لنفترض أنَّك كُلِّفت بتتبُّع أداء نظام إدارة تعلُّم جديد (LMS)، أو تحسين طريقة استخدام المؤسسة للنظام الحالي، من أين يجب أن تبدأ؟ وما هي تقارير نظام إدارة التعلم (LMS) التي يجب عليك إنشاؤها لتقييم تقدُّم المتدربين وجودة المواد التدريبية بدقة؟
تتمثل إحدى فوائد نظام إدارة التعلم (LMS) في أنَّك تستطيع جمع كثير من البيانات الأولية من خلاله، لكن يجب تحليل هذه البيانات لتفيدك في عملية اتخاذ القرار، وهنا يأتي الدور الفعال لميزات إعداد التقارير؛ إذ تُعَدُّ تقارير نظام إدارة التعلم طريقة منهجية لتنظيم وعرض البيانات المتعلقة باندماج المستخدمين وتقييمهم وغيرها من الأمور، كما يوفر نظام إدارة التعلم المناسب مجموعة متنوعة من التقارير لتحديد المعلومات التي تحتاجها، وذلك ببضع نقرات بسيطة.
9 أنواع من تقارير نظام إدارة التعلم التي عليك إنشاؤها:
سنتطرق في مقالنا هذا إلى أهم مقاييس التعلم والتطوير التي يجب أن تتبعها، والأفكار التي يمكنك الحصول عليها منها؛ لذا إليك فيما يأتي 9 أنواع من تقارير نظام إدارة التعلم (LMS) الأكثر فائدة لدعم التدريب في مكان العمل وتحسينه:
1. تقرير اندماج المتدربين:
يقدِّم هذا التقرير تفاصيل كل متدرب نشِط ونشاطه في نظام إدارة التعلم؛ إذ يُظهِر التقرير تفاصيل مثل:
- بدء العمل على مسارات التعلم وإكمالها.
- الإعجابات والمشاركات والتعليقات على المحتوى.
- حضور ورش العمل.
- المهام المكتملة وغير المكتملة.
أهمية هذا التقرير:
تبرز أهمية هذا التقرير عندما تبدأ بثاً مباشراً، ويتفاعل المتدربون مع التدريب، بحيث يمكنك الحصول على لمحة سريعة عن النشاط والمشاركة التي تساعدك على قياس الإقبال على التدريب، وكيف يطبق الموظفون ما تعلموه في سير عملهم خلال الأسبوع.
2. تقرير التفاعل مع المحتوى:
يقدِّم تقرير التفاعل مع المحتوى تحليلاً مفصلاً لجزء من المحتوى الموجود في نظام إدارة التعلم أو كله، ويعرض هذا التقرير كل المحتوى التابع للمؤسسة في نظام إدارة التعلم، إلى جانب التفاعل الذي حصده خلال الإطار الزمني المحدد، كما يُظهِر التقرير تفاصيل مثل:
- إجمالي المشاهدات والإعجابات والتعليقات والمشاركات لجزء من المحتوى.
- متوسط تقييم المحتوى.
- تاريخ آخر تحديث للمحتوى.
- تحديد ما إذا كان هذا المحتوى جزءاً من مسار التعلم أم لا.
أهمية هذا التقرير:
يساعدك هذا التقرير على تقييم مدى جودة أداء محتوى معين، وتتبُّع استجابة المتدرب وتغذيته الراجعة؛ إذ ستعرف على الفور ما إذا كانت دورة معينة تُقابَل بتجاهل كلي (إما لأنَّها قديمة أو رديئة أو لا تهم المتدربين)، أو تحظى بتفاعل واهتمام كبيرَين.
3. تقرير الاندماج في ورش العمل:
منصات نظام إدارة التعلم مناسبة لاستضافة الندوات عبر الإنترنت وإدارتها وتقديم محتوى التعلم الإلكتروني لمزيد من المتدربين، ولكنَّ إدارة ورش العمل هذه قد تشكِّل عبئاً على المشرفين عليها.
