إنَّ مهمة المدربين حل مشكلات المنظمة، وأيضاً تزويد الفِرق بالأدوات اللازمة لحل المشكلات بأنفسهم؛ لذلك سيوفر هذا المقال بعض الأساليب للمساعدة على جعل الناس يفكرون بطريقة مختلفة ويتعاونون معاً.
نظراً لأنَّ القيادة والإدارة أصبحتا أكثر تركيزاً على التعاون بدلاً من إصدار الأوامر والتحكم، فمن الضروري أن يكون لدى المدربين والميسرين عدد من الأساليب التعاونية ضمن مجموعة أدواتهم لاستخدامها في التدريب.
لقد أصبحت الأساليب التعاونية واسعة النطاق مثل مقهى المعرفة (World Café) والفضاء المفتوح (Open Space) شائعةً جداً، وسيقدم لك هذا المقال الموجز عدداً من الأساليب الأخرى التي يمكنك تعديلها بسهولة مع جلسات التدريب.
دعنا نستكشف أسلوبين واسعي النطاق أولاً، مثل إجراء كاريت (Charrette Procedure)، وهو نوع من العصف الذهني يمكن أن يقدِّم حلاً للمشكلات المتعلقة بموضوع واحد أو أكثر يجب حلها في وقت واحد، والكتابة الدماغية (Brainwriting)، التي تشبه العصف الذهني، ويمكن استخدامها لتوليد أفكار جديدة وتشجيع الحلول الإبداعية للمشكلات وتطوير الحلول المبتكرة، ثم عدداً من الأساليب الأخرى التي يمكن استخدامها مع مجموعات أصغر لتشجيع التعاون.
1. إجراء كاريت (Charrette Procedure):
يعدَّ هذا بديلاً مفيداً لمفهوم مقهى المعرفة (World Café)، ويمكنك استخدامه لمساعدة المجموعات على التخطيط الاستراتيجي والتصميم التنظيمي وحل المشكلات أو اتخاذ القرارات التي لها تأثير في العديد من الإدارات أو المجالات الوظيفية للعمل.
ستحتاج إلى مساحة عمل كبيرة وألواح ورقية وأقلام تخطيط واتباع الخطوات الآتية:
- محاولة الاتفاق على القضايا التي ستناقشها، والتي يجب أن تكون موضوعات فرعية منبثقة عن موضوعٍ أكبر.
- تقسيم المجموعة إلى مجموعات أصغر تصل إلى سبعة أشخاص، ومن ذلك ميسِّر المجموعة الصغيرة والذي عليه تسجيل الأفكار.
- تحديد قضية واحدة لكل مجموعة، وعندما يتبادلون الأفكار لفترة محددة، يدوِّن شخص يتولى مهمة التسجيل جميع الأفكار.
- عند وقت محدد، ينتقل كل مسجل إلى مجموعة جديدة ويطلعها على أفكارهم من الجولة الأولى من المناقشات.
- تُجري المجموعة عملية عصف ذهني لفكرة جديدة، والتعمق أكثر في القضايا التي أُثِيرت في الجولة الأولى.
- تكرار الإجراء مرةً أخرى، حتى يعمل كل مُسجِّل مع كل مجموعة.
- يجمع المسجلون الأفكار ويضعونها ضمن موضوعات أو عناصر رئيسة ويقدمونها في جلسة عامة؛ إذ يجري ترتيب أفضل الأفكار ويمكن تطوير الإجراءات على أساس الأفكار.
2. الكتابة الدماغية (Brainwriting):
هي طريقة عصف ذهني سريعة وديمقراطية، وتعدُّ مفيدةً بصورة خاصة مع المجموعات الهادئة وعندما تحتاج إلى حل العديد من المشكلات المتشابهة.
أحضِر عدداً من أوراق إي 4 (A4)، وضَعْ عنوان المشكلة واسم صاحبها، ثم قسِّمها إلى خلايا كبيرة مثل جدول البيانات، واتَّبِع الخطوات الآتية:
- إعطاء ورقة لكل مشارك والطلب منه كتابة المشكلة في الأعلى والاسم.
