يواجه المدربون عديداً من المشكلات عند تنظيم جلسات التدريب، والتي يمكن تجنبها بالتخطيط الدقيق.
ما هي المشكلات التي قد يواجهها المدربون؟
في ما يلي، 9 أمثلة عن هذه المشكلات:
1. عدم القدرة على دخول قاعة التدريب
يُعد هذا الموقف صعباً للغاية، ولكن يمكن تجنبه بالطرائق التالية:
- الاحتفاظ بنسخة من مفاتيح القاعة إن أمكن.
- معرفة الشخص الذي يحتفظ بالمفاتيح، أو الذي سيحملها يوم التدريب، كالبوّاب – مثلاً، وأخذ اسمه ورقم هاتفه للتواصل معه في حالات الطوارئ، أو التواصل مع مسؤول الأمن، أو الشخص المسؤول عن إدارة القاعة.
- معرفة الساعات التي تكون فيها القاعة مفتوحة عادةً، وفي حال كان المدرب يستخدمها خارج أوقات العمل، فعليه اتباع إحدى الطريقتين السابقتين.
2. تعطل المعدات التكنولوجية
يُنصَح بزيارة القاعة قبل اليوم المحدد للتدريب؛ فإذا كنت تقطن في منطقة قريبة من المركز، فتوجه إليه، واطلب من المعنيين إلقاء نظرة على قاعة التدريب، وتحقق من المعدات مثل جهاز العرض وغيره. أما إذا كنت تنوي استئجار قاعة، فيمكنك تقييم وفحص المعدات والتجهيزات الموجودة فيها عندما تذهب مع المالك لمعاينتها.
اسأل أيضاً عما إذا كان هناك مساعد متخصص في مجال تكنولوجيا المعلومات تستطيع الاستعانة به عند الحاجة، وحاول أخذ رقم هاتفه واسمه، ويُفضَّل أن تجتمع معه قبل التدريب إن أمكن، لكي تناقشه باحتياجاتك التكنولوجية خلال التدريب.
3. عدم توفر المرطبات
يُنصح بتوفير مرطبات مثل الشاي والقهوة والطعام، وذلك لتعزيز متعة التدريب، والحصول على أصداء إيجابية من المتدربين. تعتمد إتاحة، مثل هذه الأشياء على مدة الجلسات، وإمكانية تغطية تكاليفها من رسوم التدريب.
يجب التأكد – أيضاً – من أنَّ العاملين المسؤولين عن تقديم المرطبات يستطيعون الدخول إلى قاعة التدريب، ويعرفون بالضبط الأوقات التي يجب تقديمها فيها والكميات المطلوبة.
تتوفر أيضاً خدمة تقديم الطعام والمشروبات في عديدٍ من مراكز التدريب، مما يوفر على المدربين عناء تنظيم هذه الخدمة.
4. مواجهة مشكلات في قاعة التدريب
قد تحدث مشكلات عديدة في قاعة التدريب، ومنها:
- القاعة باردة للغاية، ونظام التدفئة فيها معطل.
- النوافذ لا تُفتح.
- لا تحتوي قاعة التدريب على ما يكفي من الكراسي.
- لا توجد سبورة بيضاء.
- الضجيج.
قد يتغير موضع بعض الأشياء في الغرفة مثل الكراسي أو الأدوات. لذا، يُنصح بمعاينتها قبل بضعة أيام لمعرفة ما إذا كانت القاعة مناسبة للتدريب.
5. نقص المواد
يجب التحضير لجلسات التدريب جيداً، والتأكد من وجود عدد كافٍ من حزم التدريب للمشاركين، والاستعداد لاستقبال أشخاص إضافيين يوم التدريب من خلال توفير نسخ احتياطية.
6. حضور أشخاص غير مسجلين في التدريب
لا يحدث هذا الموقف دوماً، ولكنَّه يسبب الإحراج للمدرب. يعتمد حل هذه المشكلة على عدد الأشخاص الإضافيين، ومدى توفر الموارد والمساحة لاستقبالهم.
علاوة على ذلك، يجب أن يضع المدرب في الحسبان الجهة التي يقدم التدريب لصالحها (كشركة مثلاً)، أو ما إذا كان قد نظَّمه بشكل مستقل بنفسه.
في حال حضر شخص إضافي فقط، وكان التدريب موجَّه لموظفي شركة، فيستطيع المدرب السماح له بالانضمام، ثم تسوية أمره لاحقاً إذا لزم الأمر، حتى لا تتوتر أجواء القاعة، أما إذا حضر عدة أشخاص إضافيين، فمن الأفضل التحدث مع منسق التدريب لمناقشة الوضع. في حال كان المدرب ينظم الجلسة التدريبية، فيُنصح بالاحتفاظ بسجل للمشاركين.
7. عدم حضور المدرب المساعد أو إلغاء الموعد قبل يوم من التدريب
هذا الموقف صعب إذا كان التدريب يتطلب وجود المدرِّبَين معاً. يُنصَح في هذه الحالة إعداد كِلا المدربين ليتمكَّنا من تقديم أي محور من محاور التدريب حين تستدعي الحاجة إلى ذلك.
8. قلة المشاركة
حين يفتقر المدرب إلى الخبرة الكافية لتقديم التدريب، يميل إلى الإفراط في الحديث، وعدم القدرة على إثارة تفاعل المشاركين. في ما يلي، بعض الطرائق لتعزيز فعالية ورش العمل، وإدماج المشاركين:
1.8. إجراء المناقشات
يُنصَح بتشجيع المشاركين على مناقشة مواضيع معيَّنة تتعلق بالتدريب، وذلك من خلال تكليفهم بالإجابة عن الأسئلة ومناقشتها قبل أن يدلي المدرب باقتراحاته وآرائه، ويُفضَّل أن يراعي أسلوب النقاش شخصيات المشاركين وبيئات عملهم.
2.8. استخدام تقنيات تلطيف الأجواء والأنشطة التدريبية
من الضروري أن يكون التدريب ممتعاً ومثيراً للاهتمام، ويمكن تحقيق ذلك من خلال الأنشطة التدريبية وتقنيات تلطيف الأجواء؛ إذ تُعزز هذه الأنشطة التعاون، وتبادل الأفكار، والعمل الجماعي؛ وتُشعر المشاركين بالراحة من خلال منحهم فرصةً للتعارف. يمكن أيضاً جمع كل شخصين معاً أو تشكيل مجموعات لأداء أنشطة مختلفة.
3.8. استخدام التطبيقات والأدوات التفاعلية
يمكن تعزيز متعة جلسات التدريب من خلال استخدام أدوات استطلاع الآراء وغيرها من التطبيقات التفاعلية. تنجح هذه الطريقة مع مختلف أنواع المتدربين، لا سيما العاملين في المجال التقني أو المتدربين الشباب.
9. المشتتات
لا يمكن التحكم دوماً بكيفية سير التدريب؛ ولكن يُنصَح بمعاينة مكان التدريب، والتأكد من خلوه من عوامل التشتيت كالضجيج مثلاً، وإيجاد حلول لأي مشكلات قد تظهر، والتكيف مع أي مواقف غير متوقعة، ومحاولة معالجتها بسرعة قبل أن تؤثر في سير التدريب.
في الختام
يتعرض المدربون لمشكلات كثيرة، سواءٌ عند تنظيم التدريب أم أثناء تقديمه؛ لكن ما يهم هو قدرتهم على تجاوز هذه المشكلات، وإيجاد الحلول المناسبة لها لضمان نجاح الجلسات، وإثارة تفاعل المتدربين.