يُعَدُّ تقرير الاندماج في ورش العمل وسيلة فعالة لقياس الاندماج الشامل لجميع الجلسات الشخصية والافتراضية التي يسهِّل نظام إدارة التعلم تقديمها، ويُظهِر التقرير تفاصيل مثل:
- ما إذا كانت إمكانية التسجيل على ورشة العمل متاحة أم لا.
- تحديد عدد المقاعد المتاحة.
- عدد المسجلين (وإذا تم تفعيل قائمة الانتظار).
أهمية هذا التقرير:
يساعد هذا التقرير على قياس الفاعلية والعائد على الاستثمار في ورش العمل، كما يقدِّم لمحة سريعة عن ورش العمل الأكثر طلباً، وباستخدام هذا التقرير، يمكنك التخطيط لورش العمل المستقبلية والاستعداد لها استعداداً أفضل.
4. تقرير ملخص المهام التي تُعطى للمتدربين:
تقسِّم من خلال هذا التقرير جميع المهام التي تُعطى للمتدربين في نظام إدارة التعلم بناءً على معايير التقرير التي تختارها، ويُظهِر التقرير تفاصيل مثل:
- تفاصيل عن المكلَّف بإنجاز المهمة.
- حالة المهمة.
أهمية هذا التقرير:
يوفر هذا التقرير قدراً كبيراً من الوقت للمشرفين على نظام إدارة التعلم؛ إذ يساعدهم عرض جميع المهام في لمحة واحدة على التحقق من كمية المهام المُسنَدة لكل موظف، كما يمكن أتمتة المهام في بعض أنظمة إدارة التعلم؛ لذا توفِّر هذه الميزة طريقة سهلة للتحقق من المحتوى الذي ينبغي على كل متدرب العمل عليه.
5. تقرير ملخص المديرين:
تواجه الفِرق الحديثة تغيرات مستمرة وتوسعاً سريعاً؛ لذا من الهام للغاية الحفاظ على التنظيم والقدرة على تحديد تقدُّم الموظفين في التدريب بسهولة؛ إذ يقدِّم تقرير ملخص المديرين معلومات مفصلة عن جميع المديرين ومرؤوسيهم بناءً على المعايير التي تختارها؛ وذلك لتوفير دعم أفضل لكل متدرب على حدة، ويُظهِر التقرير تفاصيل مثل:
- عدد المتدربين الذين يعملون لدى هؤلاء المديرين.
- عدد المهام المكتملة وغير المكتملة للمرؤوسين المباشرين.
- عدد مسارات التعلم التي بدأها وأكملها المرؤوسون المباشرون.
أهمية هذا التقرير:
يقدِّم تقرير ملخص المديرين لمحة سريعة عن نشاط المتدربين في كل فريق من فِرق المديرين؛ إذ تلتزم معظم قطاعات العمل بإجراء تدريب هام على الامتثال وتحديد مواعيد نهائية صارمة؛ لذا يساعدك تفويض المهام على ضمان إيفاء الفِرق بالمواعيد النهائية وحصولها على دعم إضافي عند الحاجة لذلك.
6. تقرير حالة مسار التعلم:
تُعَدُّ مسارات التعلم إحدى الميزات الأساسية لنظام إدارة التعلم، فهي عبارة عن سلسلة من المحتوى الذي تجمعه للمتدربين، بغية تحقيق أهداف مثل تأهيل الموظفين الجدد.
يعرض تقرير حالة مسار التعلم المقاييس الهامة لمسارات التعلم الفردية، وذلك من خلال معايير تختارها، مثل إطار زمني معين، ويُظهِر التقرير تفاصيل مثل:
- حالة مسار التعلم: مكتمل أم غير مكتمل.
- تاريخ إنهاء مسار التعلم: التاريخ الذي أكمل المتدرب فيه مسار التعلم.
- تقدُّم المتدرب في مسار التعلم: وهو النسبة المئوية لإكمال المسار.