- تُنقَل الأوراق بالتناوب حتى تُتاح لكل مشارك فرصة إضافة حل واحد أو أكثر لكل مشكلة، والمشارك الذي لا يستطيع اقتراح حل يمرر الورقة ببساطة إلى الشخص التالي.
- في النهاية، تُعاد كل ورقة إلى صاحبها.
- يأخذ أصحاب المشكلات الأوراق بعيداً لاستيعاب الأفكار.
- البديل هو حث كل صاحب مشكلة على الإعلان عن مشكلته في الجلسة العامة قبل كتابتها، ثم تلخيص الحلول وتسليط الضوء على الحل الذي يفضِّله في الجلسة العامة.
3. أسلوب ميوز (MUSE):
وهو اختصار لما يأتي: أنا (me)، نحن (us)، حدد واشرح (select and explain):
هو أسلوب لحل المشكلات الجماعية على أربع مراحل.
اذكر مشكلتك وتأكَّد من أنَّ الجميع يفهمها، ثم:
- يكتب كل فرد (أنا) بصمت حلولاً للمشكلة.
- يناقش كل شخصين (نحن) الحلول لتحسينها.
- ثم يختار كل ثنائي أفضل حلولهما ويكتبانها على اللوح الورقي أو الحائط.
- ثم يشرح كل ثنائي حلولهما في جلسة عامة وترتبها المجموعة الأكبر وتصوِّت عليها، ثم يوافقون على من سينفذ الحلول، والذي قد يكون أو لا يكون هو مَن وضعها.
هذا الأسلوب رائع لإيجاد عدد من الحلول بسرعة.
4. أسلوب حل المشكلات الاستعاري (Metaphorical problem solving):
يساعد هذا الأسلوب المجموعة على أن تصبح مبدعةً في إيجاد الحلول؛ إذ نقع في كثير من الأحيان في فخ تقديم حلول بديهية أو عادية.
يتيح لنا العمل بأسلوب الاستعارة الدخول إلى عالم مشابه، لا تشوبه أعباء مشكلة العالم الحقيقي:
- تحديد المشكلة.
- دعوة المشاركين إلى اقتراح مشكلة مماثلة للمشكلة المذكورة.
- إجراء عصف ذهني بالحلول للمشكلة المستعارة ثم ربطها مع المشكلة الأصلية.
- تحديد أفضل الأفكار من الحلول المرتبطة بالمشكلة الأصلية.
احرص على تجنُّب الارتباط الحرفي بين المشكلة المستعارة والمشكلة الأصلية، على سبيل المثال، المشكلة المذكورة هي "كيف يمكننا تقليل الروتين في العمل؟"، ويقترح أحدهم "إزالة الأعشاب الضارة من الحديقة" كمثال.
من بين حلول عملية العصف الذهني للمشكلة المستعارة ما يأتي:
- قلب التربة لكشف جذور الأعشاب الضارة.
- استخدام مبيدات الأعشاب.
- إزالة الأعشاب الضارة.
- التأكد من ترك الأزهار سليمة في أثناء إزالة الأعشاب الضارة.
الآن لنعيد تعيين كل حل من هذه الحلول على المشكلة الأصلية؛ أي التقليل من الروتين:
- قلب التربة لكشف جذور الأعشاب الضارة؛ أي مراجعة شاملة للسياسات والإجراءات الحالية وتحديد الإجراءات التي لا تعمل وغير قابلة للتطبيق.
- استخدام مبيدات الأعشاب؛ أي إزالة الإجراءات غير المفيدة، وعدم الاحتفاظ بأيِّ شيء ذي قيمة عاطفية بحتة، على سبيل المثال: "لقد كنَّا نفعل ذلك دائماً بهذه الطريقة".
- إزالة الأعشاب الضارة؛ أي هذه الخطوة تشبه الخطوة السابقة، لكن هذا لا يهم لأنَّها توضح قوة الشعور أو الحاجة إلى التخلص من الأعمال الروتينية.
- التأكد من ترك الأزهار سليمة في أثناء إزالة الأعشاب؛ أي الحرص على الحفاظ على السياسات والإجراءات التي ما تزال قيِّمة وقابلة للتطبيق.
في الختام:
هذه مجرد عيِّنة صغيرة من الأساليب التي يمكنك استخدامها في تسهيل حل مشكلات المجموعات.
