يعرف المتحدِّث المحترف كيف يلقي العرض التقديمي بأسلوب يأسر انتباه الحاضرين ويؤثر فيهم على الأمد الطويل؛ إذ تتطلب تنمية مهارات التقديم والتحدث أمام العامة كثيراً من الممارسة، وهي تُعَدُّ هامة لعرض الأفكار والمقترحات سواء كنت تعمل ضمن فريق إبداعي صغير أم في شركة ضخمة.
من الطبيعي أن يقدِّم المتحدث المبتدئ عروضاً دون المستوى المطلوب، وهو قادر على التحسن وتنمية مهاراته عن طريق التدريب والممارسة، فمهارات التقديم ضرورية لمساعدتك على إقناع العملاء، وعرض الأفكار على فريق العمل، واكتساب الثقة التي تحتاج إليها للمشاركة الفاعلة في اجتماعات الفريق.
من الطبيعي أن تشعر بالتوتر قبل إلقاء عرض تقديمي، فقد بيَّنت الدراسات الإحصائية أنَّ نحو (15-30%) من الأفراد يخشون التحدث أمام العامة، كما شهد معدل انتشار الرهاب الاجتماعي بين البالغين تزايداً يُقدَّر بنحو 12% في السنوات العشرين الماضية.
يجب عليك أن تتقن تقنيات إلقاء العروض التقديمية حتى تتخلص من مخاوفك، والصعوبات التي تواجهها خلال الإلقاء، وتكتسب الثقة التي تحتاج إليها لمشاركة أفكارك ووجهات نظرك أمام الآخرين.
صعوبات إلقاء العروض التقديمية:
من الطبيعي أن تشعر بالتوتر خلال الأسبوع السابق لإلقاء العرض التقديمي، لا سيما إذا كنت تنوي استعراض خبراتك وأفكارك أمام مدير أو رائد أعمال على سبيل المثال، وسوف تشعر بالتوتر مهما كنت معتاداً على إلقاء العروض التقديمية.
يخشى الإنسان بطبيعته طرح أفكاره ووجهات نظره أمام جمهور من الناس مهما كان عددهم، وينجم هذا الخوف عن تشكيكه بمهاراته وخبراته في التقديم وقدرته على شد انتباه الجمهور بالمحتوى الذي يعتزم طرحه، فيمكنك أن تَعُدَّ هذه المخاوف بمنزلة حافز يدفعك إلى بذل مزيد من المجهود خلال مراحل إعداد العرض التقديمي.
يُنصَح بتحديد مصدر المخاوف ومعالجته، وفيما يأتي 4 صعوبات شائعة عند التحضير للعروض التقديمية:
1. الخوف من التحدث أمام العامة:
يشعر الفرد أنَّ معارفه ومهاراته في التواصل معرضة للنقد عندما يطرح أفكاره أمام مجموعة من الأشخاص، وقد تكون واثقاً من خبرتك بالمحتوى الذي تنوي عرضه، ولكنَّ فكرة المثول أمام جمهور من الناس تقبض على نفسك، وتصيبك بالتوتر والقلق، وتشتت تركيزك.
يعاني بعض الأفراد من أعراض جسدية مزعجة في أثناء إلقاء العروض التقديمية مثل الغثيان والدوار؛ لأنَّ الدماغ يفرز هرمون الأدرينالين عند التعرض للمواقف المجهدة نفسياً؛ لذا حاول أن تمارس تمرينات التنفس العميق لاستعادة توازنك، وابذل ما بوسعك للتحلي بالهدوء حتى لو اقترفت خطأ في أثناء إلقاء العرض التقديمي.
2. الحفاظ على انتباه الحاضرين:
تقتضي المهمة الرئيسة للمتحدث الحفاظ على انتباه الحاضرين واندماجهم مع المحتوى، وإقناعهم بأهمية المعلومات والأفكار المطروحة ومدى حاجتهم إليها لتحسين حياتهم الشخصية أو المهنية.