أهمية هذا التقرير:
يساعد هذا التقرير على الحصول على فكرة عن تقدُّم المتدربين في مسار تعلُّم محدد؛ إذ يساعدك تحليل هذا التقرير على معرفة ما إذا كان يوجد عدد كبير من الموظفين الذين يجدون صعوبة في العمل على المسار، وما إذا كنت بحاجة إلى تقليص حجم المحتوى أو زيادته أو تعديله بطريقة أخرى للحصول على نتائج أفضل.
7. تقرير حالة التقييم:
يقدِّم التقرير هذا ملخصاً حول تقييم نظام إدارة التعلم الذي أجراه المتدربون، ويُظهِر التقرير تفاصيل مثل:
- إمكانية فرز التقرير حسب التاريخ والتقييم المحدد والمتدربين.
- إعطاء لمحة عن نجاحات كل متدرب وإخفاقاته وعدد المحاولات في كل تقييم.
أهمية هذا التقرير:
تعرف من خلال هذا التقرير ما إذا كان يؤدي تقييم معين وظيفته في قياس تقدُّم المتدرب بدقة، كما أنَّه يسهِّل تقييم المتدربين "مدى تجاوبهم مع التقييمات، وما إذا كانوا يحافظون على تركيزهم خلال التدريب، أم أنَّهم بحاجة إلى دعم إضافي".
8. تقرير حالة معيار "سكورم" (SCORM):
يُعَدُّ تقرير حالة معيار سكورم (SCORM) طريقة سهلة لعرض معلومات عن المتدربين وتقدُّمهم من خلال دورات "سكورم" التدريبية في نظام إدارة التعلم؛ إذ يُظهِر التقرير تفاصيل مثل:
- عنوان معيار "سكورم".
- حالة معيار "سكورم": تختلف هذه القيم، وعادةً ما تكون إما مكتملة أو غير مكتملة، وناجحة أو فاشلة.
- تاريخ إكمال معيار "سكورم": التاريخ الذي أكمل المتدرب فيه الدورة.
أهمية هذا التقرير:
يُعَدُّ محتوى معيار "سكورم" عنصراً أساسياً في التدريب في مكان العمل، ومن الهام متابعة تفاعل المتدربين مع دورات "سكورم" التدريبية؛ لذا اتخذ قراراتك بناءً على المعلومات المناسبة، وحسِّن عروض المحتوى التي تقدِّمها عبر تتبُّع تقدُّم المتدربين.
9. تقرير لوحة المتصدرين:
تعرض تقارير لوحة المتصدرين قائمة بأسماء المتدربين وتصنيفاتهم في فئات متعددة، وتساعدك هذه التقارير على التعرف إلى أعضاء الفريق الذين أحرزوا تقدُّماً ملحوظاً في التدريب والاحتفاء بهم، ويُظهِر التقرير تفاصيل مثل:
- عدد الدورات المكتملة.
- أعلى الدرجات.
- الشارات المكتسَبة.
أهمية هذا التقرير:
لطالما لاقت إضافة بعض أساليب التلعيب والمنافسة الودية إلى التدريب في مكان العمل اهتمام المتدربين؛ إذ تفيد تقارير لوحات المتصدرين كلاً من المتدربين والإداريين، وذلك من خلال إبراز أفضل المتدربين، وهذا يسهِّل الاحتفاء بنجاحهم ومكافأتهم.
ما هي أهمية إعداد تقارير نظام إدارة التعلم (LMS)؟
سرعان ما سيجد المشرفون على نظام إدارة التعلم التقارير مفيدة للغاية؛ إذ يؤدي فهم استراتيجية التدريب والأداء فهماً أفضل إلى بناء مزيد من الثقة والشفافية في أثناء تدريب فِرقك، وإليك فيما يأتي 5 أسباب بسيطة، لكن فعالة للاهتمام بتقارير نظام إدارة التعلم.
