تطبيق برامج التدريب عند التحاق الموظفين بالعمل هو أمر ضروري لتأهيلهم وتزويدهم بالمعارف والمهارات اللازمة لتأدية المهام المطلوبة منهم بفاعلية؛ إذ يتم الاهتمام بتصميم البرنامج لمساعدة الموظفين على الاندماج في بيئة العمل وتكوين فكرة واضحة عن ثقافة الشركة ومهامهم الوظيفية.
ما هو تدريب ما قبل التوظيف؟
يُعَدُّ هذا النوع من التدريب طريقة فعالة لتأمين بيئة إيجابية تشجع الموظفين الجدد على العمل والإنتاج؛ إذ تحدد الأيام الأولى للموظف الجديد في الشركة مستقبل مسيرته المهنية، كما أنَّها تعطي فكرة عن قدرته على التعامل مع تحديات العمل ومساهمته في نجاح الشركة.
تدريب ما قبل التوظيف:
يُستخدَم هذا النوع من التدريب لتأهيل الموظفين الجدد وتزويدهم بالمهارات والمعارف اللازمة قبل تعيينهم بشكل رسمي في الشركة، ويهدف تدريب ما قبل التوظيف لتعريف الموظفين الجدد إلى معايير مكان العمل وتوضيح دورهم والمهام المطلوبة منهم.
يساعد هذا التدريب على تخفيف حدة الصعوبات المرافقة لعمليات الالتحاق والتأهيل الوظيفي، وهو يضمن اندماج الموظفين مع مكان العمل وتزويدهم بالمهارات والمعلومات التي يحتاجون إليها قبل مباشرة العمل بشكل رسمي.
فوائد تدريب ما قبل التوظيف:
فيما يأتي 7 فوائد لتدريب ما قبل التوظيف:
1. زيادة فاعلية عمليات التأهيل عند التحاق الموظف بالعمل:
يهدف تدريب ما قبل التوظيف إلى تعريف الموظفين إلى قِيَم الشركة، وثقافتها، وسياساتها، وإجراءاتها، ويضمن اندماجهم مع المهام الوظيفية الموكَلة إليهم بسرعة وفاعلية.
2. تحسين إنتاجية الموظفين الجدد:
يتيح التدريب المسبق للموظفين إمكانية اكتساب المعارف والمهارات الأساسية قبل مباشرة العمل؛ إذ يصل الموظف الجديد للإنتاجية المطلوبة منه بسرعة أكبر في هذه الحالة، كما أنَّه يكتسب الثقة التي يحتاج إليها لتأدية واجباته ومسؤولياته، وهو ما يؤدي بدوره إلى زيادة إنتاجيته في العمل.
3. زيادة اندماج الموظفين الجدد:
تنجح الشركات في زيادة معدل استبقاء العمالة، وتعزيز حماسة الموظفين وولائهم من البداية عن طريق إظهار التزامها بتدريبهم وتنمية مهاراتهم، فتقديم تدريبات ما قبل التوظيف يبين مدى اهتمام الشركة والتزامها بتنمية مهارات الموظفين، كما أنَّه يخلِّف انطباعاً إيجابياً قبل أن ينضم الموظف لطاقم عمل الشركة بشكل رسمي.
بيَّنت نتائج "تقرير التعلم في مكان العمل" (Workplace Learning Report) المنشور سابقاً وجود 5 عوامل أساسية يأخذها الفرد في الحسبان عند البحث عن وظيفة جديدة، وإنَّ فرص التعلم واكتساب المهارات الجديدة التي توفِّرها الشركات هي واحدة من أهم هذه العوامل.
4. تنمية مهارات الموظفين:
يساعد تدريب ما قبل التوظيف على تزويد الموظفين بالمهارات الأساسية التي يحتاجون إليها لتأدية مهامهم، وضمان فهمهم للإجراءات، والممارسات، والمفاهيم الأساسية، وهو ما يؤدي بدوره إلى تأمين فرص متساوية للتطور والترقية في المستقبل.
5. توفير التكاليف:
يساعد تدريب ما قبل التوظيف على توفير التكاليف على الأمد الطويل؛ وذلك لأنَّ تأهيل الموظفين يزيد من قدرتهم على تأدية المهام بفاعلية، ويحد من الأخطاء في أثناء التنفيذ، فضلاً عن دوره في تقليل الحاجة إلى الإشراف وبرامج التدريب الإضافية، وهو ما يؤدي بالنتيجة إلى تخفيض تكاليف التدريب وتحسين الكفاءة التشغيلية في المؤسسة.
6. استقطاب أصحاب المواهب واستبقاؤهم:
تبذل الشركات ما بوسعها لاستقطاب المواهب والأيدي العاملة الخبيرة، فيمكنك أن تتفوق على الشركات المنافسة وتستقطب المواهب التي تحتاج إليها في شركتك عن طريق تقديم تدريبات ما قبل التوظيف.
