تشير عملية تأهيل الموظف إلى دمج الموظف الجديد بنجاح في وظيفته الجديدة ضمن المنظمة، أما التعلم والتطوير في الشركات، فيضمن أن يزيد الموظفون معارفهم وخبراتهم في المجالات ذات الصلة.

مجالات تأهيل الموظف:

لا يمكنك أن تُظهِر للموظف كيف يمكن أن يكون أداؤه جيداً في دوره ما لم يستوعب دوره الوظيفي، لكنَّ هذا الأمر يربك معظم القادة في المؤسسات؛ لذا فكر في المجالات الثلاثة الآتية لعملية تأهيل الموظف لتلاحظ كيف تختلف اختلافاً كبيراً عن التدريب في أثناء العمل:

1. الوصول إلى مكان العمل:

عندما تكون جديداً في شركة ما، فأنت لا تريد أن تشعر بأنَّك غريب؛ إذ إنَّ ترك موظف جديد في مكتب الاستقبال بينما يأتي شخص لا على التعيين لمساعدته على سبيل المثال، هي أكثر طريقة فاشلة في تأهيل الموظفين للانضمام للشركة؛ لذا يجب أن يتضمن توفير تجربة رائعة فيما يتعلق بالانضمام إلى الشركة وجو العمل منحَ الموظفين الجدد أسماء مستخدمين وكلمات مرور مؤقتة لجميع البرامج المطلوبة.

إنَّ التأكد من أنَّ لديهم مكاتب تحتوي الأجهزة التي يحتاجون إليها للقيام بعملهم بدلاً من قضاء نصف اليوم في انتظار وصول مسؤول تكنولوجيا المعلومات إليهم، هو مشكلة شائعة أخرى؛ لذا يجب منح الموظفين بطاقة مرور حتى لا يبقوا في الخارج إذا غادروا المكان لتناول طعام الغداء أو اضطروا إلى الخروج من القسم لاستخدام الحمام، وتعد مساعدة الموظفين الجدد على الشعور بأنَّهم ينتمون إلى الشركة من خلال وجودهم خلف مكاتبهم وفي مناصبهم جزءاً كبيراً من عملية التأهيل الناجحة.

2. التواصل الاجتماعي:

ساعد موظفيك الجدد على التواصل الاجتماعي منذ اليوم الأول؛ إذ يعد التحضير لتناول وجبة غداء في اليوم الأول مع مديرهم أو فريقهم طريقةً رائعةً لتلطيف الأجواء، واحرص أيضاً على إرسال بريد إلكتروني تخبر به موظفي الشركة عن وصول الموظفين الجدد لكي يتعرفوا إليهم.

متى أمكن، عيِّن أحد أعضاء الفريق ليكون دليلهم في الأيام القليلة الأولى في الوظيفة؛ إذ يمكنه السير معهم ضمن المنشأة، ومشاركتهم في الأماكن المخصصة لاحتساء القهوة، وإخبارهم أين يذهب الجميع لتناول طعام الغداء، ومنحهم مساحة خاصة بهم في قسمهم، ويمكنهم أيضاً التحدث إلى هذا الشخص متى أرادوا.

3. البدء:

يتذكر العديد منا كيف قضى نصف يومه الأول في قراءة معلومات عن الشركة وتصفُّح الإنترنت، إنَّ هذا الأمر ممل ويؤدي إلى عدم اندماج الموظف؛ لذلك بدلاً من العثور على مهام لا فائدة منها لينجزها الموظف الجديد خلال أيامه القليلة الأولى مع المنظمة، ضع خطة لمساعدته على بدء عمله الجديد.

نظِّم بعض الاجتماعات لمساعدة الموظفين الجدد على فهم ثقافة الشركة، وأعطهم قائمة بالأمور التي يمكنهم البدء بالعمل عليها، والتي بدورها ستساعدهم على التعرف إلى الشركة أكثر، فأنت تريد أن يشعر الموظف الجديد بأهميته وقدرته على الإنتاج من أجل البقاء معك والعودة إلى العمل في اليوم التالي.

من المستبعد جداً أنَّك ستنشئ دورة تعليمية إلكترونية كاملة تُعلِّم الموظفين كيف يكونون اجتماعيين، لكن قد يقدم القائد جلسة تدريبية مصممة للامتثال في مكان العمل، وتوجد عدة خطوات في عملية تأهيل الموظفين الجدد الناجحة يجب أن تفكر المنظمة الناجحة في إدراجها ضمن عملياتها اليومية.

بعد أن تتجاوز تحديد ما الذي تتضمنه برامج التدريب لشركتك من خطط تأهيل الموظفين، يجب أن تفكر في العناصر التي ستجعل عملية التأهيل ناجحة، ويمكن قياس النجاح من خلال الاحتفاظ بالموظفين الجدد، ومستويات اندماجهم، والتحسن الشامل للعمليات التجارية من خلال الاستثمار في المواهب الجديدة.

عندما تلقي نظرة على خطط تأهيل الموظف الحالية، يجب أن تتأكد أنَّها تتضمن نقاط تواصل أساسية لجعل اليوم الأول للموظف إيجابياً ولا يُنسى.