يجب عليك أن تحدد المعلومات الشيقة المتعلقة بالموضوع وتركز عليها في أثناء إلقاء العرض التقديمي، كما يجب أن تبدي حماستك وشغفك تجاه الموضوع بغية إثارة اهتمام الحاضرين وفضولهم تجاه محتوى العرض التقديمي.
3. اختيار المحتوى المناسب للعرض التقديمي:
يفقد الجمهور انتباهه عندما تحتوي شرائح العرض التقديمي على كم ضخم من المعلومات؛ لذا يُفضَّل تقليل عدد الشرائح وكتابة المحاور الرئيسة ضمنها حتى يركز الحاضرون على شرحك دون أن يشتت محتوى العرض التقديمي انتباههم.
4. النجاح في التواصل غير اللفظي:
من الطبيعي أن تواجه صعوبة في التحكم بحركات جسدك عندما تكون متوتراً؛ إذ تؤدي لغة الجسد الإيجابية دوراً بارزاً في الحفاظ على تركيز الجمهور، وزيادة شعورك بالهدوء والراحة في أثناء إلقاء العرض التقديمي، فيمكنك أن تومئ بيديك باتجاه شرائح العرض، أو تنتقل من جانب إلى آخر على المنصة حتى توزع نظرك بالتساوي بين كافة أفراد الجمهور.
لكل متحدث أسلوبه وطريقته الخاصة في إلقاء العروض التقديمية، فقد يستخدم بعضهم حس الدعابة لتلطيف الأجواء، في حين يفضل آخرون إثارة الجانب العاطفي للجمهور عن طريق سرد القصص الملهمة.
يمكنك أن تشاهد المؤتمرات والعروض التقديمية المتوفرة عبر الإنترنت مثل مؤتمرات "تيد" (TED) من أجل الاطلاع على أساليب وتقنيات التقديم والاستفادة من الطرائق التي يستخدمها المتحدثون المحترفون في الحفاظ على انتباه الجمهور واندماجهم مع العرض التقديمي.
إعداد العروض التقديمية:
تبدأ مرحلة إعداد العرض التقديمي بعد الانتهاء من معالجة الأسباب الكامنة خلف المخاوف والشكوك، ويمكنك أن تنطلق من تجاربك السابقة وتتعلم من أخطائك وتطبق تقنيات جديدة لم تكن تستخدمها من قبل.
فيما يأتي 5 خطوات لإعداد عرض تقديمي فعال يأسر انتباه الجمهور:
1. تبسيط المحتوى:
يجب أن تجمع بعض المعلومات الأساسية عن احتياجات الجمهور المستهدف ومدى خبرتهم بموضوع العرض التقديمي خلال مراحل الإعداد، وتهدف هذه الخطوة إلى صياغة محتوى يراعي القدرة الاستيعابية للجمهور المستهدف.
على فرض أنَّك تعمل على إعداد عرض تقديمي عن تحسين الهيكلية التشغيلية للشركة، عندئذٍ يجب عليك أن تضع في حسبانك تفاوت الخبرات والاحتياجات بين الموظفين الجدد والقادة في الإدارة العليا، وتبذل ما بوسعك للتوفيق فيما بينهم في أثناء إعداد المحتوى.
يجب أن تحدد الهدف من العرض التقديمي والأفكار التي تريد أن يستخلصها الجمهور في نهايته، وتركز عليها في أثناء إعداد المحتوى، وتهدف هذه الخطوة إلى إعداد محتوى يركز على المعلومات الأساسية حتى تترسخ في أذهان الحاضرين ويتذكروها على الأمد الطويل؛ لذا حاول أن تكتب المحاور الأساسية في صيغة تعدادات مقتضبة حتى يتسنى للجمهور تحديد الأهداف الرئيسة من العرض التقديمي.
2. تقديم المعلومات بطريقة مقنعة:
يجب أن تطرح المعلومات بطريقة تتوافق مع متطلبات الحاضرين واحتياجاتهم، بحيث يكون العرض التقديمي مفصَّلاً، ومترابطاً، ومنطقياً، وشاملاً لكافة الأدلة والمعلومات التي تخدم الأهداف والمحاور الأساسية.
