن موضوع التدريب أو الأمور التي تحتاج إلى توضيح؛ إنَّها دعوة صريحة وصادقة لإجراء مناقشات فردية عن بعض الأمور الهامة.
10. التشجيع على طرح الأسئلة:
شجِّع المشاركين على طرح الأسئلة دائماً، وحاول الإجابة عنها مباشرةً، وإذا كان التوقيت يمثل مشكلةً، فحدد لهم وقتاً ومكاناً لطرح الأسئلة بعد التدريب بحيث يمكنك الإجابة عنها.
من الجيد دعوة المشاركين إلى المساهمة وتقديم المعلومات في أثناء مناقشة إرشادات إجراءات التدبير في بداية الدورة، فهذا الأمر يسمح للمتعلمين بتحمُّل مسؤولية تصرفاتهم.
