بصفتك قائداً، من المرجح أن تكون لديك أهداف لتنفيذ المبادرات الاستراتيجية التي تحافظ على استمرار عملك، أو تنفيذ أفكار جديدة للمنافسة في عالم مليء بالابتكار والنمو والتغيير المستمر، ومن المحتمل أن يكون هدف تقنيتك أو مشروعك الجديد هو زيادة الأرباح أو إيجاد أوجه التآزر أو حل مشكلة تتعامل معها، وإذا لم تحقق هذا الهدف، فستتعلم منه وتجرب أمراً آخر.
ومع ذلك، لا تمتلك بعض الشركات القدرة على المحاولة مراراً وتكراراً؛ ففي معظم الأحيان، تُوضَع المشاريع الفاشلة على الرف من دون أن تُتاح لها فرصة النمو والتطور، أو من دون معرفة الشركة بالخطأ الذي حدث.
تكلفة التغيير وتأثيره مشكلةٌ بحد ذاتها:
ربما سمعتَ عن بعض الأفكار التي ينفذها منافسوك؛ فعلى سبيل المثال، يساعدك برنامج "وورك داي" (Workday) على تمكين موظفيك؛ إذ تنفِّذ معظم الشركات الكبرى مشاريع واسعة النطاق، لكن غالباً ما تجد أنَّ تغيير العمل المعتاد قد يكون أمراً صعباً.
وفي كثير من الأحيان، تُنفَّذ التقنيات الجديدة مع القليل من التقييم أو التحليل؛ لأنَّك تأمل أن يستخدمها فريقك ويحبها، وقد تعتقد أنَّ هذه التقنيات سهلة الاستخدام وتوفِّر عديداً من الميزات لمساعدة الموظفين، ومع ذلك، تلاحظ أنَّ فِرقك تجد صعوبة باستخدامها، وقد لا يستخدم الموظفون برنامجك الجديد بكامل إمكاناته، والأسوأ من ذلك ألَّا يستخدمونه أبداً.
فوائد الحلول التقنية:
يُعَدُّ تنفيذ التكنولوجيا والتغيير أكثر من مجرد إضافة التكنولوجيا إلى أنظمتك على أمل أن يستخدمها فريقك كما يجب؛ إذ تشتري الشركات الكبرى اليوم العديد من الأنظمة الكبرى مثل برنامج "وورك داي" (Workday) أو برنامج "ساب" (SAP) أو برنامج "ساس" (SAS) أو برامج شركة "سيسكو" (Cisco)، وعندما يجري إدخال تقنية جديدة مع القليل من التمهيد أو من دون تدريب، لا يفهم العديد من الموظفين الهدف أو الفوائد؛ وهذا يؤدي إلى انخفاض اعتماد استخدام تلك التقنية.
لا تفكر الشركات في تخصيص هذه التطبيقات لمصلحتها الخاصة؛ لأنَّ التخصيص يتطلب تحليلاً تفصيلياً ومشاركة فريق مشروع كبير وتكاليف كبرى محتملة، ومع ذلك، من دون الاستفادة من رؤية العميل الحقيقية، غالباً ما يحدث أنَّك تعزِّز تقنيات موجودة لديك، لكنَّها مختلفة، ويمكن أن يساعدك العمل مع شركاء يفهمون هذه التقنية على تنفيذ المشروع بسرعة وضمن الإطار الزمني المحدد له.
تحليل الثغرات:
مفتاح التنفيذ الناجح لهذه المبادرات الكبرى هو تقييم المتطلبات التي لديك، أو تحديد الأمور التي تفتقدها أنت وفريق العمل، ثم فهم طريقة تغيير عملك، فما الذي ستفعله اليوم وسيؤثِّر في المستقبل؟
- فهم ميزات التقنية؛ ما هي الميزات الجديدة والمختلفة، وما هي الميزات التي هي نفسها؟
- عقد جلسة مفصلة مع فريقك لتحديد الثغرات.
- التأكد من أنَّك واضح بشأن فوائد هذا التغيير.
- البدء بتحديد أصحاب المصلحة في أثناء تنفيذ التقنية الخاصة بك؛ فمن الهام أن تفهم المستخدم الخاص بك وكيف يمكنه دعم استخدام تقنيتك.
إدارة التغيير:
غالباً ما يحدث التغاضي عن التأثير في المستخدم النهائي من خلال سهولة التقنية؛ إذ إنَّ تقييم تأثير التغيير في أصحاب المصلحة، مع تحليل الثغرات في الوقت نفسه، يُعَدُّ أمراً هاماً حتى لا يفوتك أيُّ شخص أو عملية في أثناء التغيير.
- يجب إجراء تقييم مفصل للتأثير في أصحاب المصلحة.
- تحديد فيمن سيؤثر هذا التغيير وكيف يمكنك إدماجهم؛ وذلك عبر وضع قائمة موثَّقة تتضمن الأسماء والتأثيرات الكبرى أو الصغرى.
- تحديد الأشخاص الرئيسين من المنظمة ممَّن يمكنهم التأثير في التغيير، وسيكون الأشخاص الذين يحددون الثغرات في عملياتك أشخاصاً هامين تحتاج إليهم في التغيير؛ إذ يمكنهم مقاومة خططك أو إيقافها.
- تحديد الأساليب المناسبة للتغيير للجمهور المناسب، وتحديداً الاحتياجات التدريبية المطلوبة، فقد تحتاج إلى التيسير في الفصل، وكذلك التيسير الافتراضي للفصل مع الفِرق التي تعمل عن بُعد.
- التأكد من إيصال فوائد التغيير بوضوح وبصورة متكررة.
الدعم المستمر:
عند تنفيذ تقنية جديدة أو إجراء تغيير في مؤسستك، من الهام التأكد من تقديم الكثير من التحذيرات المسبقة للتغيير القادم إلى جانب الكثير من الدعم المستمر لضمان شعور الموظفين بالراحة تجاه التغييرات.
- لا ينتهي التغيير من هذا النوع مع بدء التنفيذ التقني؛ وإنَّما عليك تضمين بعض النصائح لضمان اعتماد الموظف للتقنية.
- التأكد من أنَّك تمتلك تقارير ومقاييس لتحقيق نجاح التدريب، مع إبلاغ فريقك بذلك في معظم الأحيان.
- متابعة التغيير مع المستخدمين النهائيين بصورة متكررة، والتأكد من أنَّهم يفهمون التغيير، ويشعرون بالراحة تجاهه.
- وضع خطة استدامة تضمن عدم نسيان التدريب، والتأكد من أنَّ قادتك يواصلون الزخم حتى يجري اعتماد تقنيات التدريب.
- المتابعة بصورة متكررة مع موظفيك حول ما يشعرون به، وما يلاحظونه.
ستساعدك التقنيات الحالية على إحداث التغيير في عملك بسرعة من دون تكاليف تطوير مسبقة، ومع ذلك، هذا لا يعني أنَّ التغيير سهل على موظفيك؛ إذ سيساعدك تنفيذ التدريب الصحيح وأساليب إدارة التغيير على تقليل أخطاء الموظفين والإجهاد الناجم عن التغيير، حتى يستفيد عملك من التغيير بسرعة ومن دون وقوع حوادث.