1. تُظهِر التقارير ما إذا كان التدريب ناجحاً أم لا:
تُظهِر تقارير نظام إدارة التعلم مدى فاعلية تدريبك من مختلف الأبعاد؛ فدون البيانات وبنية نظام إدارة التعلم، ستتساءل عما إذا كانت المواد التي تقدِّمها تؤدي وظيفتها وتُحدِث التأثير المطلوب.
باستخدام بيانات نظام إدارة التعلم، يمكنك رؤية درجات التقييم، ومعدلات إكمال الدورة التدريبية، ونسبة اندماج المتدربين؛ إذ تقدِّم كل الأمور هذه مجتمعة صورة دقيقة عما إذا كانت استراتيجية التعلم والتطوير التي أنشأتها فعالة أم لا.
2. تساعدك التقارير على تتبُّع تقدُّم المتدربين:
مهما كان عدد الموظفين في مؤسستك، فإنَّ تتبُّع التدريب غير المكتمل والمتأخر والقادم لكل متدرب يصبح أمراً معقداً؛ لذا توفِّر تقارير نظام إدارة التعلم كثيراً من الوقت للمشرفين، وتساعدك على رؤية تقدُّم المتدربين كل على حدة.
3. تساعدك التقارير على تقييم المحتوى والمواد التدريبية:
تقدِّم تقارير نظام إدارة التعلم فكرة عن فاعلية المحتوى الذي أنشأته قد تكون بسيطة، مثل النظر في تقييمات المتدربين لكل دورة تدريب، كما يمكنك إنشاء تقارير حول المرحلة التي ترك فيها المتدربون مسار التعلم، أو المدة التي استغرقتهم لإكماله، وذلك لتحديد المجالات التي واجهوا فيها صعوبات بغية إجراء أي تحسينات.
4. تسهِّل مشاركة التقارير مع أصحاب المصلحة:
تسهِّل تقارير نظام إدارة التعلم مشاركة نجاح الموظفين في التدريب مع أصحاب المصلحة الآخرين في المؤسسة؛ لذا احسب العائد على الاستثمار ونتائج تدريب الموظفين باستخدام بيانات دقيقة تُنظَّم في دقائق لسهولة فهمها.
5. تمنع التقارير انتهاكات الامتثال:
إنَّه مستوى أعمق من فوائد تتبُّع تقدُّم الموظفين؛ إذ تساعدك المقاييس الواضحة حول تقدُّم المتدربين على الحفاظ على الامتثال (وإثبات ذلك عند الضرورة)، وإذا لزم الأمر، ستتمكن من تحديد النقطة التي ربما فوَّتَ فيها الموظف تدريباً هاماً أو تخطاه، ومعالجة ذلك في الوقت المناسب قبل أي انتهاك محتمل لقواعد السلوك أو الامتثال.
في الختام:
ينظِّم نظام إدارة التعلم الفعال جميع بياناتك، ويحولها إلى تقارير مفيدة، ولكنَّ العمل بناءً على الأفكار التي تكتسبها منها أمر متروك لفريقك.
- جدوِل أداة إعداد تقارير نظام إدارة التعلم لإنشاء تقارير عن الجوانب التي تتحقق منها بانتظام وإرسالها تلقائياً إلى الجهة المعنية، فهذا يوفر عليك الوقت كل شهر، ويضمن أنَّك تعمل دوماً بالاستناد إلى أحدث الأرقام.
- شارك التقارير مع أصحاب المصلحة وفريقك للاحتفاء بالنجاحات وتعزيز الوعي حول المجالات التي تحتاج إلى تحسين، ويمكن من خلال نظام إدارة تعلُّم فعال إنشاء تقارير يمكن تصديرها بتنسيقات عدة، بحيث تسهُل قراءتها وفهمها.
- اجمع البيانات من كل هذه التقارير لحساب العائد على الاستثمار من التدريب؛ إذ تحتوي معظم التقارير التسعة المذكورة آنفاً على بيانات ضرورية لحسابه، وتقارن تكلفة التدريب بتأثيره في أهداف العمل.
