من المتوقع أن يوفر نظام إدارة التعلُّم الخاص بك القيمة الموعودة مقابل المال؛ حيث يحدث ذلك بسبب انخفاض تكلفة التدريب وزيادة مهارات الموظفين؛ ممَّا يؤدي إلى قلة المشكلات المالية المرتبطة بالتوافق، لكنَّ التكاليف الخفية تفسد الأمور دون سابق إنذار، وتكمن المعضلة فيما إذا كان يجب دفع المزيد مقدَّماً، أو التعرض لخطر كثرة التكاليف غير المتوقعة؛ إذ إنَّ المسألة لن تقتصر على تكاليف الترخيص والصيانة، ناهيك عن تكاليف الموظفين، ونقدم إليك في هذا المقال 6 أسباب رئيسة تجعل تكلفة نظام إدارة التعلُّم الخاصة بك أعلى ممَّا خططتَ له أساساً.

1. التفكير في الرسوم فحسب

تُعَدُّ التكاليف التي تُدفَع مرةً واحدة مثل تكاليف التدريب والدعم والإعداد وعملية التهيئة، جزءاً من الاتفاقية الأولية التي وقعتَها، وكنتَ تعلم أنَّ كل هذا سيكون جزءاً من عملك، ومع ذلك، لم تكن على دراية بأنَّ دفع المزيد مقدَّماً سيوفر لك الكثير على الأمد الطويل، فربما اخترتَ تجنُّب هذه التكاليف والاستعاضة عنها بالخيارات "المجانية"، وكما نعلم جميعاً، لا يوجد شيء اسمه مجاني.

2. الخطأ في نماذج التسعير

لا شك أنَّه من الصعب التنبؤ بالضبط بطريقة استخدامك للنظام، لا سيَّما إن كنتَ جديداً على فكرة نظام إدارة التعلُّم، وربما ستدرك في المستقبل أنَّك ارتكبتَ خطأً في نموذج التسعير الذي حددتَه، ولكن هل تغيَّر شيء ما في المنظمة منذ توقيعك اتفاق نظام إدارة التعلُّم الخاص بك؟ هل يوجد تأثير في عملية التوظيف لم تفكر فيه مسبقاً؟ وهل من الممكن أن يؤثِّر الآن في نموذج التسعير الخاص بك، ويؤثِّر في تكلفة نظام إدارة التعلُّم الخاص بك؟

لنلقِ نظرة سريعة على أشهر خيارات نماذج التسعير:

●نماذج التسعير القائمة على طريقة الحوسبة السحابية

ربما اخترتَ نموذج الدفع لكل مستخدم (أو ما يسمى بالخدمات المُقنَّنة، وهي أيُّ نوع من أنواع هياكل الدفع التي يمكن للعميل فيها الوصول إلى موارد غير محدودة، ولكنَّه يدفع فحسب مقابل ما يستخدمه بالفعل)؛ حيث تعتمد التكاليف على عدد المستخدمين المسجلين أو النشطين، أو ربما تكون قد استخدمتَ نظام الدفع لكل مستخدم بناءً على عدد مرات الوصول إلى الدورة التدريبية أو النموذج، وربما دفعتَ مقابل ترخيص محدد زمنياً لا يقتصر على المستخدمين فحسب.

فهل تغيَّر شيء ما في العمل حتى زاد عدد المستخدمين؟ ربما استُحوِذَ على الشركة أو بِيعَ جزءٌ منها؛ عندها ستجد نفسك مع نموذج لم يَعُد يلائم الغرض الذي تسعى إليه.

● نماذج تسعير الاستضافة الذاتية

إن اخترتَ هذا النموذج، فسوف تدفع رسوم الترخيص مرة واحدة أو سنوياً، ولكن هل تحصل على قيمة مقابل المال الآن؟ وهل توجد تكاليف رواتب لم تفكر فيها، مثل الاضطرار إلى تعيين خبير في مجال تكنولوجيا المعلومات للتعامل مع الترميز الخلفي أو تخصيص النظام الأساسي؟ وهل تتراكم التكاليف الخفية في هذه الحالة؟

إلى جانب التكاليف الواضحة التي اتفقتَ عليها مقدَّماً، غالباً ما تتضمن أنظمة إدارة التعلُّم مقداراً لا بأس به من التكاليف الخفية، كتكاليف الإدارة والصيانة والدعم غير المتوقعة.

