تقدِّم الشركات عبر التدريب في الوقت المناسب (JITT) محتوى قصيراً وعند الطلب للموظفين، فباستخدام الأدوات المناسبة، يساعد التدريب في الوقت المناسب على زيادة نسبة الاحتفاظ بالموظفين وتعزيز الإنتاجية.
التدريب في الوقت المناسب هو أسلوب شائع في التدريب في مكان العمل، وله كثير من الفوائد، مثل زيادة دوافع الموظفين وكفاءتهم وثقتهم بأنفسهم؛ لكنَّ منح موظفيك إمكانية الوصول إلى مكتبة التدريب دون توجيهات واضحة لن يؤدي إلى تحسين النتائج؛ بل يجب وضع استراتيجية لتحديد محتوى التدريب الذي يجب تقديمه عند الطلب، والأدوات المناسبة لإنشاء هذا المحتوى بسهولة، أو تعديل المحتوى الموجود.
تعزِّز استراتيجية التدريب الشاملة من فوائد التدريب في الوقت المناسب، ولكن كي تعثر على أسلوب التدريب المناسب لمؤسَّستك، ابدأ بجمع معلومات عن المتدربين خلال عملية تأهيلهم، ثم حدد نوع المعلومات التي يجب تقديمها "في الوقت المناسب"، وأفضل الأساليب لمشاركتها مع الفِرق.
7 خطوات لتقديم التدريب في الوقت المناسب:
نستعرض فيما يأتي 7 خطوات لدمج التدريب في الوقت المناسب مع استراتيجية التعلم والتطوير:
1. طرح الأسئلة الآتية:
- هل ثقافة التعلم منتشرة بالفعل في المنظمة؟
- هل يعرف الموظفون أين يمكنهم العثور على مصادر المعلومات؟ وهل لديهم الدافع للعثور على الإجابات والبحث عن المعلومات المناسبة عند الحاجة إليها؟
- هل تمتلك الشركة برامج داعمة لتنظيم محتوى التدريب؟
- هل تعمل هذه البرامج على الأجهزة المحمولة لدعم المتدربين الذين لا يستخدمون الكمبيوتر طوال اليوم؟
- هل الشركة على علم بالثغرات الموجودة في برنامج التدريب الحالي؟
- هل تعرف نقاط الضعف والأسئلة الشائعة التي يحتاج المتدربون للدعم بشأنها؟ وهل يمكن لمحتوى التدريب في الوقت المناسب معالجة هذه الثغرات بفاعلية؟
2. تحديد موضوعات التدريب:
يجب اختيار الموضوعات والمحتوى المحدد الذي يمكن تقديمه عند الطلب أو تعديله ليكون محتوى قصيراً؛ وذلك لضمان نجاح التدريب في الوقت المناسب؛ لذا قيِّم احتياجات التدريب، وأصغِ إلى الصعوبات التي يواجهها المتدربون وأسئلتهم الشائعة، وحدد الجوانب التي يحتاجون فيها إلى تعزيز ثقتهم بأنفسهم، ومتى يشعرون بالارتباك أو التردد خلال العمل.
تجدر الإشارة إلى أنَّ أسلوب تقديم التدريب في الوقت المناسب يؤثر في نجاح التدريب؛ فتقديم نصوص طويلة ليس الطريقة الصائبة لمساعدة المتدربين على حفظ المعلومات عند الحاجة إليها على الفور؛ بل تساعد السيناريوهات والأمثلة عن مواقف مستوحاة من تفاعلات العملاء مع الموظفين على تصور المفاهيم المطروحة في التدريب وفهمها فهماً أفضل.
3. تقسيم محتوى التدريب:
قسِّم المحتوى إلى أجزاء قصيرة مع التركيز على فكرة أو موضوع فرعي واحد، على سبيل المثال: قسِّم محاضرة مدتها 30 دقيقة إلى عشرة مقاطع فيديو مختلفة مدة كل منها 3 دقائق تقدم نظرة عامة موجزة عن الموضوع أو تجيب عن سؤال واحد، واعمل على إدارة محتوى التدريب والإشراف عليه لتحقيق أقصى استفادة من كل المحتوى الذي أنشأته.