قد يفقد الحاضرون اهتمامهم بالموضوع عندما تقدِّم لهم جميع الأجوبة والحلول في بداية العرض التقديمي، في حين يؤدي عدم توفر المعلومات الكافية إلى إرباكهم وعجزهم عن استيعاب الأفكار.
يجب إعداد عرض تقديمي يشرح الموضوع بشكل تدريجي قبل الوصول إلى الاستنتاجات النهائية بغية الحفاظ على انتباه الحاضرين، فيمكنك أن تختم العرض التقديمي بالإجابة عن تساؤلات الحاضرين.
3. استخدام العناصر البصرية:
يميل بعض المتحدثين إلى تنويع تقنيات تقديم المحتوى بغية تلبية أنماط التعلم المختلفة للحاضرين، ويفضل بعض الأفراد التعلم من المحتوى البصري، لهذا السبب يُنصَح باستخدام العناصر البصرية ضمن العروض التقديمية.
احرص على إضافة الصور ومقاطع الفيديو لتحفيز تفاعل الحاضرين وتقديم الأفكار الرئيسة، فإذا كنت تنوي إلقاء عرض تقديمي عن علم الإنسان على سبيل المثال، عندئذٍ يمكنك أن تعرض صوراً تتضمن قطعاً أثرية لتبيِّن لهم مدى أهمية الدراسات والاكتشافات التاريخية، وفي حال كان العرض التقديمي طويلاً، عندئذٍ قد تعرض مقطع فيديو لتأخذ قسطاً من الراحة وتمهد للانتقال إلى محور أو موضوع جديد.
4. الاطلاع على التقنيات والتوجهات السائدة في إعداد العروض التقديمية:
يتوفر عدد كبير من الأدوات التكنولوجية الحديثة والمنصات التي تساعدك على إعداد العروض التقديمية؛ إذ تساعد الألوان، والصور، والرسوم البيانية على إضفاء الحيوية على العرض التقديمي من جهة، ولكنَّها قد تتسبب في تشتيت انتباه الحاضرين عندما لا تُستخدَم بالشكل المناسب.
فيما يأتي 6 نصائح لاستخدام العناصر البصرية في العروض التقديمية:
- تجنَّب تجميع النصوص الصغيرة ضمن شريحة واحدة.
- استخدم خلفية بسيطة.
- تأكَّد من أنَّ لون خلفية الشريحة لا يعوق قراءة المحتوى النصي.
- استخدِم صوراً عالية الدقة.
- احرص على توحيد نمط الخط وحجمه في كافة شرائح العرض التقديمي.
- لا تبالغ في استخدام التأثيرات وحركات الانتقال بين الشرائح.
5. استخدام "قاعدة 10-20-30 للشرائح التقديمية" (10-20-30 slideshow rule):
يشرح رائد الأعمال واختصاصي التسويق في شركة "آبل" (Apple) "غاي كاواساكي" (Guy Kawasaki) أنَّ العروض التقديمية المثالية تتألف من 10 شرائح على الأكثر، ويستغرق إلقاؤها ما لا يزيد عن 20 دقيقة، وتستخدم خطاً حجمه 30 على الأقل؛ إذ تساعدك هذه الاستراتيجية على التركيز على المعلومات الأساسية وحذف الأفكار الثانوية والحفاظ على تركيز الجمهور.
إلقاء عرض تقديمي ناجح:
فيما يأتي 10 خطوات لإلقاء عرض تقديمي ناجح:
1. سرد القصص:
يمكنك أن تسرد قصة عن إحدى تجاربك الحياتية لبناء المصداقية والألفة مع الجمهور؛ إذ يهدف سرد القصص الشخصية إلى إثارة تعاطف الجمهور، وهو ما يساعدك على التقرب منهم وتشجيعهم على تركيز كامل انتباههم على العرض التقديمي.
استخدمت المتحدثة التحفيزية "جيل هيكس" (Gill Hicks) هذه الاستراتيجية عندما قامت بسرد إحدى التجارب الشخصية القاسية التي تعرضت لها في الماضي؛ إذ تحكي "هيكس" في أحد عروضها التقديمية عن تعرضها لحادثة هجوم، وقد ركزت في أثناء سرد القصة على أهمية التعاطف، والحب غير المشروط، ومساعدة المحتاجين.