3. اختيار نظام إدارة تعلُّم مفتوح المصدر لتوفير المال عند التنفيذ

صحيحٌ أنَّ مثل هذه الأنظمة قد تبدو مجانية، لكن يجب على مؤسستك تخصيص النظام وإدارته منذ البداية؛ حيث يوجد أثر زمني طويل يصعب تقديره، وستكون لديك تكاليف أولية للخوادم، ولكن من الصعب جداً التنبؤ بالأمور التي يحتاج إليها إعداد البرنامج، فقد ينتهي بك الأمر إلى دفع المزيد مقابل تحديث الخوادم فيما بعد، وأضف إلى ذلك التكاليف المستمرة للاستضافة والأمان التي قد تزيد سنوياً.

ثمَّة أيضاً تكاليف مرتبطة بإدارة برنامج تدريب مؤثِّر عبر الإنترنت، وقد تكون التكاليف المرتبطة بالأشخاص مثل تخصيص الميزات وواجهة المستخدم والتصميم وتدريب الموظفين أعلى بكثير ممَّا توقعتَه، ولهذا السبب، من المستحيل التنبؤ على نحو دقيق بالحاجة إلى أشخاص مرتبطين بتشغيل نظام إدارة التعلُّم.

4. عدم وجود ميزانية لتكاليف الدعم

يوجد خطأ تقليدي عند تنفيذ نظام إدارة التعلُّم، وهو التخطيط لإنجاز كل شيء ضمن فريق التعليم والتطوير الحالي، وفي النهاية، يحتاج معظمهم إلى تعيين مسؤول عن نظام إدارة التعلُّم؛ لأنَّهم قد يشعرون بالإرهاق، وقد يشعر المتعلمون بأنَّهم غير سعداء أيضاً، وإذا لم توافق على هذا الأمر مسبقاً، فقد تكون فِرق الدعم مُكلِفة؛ ممَّا يؤثر في تكلفة نظام إدارة التعلُّم الخاص بك، وبالإضافة إلى ذلك، توجد دائماً تحديثات وتكاليف صيانة خلال فترة عمل النظام.

5. عدم امتلاك ما يكفي من المطورين الداخليين

نظراً إلى أنَّ لديك الكثير من التوقعات المرتبطة بنظام إدارة التعلُّم الخاص بك، فإنَّ مطوريك سيشعرون بالارتباك، وقد تصادفك بعد ذلك تكاليف الاستعانة بمصادر خارجية لتطوير الدورة التدريبية أو تكاليف التدريب الداخلي.

في بعض الحالات، قد تتعرض المؤسسات لفقدان أفضل مواهبها في مجال التعليم والتطوير؛ لأنَّها ببساطة تعاني من الإرهاق؛ ممَّا يعني الحاجة إلى استئجار بديل وتدريبه على الاستفادة من النظام.

6. عدم إشراك الخبراء المناسبين في مرحلة الاختيار والتنفيذ

هل كانت عمليات الشراء وتكنولوجيا المعلومات والاستكشاف والتطوير وكبار أصحاب المصلحة جزءاً من فريق المشروع؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فربما تكون قد اتخذتَ قراراً سيئاً فيما يتعلق بما هو مطلوب وطريقة تنفيذه ودعمه، ويجب أن يشارك الجميع خلال المراحل الأولية حتى يتمكنوا من تقديم خبراتهم وتوصياتهم الفريدة.

الخلاصة

نظراً إلى عدد التكاليف الخفية، فقد تتجاوز ميزانيتك بصورة كبيرة فيما يتعلق بتكاليف نظام إدارة التعلُّم الخاص بك، ويُرَى عموماً أنَّه من الأفضل دفع المزيد من التكاليف الصعبة مقدماً، ويمكن أن يؤدي اختيار نظام إدارة التعلُّم الذي يترافق مع الدعم الكامل وفريق التطوير إلى توفير المال على الأمد الطويل؛ حيث يمكنهم المساعدة على إنشاء المواد وتحويلها، كونهم خبراء مدرَّبين بالكامل وأصحاب خبرة، كما يمكنهم تخصيص نظامك والحفاظ عليه مُحدَّثاً دائماً، كما أنَّ اختيار مزود نظام إدارة تعلُّم جديد هو أمر محفوف بعدم اليقين؛ لذا إن لم تكن خبيراً، فمن الأفضل تعيين خبراء الآن وتوفير التكاليف لاحقاً.