تعد عملية التأهيل أكثر من مجرد ملء النماذج في الموارد البشرية، وتجهيز جهاز كمبيوتر محمول وهاتف، ومقابلة الزملاء؛ لذا لكي تكون عملية التأهيل أكثر فاعليةً، يجب أن تُعرِّف الموظفين الجدد إلى الشركة، وتوصل لهم رؤية الشركة، وتثبت لهم أنَّهم أعضاء هامون في الفريق، ويمكن أن تبدأ عملية التأهيل قبل تاريخ بدء الموظف بالعمل، وتستمر من الشهر الأول حتى نهاية السنة الأولى.

يؤدي برنامج تأهيل الموظف إما إلى الاحتفاظ بالمواهب المخلصة وذات الأداء العالي، أو إلى خسارة أفضل الأشخاص لديك خلال أشهر، فإذا اختلفت عملية التأهيل في مؤسستك حسب القسم ولم يحصل الموظفون الجدد على معلومات مستمرة عن شركتك، فيمكن أن يساعد نظام إدارة التعلم (LMS) على إضفاء الطابع الرسمي على هذه العملية.

7 أسباب لاستخدام نظام إدارة التعلم (LMS):

نقدم لك فيما يأتي 7 أسباب رائعة لاستخدام نظام إدارة التعلم (LMS) الخاص بك في عملية التأهيل:

1. توحيد برنامج التأهيل الخاص بك:

يمكن وضع معلومات الشركة المشتركة التي يحتاج كل موظف إلى معرفتها، مثل مهمة الشركة ورؤيتها والامتثال والأمان وكشوف الرواتب والمزايا، بالإضافة إلى المواد الخاصة بالقسم في مكان واحد عند استخدام نظام إدارة التعلم؛ إذ يساعد هذا الأمر على ضمان تجربة متطابقة لجميع الموظفين الجدد في الشركة.

2. تقييم المهارات والمعرفة:

من المرجح أن يكون الموظف الجديد جيداً جداً في وظيفته، لكن يمكن أن يساعدك نظام إدارة التعلم على تحديد الأمور التي تحتاج إلى إجراء التحسين فيها لديه؛ إذ تتيح لك إمكانات الاختبار المتوفرة في نظام إدارة التعلم تحديد فيما إذا كان الموظفون الجدد بمستوى مبتدئ أم متوسط ​​أم خبير في المهارات اللازمة لإنجاز المهام، ويمكن أن تساعدك على التخطيط لإجراء المزيد من التدريب.

3.  وضع مسارات للتعلم:

من أكثر ميزات نظام إدارة التعلم قيمةً هي القدرة على تخصيص مسار تعليمي لكل موظف من موظفيك؛ إذ يمكنك جدولة المواد والدورات الثابتة، ومن ذلك المواعيد النهائية لإنجاز المهام، وإعداد رسائل تذكير بالبريد الإلكتروني، وبعد تقييم مهارات الموظفين الجدد، يمكنك تحديث مسار التعلم من خلال إضافة برامج إضافية لإنشاء بيئة تعليمية مستمرة.

4. تقديم المعلومات دون شعور الموظفين بالارتباك:

يساعد وضع جدول تدريب يباعد زمنياً بين الدورات التدريبية ويبني على المحتوى المقدَّم سابقاً على وضع أساس متين، ويسهِّل عملية التعلم والاحتفاظ بالموظفين؛ وتعدُّ هذه الطريقة رائعة للتأكد من أنَّ المعلومات الجديدة التي تُقدَّم للموظفين الجدد لا تربكهم.

5. الوصول إلى المعلومات عند الطلب:

امنح الموظفين الجدد المعلومات التي يحتاجون إليها في مكان يسهل الوصول إليه؛ فبدلاً من الاضطرار إلى طرح أسئلة باستمرار على زملائهم، يمكنهم الوصول إلى نظام إدارة التعلم لتحديد المحتوى الذي يحتاجون إليه؛ إذ يسمح لهم هذا الأمر بالتعرف إلى متطلبات العمل وبناء ثقتهم.

6. تتبُّع الشهادات:

تتطلب بعض المجالات التدريب على الامتثال والمعايير، والشهادات التي يجب تجديدها ليبقى الموظفون على اطلاع بالمستجدات، ويمكن لنظام إدارة التعلم تتبُّع إنجاز هذه الدورات التدريبية في حال إجراء تدقيق، بالإضافة إلى إرسال رسائل تذكير عند لزوم تجديدها.

7. إعداد التقارير للموارد البشرية والمديرين:

تعمل ميزات إعداد التقارير في نظام إدارة التعلم على تبسيط العمليات التي تُجرى يدويَّاً من دونه؛ إذ يمكن لمديري الموارد البشرية ومديري التعلم تتبُّع إكمال عملية التدريب وتحديد نتائجه؛ وذلك لتقييم ما إذا كان التدريب الإضافي مطلوباً، ويمكن أن يُظهِر إعداد التقارير للموارد البشرية فاعلية برامج التدريب المختلفة لتحديد ما إذا كانت بحاجة إلى التغيير أو التحديث.