يثبت تطبيق هذا النوع من التدريب التزام المؤسسة بتنمية مهارات الموظفين ومساعدتهم على إحراز التقدم المهني الذي يطمحون إليه، وهو ما يساهم في زيادة مستوى رضى الموظف، واندماجه في العمل، ويرفع من معدل استبقاء العمالة على الأمد الطويل، وقد تحظى الشركة نتيجة لذلك بسمعة حسنة وتنجح في استقطاب مزيد من المواهب.
7. إعلام الموظفين بأهداف الشركة:
قد تستفيد من تدريبات ما قبل التوظيف في إطلاع الموظفين الجدد على أولويات الشركة وأهدافها الاستراتيجية، ويتم ذلك عن طريق توضيح المفاهيم الأساسية، والتوجهات السائدة في قطاع العمل، والأهداف المؤسساتية خلال برنامج التدريب، وهو ما يساعدهم على إدراك دورهم في تحقيق أهداف الشركة، ويزيد من اندماجهم في العمل وشعورهم بوجود معنى وغرض من المهام التي يعملون عليها.
إعداد تدريبات ما قبل التوظيف باستخدام "أنظمة إدارة التعلم" (LMS):
تحتاج المؤسسة إلى إعداد برامج تدريب منظمة وهادفة للموظفين الجدد بغية تشجيعهم على اكتساب مزيد من المهارات والمعارف، ومشاركتها مع الآخرين، وتطبيقها لتنمية أنفسهم والمساهمة في تحقيق أهداف الشركة، ويمكن الاستفادة من "أنظمة إدارة التعلم" في تقديم تدريبات ما قبل التوظيف، وإدارتها، ومتابعة إجراءات تطبيقها.
فيما يأتي 3 فوائد لاستخدام "أنظمة إدارة التعلم" في تقديم برامج التدريب:
1. الاستفادة من أدوات الأتمتة في زيادة فاعلية التدريب:
يمكن الاستفادة من أدوات الأتمتة التي تقدِّمها "أنظمة إدارة التعلم" في إجراء المهام الإدارية الروتينية التي تستغرق كثيراً من الوقت مثل تقديم مواد التدريب، وقد تستخدم الحلول التقنية التي تتيح لك إمكانية إدارة "نظام معلومات الموارد البشرية" (HRIS) والإشراف على المتدربين عن طريق أدوات الأتمتة التي تسمح بإدارة المستخدمين.
2. التواصل مع المتدربين عبر الإنترنت:
تجري معظم برامج التدريب في الوقت الحالي عبر الإنترنت أو عن طريق استخدام نهج هجين يجمع ما بين طرائق التعلم على أرض الواقع وعبر الإنترنت.
يساهم التدريب عبر الإنترنت في تخفيض تكاليف إجراءات تطبيق البرامج على أرض الواقع، كما أنَّه يتيح للمتدربين إمكانية دراسة المحتوى في المكان والزمان اللذين يناسبانهم، لكن يشتكي القادة من تدني مستوى اندماج المتدربين مع المحتوى، وانخفاض معدلات إكمال البرامج المُقدَّمة عبر الإنترنت، ومن ثمَّ، يجب أن تختار "نظام إدارة تعلُّم" يناسب نوع التدريب الذي تنوي تقديمه ويساعدك على التغلب على قلة المشاركة والاندماج.
3. متابعة إجراءات التدريب، وتقييم الأداء، وتحسين البرنامج:
قد تستفيد من "أنظمة إدارة التعلم" في تزويد أعضاء الفريق بالبيانات التي يحتاجون إليها لمتابعة إجراءات تطبيق البرنامج، وتقييم الأداء، وتحديد مدى تأثير التدريب في نتائج المؤسسة مثل الإيرادات على سبيل المثال.
تزوِّدك تقارير "أنظمة إدارة التعلم" بالبيانات التي تحتاج إليها عن تقدُّم المتدربين، وإجابات استطلاعات الرأي، ونتائج الاختبارات، وما إلى ذلك، فيمكنك أن تصدِّر التقارير أو تجدولها بحيث يتم إرسالها بشكل مباشر إلى بريدك الإلكتروني؛ إذ تُستخدمَ هذه التقارير في تقييم نتائج التدريب وربطها مع نتائج المؤسسة على أرض الواقع، وتحديد الجوانب التي تحتاج إلى التحسين.
في الختام:
يُعَدُّ تدريب ما قبل التوظيف وسيلة فعالة لتزويد الموظفين بالمهارات والمعلومات التي يحتاجون إليها، وتهيئتم لتحقيق النجاح في وظائفهم الجديدة، وتساهم هذه التدريبات في زيادة فاعلية عمليات الالتحاق والتأهيل، وتحسين الإنتاجية، وتعزيز اندماج الموظفين، وزيادة معدل استبقاء العمالة، وهو ما يؤدي في نهاية المطاف إلى تحقيق أهداف المؤسسة.