لا يحبذ بعضهم مشاركة القصص الشخصية، ويُنصَح في هذه الحالة باستخدام أمثلة من تجارب الشخصيات المشهورة، أو تأليف قصص خيالية لإثبات الأفكار المطروحة.
2. الحفاظ على مستوى جيد من التواصل البصري مع أفراد الجمهور:
يشعر بعضهم بنوع من الرهاب من فكرة التواصل البصري مع الجمهور، فلا يُشترَط أن تنظر بشكل مباشر إلى أعين الحاضرين؛ وإنَّما يمكنك أن تركز على جباههم أو أنوفهم إذا أردت.
حاول أن تتواصل بصرياً مع أكبر عدد ممكن من أعضاء الجمهور بحيث تركز نظرك على كل واحد منهم لمدة 3-5 ثانية؛ إذ يضمن هذا التوقيت عدم إشاحة البصر بسرعة حتى لا يشعر الفرد أنَّك تستخف به، وعدم إطالته لكيلا يشعر بالحرج، فإذا كنت تخاطب مجموعة كبيرة من الأفراد، عندئذٍ يجب عليك أن توزع تركيزك ونظرك بالتساوي في جميع أنحاء القاعة.
3. الانتباه إلى حركات لغة الجسد:
نبرة الصوت وأسلوب الكلام والمحتوى هي العناصر الأساسية الحاكمة في أثناء إلقاء العروض التقديمية، لكن يجب عليك أن تضع في حسبانك أهمية حركات لغة الجسد في الحفاظ على اندماج الحاضرين، وفيما يأتي 3 نصائح للاستفادة من حركات لغة الجسد في زيادة فاعلية العرض التقديمي:
- افتح ذراعيك في أثناء إلقاء العرض التقديمي.
- تحدَّث بسرعة معتدلة واستخدم حركات جسدك وتجنب الوقوف دون حراك.
- استخدم إيماءات اليد لإبراز المعلومات الهامة.
4. إعداد افتتاحية قوية تأسر انتباه الجمهور:
يجب أن تستثمر الدقائق الأولى في إثارة فضول الحاضرين وتشجيعهم على الانتباه ومتابعة العرض التقديمي، وفيما يأتي 4 طرائق لجذب انتباه الحاضرين في بداية العرض التقديمي:
- مشاركة اقتباس عن شخصية مشهورة وملهمة ومحبوبة.
- طرح سؤال بلاغي لإثارة فضول الحاضرين واهتمامهم.
- سرد حكاية توضح مضمون العرض التقديمي والهدف منه.
- طرح مسألة تفاعلية تتطلب من الحاضرين اقتراح الحلول بغية إثارة فضولهم.
5. إبداء الشغف بموضوع العرض التقديمي:
يحبذ الجمهور الإصغاء إلى متحدث يبدي حماسة وشغفاً تجاه موضوع العرض التقديمي؛ إذ تتحدث المؤلفة "أنجيلا لي دكوورث" (Angela Lee Duckworth) في كتابها "العزيمة: قوة الشغف والمثابرة" (Grit: The Power of Passion and Perseverance) عن أهمية الشغف في إجراء الأبحاث وإلقاء العروض التقديمية، وتعمد "دكوورث" إلى إلقاء العرض التقديمي بحماسة بغية تحفيز اهتمام الحاضرين.
6. وضع خطة لإلقاء العرض التقديمي:
يعتمد العرض التقديمي على طريقة طرح الأفكار والبرامج والأدوات المستخدَمة في إعداده مثل برنامج "باوربوينت" (PowerPoint) على سبيل المثال، وقد يقدِّمه المتحدث على أرض الواقع أو عبر المنصات الرقمية مثل برنامج "زووم" (Zoom).
يتميز المتحدث البارع بخبرته في موضوع العرض التقديمي وقدرته على حفظ المحتوى وإلقائه بسلاسة، فقد يواجه بعضهم صعوبة في تذكُّر محاور العرض التقديمي، ويُنصَح في مثل هذه الحالة بتدوين الأفكار الأساسية والرجوع إليها عند الحاجة في أثناء إلقاء العرض التقديمي.