4. تنظيم التدريب بكفاءة:
يساعدك نظام إدارة التعلم (LMS) على تنظيم محتوى التدريب وإتاحته لأفراد الفريق بسهولة، بحيث يمكنهم البحث والعثور على ما يريدونه دون الحاجة إلى البحث في قاعدة البيانات كلها أو مشاهدة تسجيل مدته 40 دقيقة للعثور على مقطع محدد مدته دقيقتين، فاجعل كل جزء من محتوى التدريب في الوقت المناسب قصيراً ويركز على فكرة واحدة، ولكن، وجِّه المتدربين إلى مزيد من المعلومات أو مصادر تتوسع في الموضوع.
إتاحة إمكانية وصول المتدربين لنظام إدارة التعلم أمر أساسي، فلن يحتاج فريقك بذلك إلى نسخ ورقية من المخططات أو الأدلة الأخرى؛ بل سيكونون قادرين على حفظها في الهاتف أو الجهاز اللوحي عندما يحتاجون إلى الدعم في الوظيفة، وباستخدام نظام إدارة التعلم، يمكنك بسهولة فهرسة هذا المحتوى واستخدام العلامات والإشارات لتسهيل العثور عليه.
5. استخدام الوسائط المتعددة:
ضع في الحسبان أنَّ معظم المتدربين سيطَّلعون على محتوى التدريب على جهاز لوحي أو هاتف ذكي؛ لذا عدِّل المحتوى ليتناسب مع تلك المنصات، واستخدم الفيديوهات والرسوم البيانية وميزات البحث والصور ليفهم المتدربون المفاهيم ويتذكروها أكثر، فيساعدك نظام إدارة التعلم الفعال على إنشاء محتوى تدريب في المنصة المستخدَمة مباشرةً، وجمع عناصر مختلفة لمساعدة المسؤولين على إنشاء محتوى يشد الانتباه على الفور.
في بعض الحالات، يُعدُّ استخدام نهج الواقع المعزز (AR) أو الواقع الافتراضي (VR) طريقة مبتكرة لتعزيز التعلم عند الطلب، فقد طُبِّقت أساليب التدريب باستخدام الواقع الافتراضي والواقع المعزز بنجاح في مجال السيارات والرعاية الصحية والعقارات والهندسة المعمارية.
6. الاستفادة من عمليات التكامل:
اختر نظام إدارة تعلم يتكامل مع الأدوات التي يستخدمها الفريق يومياً، فلن يصبح التعلم في مكان العمل جزءاً من سير العمل اليومي إذا اقتصر الأمر على إجراء التدريب شخصياً أو في أوقات محددة.
على سبيل المثال: من خلال التكامل مع برنامج "سلاك" (Slack) و"إم إس أوفيس" (MS Office) و"سيلزفورس" (Salesforce)، يمكن للمتدربين البحث عن محتوى تدريبي باستخدام كلمة مفتاحية أو موضوع محدد مباشرة عبر التطبيق، وتشجِّع سهولة الوصول إلى التدريب على التعلم حين الطلب، وتزيل مشاعر الملل والارتباك التي تحول دون إجراء التدريب بكفاءة.
7. تتبُّع المحتوى وتحسينه:
اطلب من الفريق تقديم تغذيتهم الراجعة بشأن ما إذا كانت منصة التدريب ومحتوى التدريب في الوقت المناسب، أثبتا قيمتهما وفاعليتهما، واستخدم التحليلات لتتبع أداء المحتوى (مثل المشاهدات والإعجابات والمشاركات) وقارنها بالتغذية الراجعة الخاصة بالموظفين وأدائهم (مثل تذكُّر المعلومات أو درجات التقييم)، فيسهُل تبديل المحتوى القصير في التدريب، وتحديثه وتحسينه باستمرار لتحقيق أفضل تأثير.
في الختام:
لقد أصبح مدى انتباه المتدرِّبين قصيراً، وغيَّر المحتوى حسب الطلب الطريقة التي نقوم بها بكل شيء، ومن المنطقي أن يتم تعديل التدريب في مكان العمل لتحسين الاندماج وتحفيز المتدربين.
تُعدُّ التكنولوجيا الداعمة عنصراً أساسياً للتعلم في الوقت المناسب؛ إذ يمكن إدارة تنظيم المحتوى وإتاحة إمكانية الوصول والتكامل مع البرامج والمشاركة الاجتماعية وإمكانية الوصول إلى المحتوى عبر الهاتف المحمول بفاعلية باستخدام نظام إدارة التعلُّم المناسب.