يمكن تدوين الأفكار الرئيسة الخاصة بكل شريحة والاحتفاظ بها بجانب جهاز الحاسب عند إلقاء العرض التقديمي عبر الإنترنت، وتساعدك هذه الطريقة على تذكُّر المعلومات الأساسية وطرحها بتسلسل منطقي.
7. التدريب والممارسة:
التدريب والممارسة ضروريان لتنمية مهارات العرض والتقديم، فلا يمكنك أن تستعد لكافة المواقف والحالات التي تطرأ خلال العرض التقديمي، ولكنَّ الممارسة تساعدك على ارتجال الأفكار والحلول والنجاح في تحقيق الهدف من العرض.
يمكنك أن تلقي خطابك أمام المرآة أو في حضور أحد معارفك الموثوقين أو أفراد عائلتك، فحاول الاستفادة من التغذية الراجعة التي تتلقاها في تحسين أسلوبك وتنمية مهاراتك، لكن يجب عليك أن تأخذ في الحسبان الاختلافات بين الجمهور المستهدف والشخص الذي تنوي إلقاء العرض التقديمي أمامه.
8. اكتشاف رد فعل الجمهور:
يجب أن تكون بارعاً في تحديد رد فعل الجمهور والتكيُّف معها وفعل ما يلزم لتلبية احتياجاتهم والحفاظ على انتباههم سواء كنت متحدثاً رئيساً في إحدى الفعاليات أم أنَّك تعتزم إلقاء عرض تقديمي على مجموعة صغيرة من العملاء، ويجب عليك أن تكون مستعداً لتغيير الموضوعات التي لا تنال استحسان الحاضرين ولا تلفت انتباههم.
9. ممارسة تمرينات التنفس:
تنفس بعمق لمرات عدة قبل إلقاء العرض التقديمي بغية تخفيف التوتر وتهدئة الأعصاب، ويجب أن تطرح أفكارك بهدوء؛ وذلك لأنَّ السرعة تؤدي إلى زيادة شعور التوتر والقلق وفقدان التركيز وإغفال بعض المعلومات الهامة، كما يجب أن تعطي الأولوية لمشاعر الجمهور، وتحرص على إلقاء العرض التقديمي بهدوء حتى يشعر الحاضرون بالراحة.
10. إقناع الجمهور بتطبيق إجراء معيَّن في نهاية العرض التقديمي:
يجب أن تقنع جمهورك بتطبيق إجراء معيَّن في نهاية العرض التقديمي، وليكن تغيير عاداتهم أو التواصل معك للاستعلام عن خدماتك على سبيل المثال.
إذا كان العرض التقديمي موجَّهاً للعملاء، عندئذٍ يجب أن توزع عليهم منشورات تتضمن المحاور الرئيسة للعرض ومعلومات الاتصال الخاصة بك لكي تشجعهم على التواصل معك، وقد تشمل هذه المعلومات عنوان البريد الإلكتروني، ورقم الهاتف، وحساباتك على مواقع التواصل الاجتماعي.
في الختام:
لا توجد استراتيجية أو طريقة موحدة تضمن فاعلية العرض التقديمي بسبب وجود عدد كبير من العوامل التي تتحكم في جودة العرض مثل الجمهور المستهدف، وموضوع المحتوى، لكن ثمة خطوات تساعد على زيادة فاعلية العرض التقديمي مثل إبداء الحماسة والشغف، والتواصل البصري، واستخدام حركات لغة الجسد، وشد انتباه الحاضرين عن طريق سرد القصص، وكسب ثقتهم وتعاطفهم عبر مشاركة التجارب الشخصية.
قد تواجه بعض المشقة في أثناء العمل على تنمية مهارات التقديم والتحدث أمام العامة، ولكنَّ التدريب والممارسة كفيلان بمساعدتك على إحراز التقدم الذي تحتاج إليه، فيمكنك أن تتدرب على إلقاء العرض التقديمي أمام شخص موثوق، وتستفيد من التغذية الراجعة في تحسين أسلوبك.
