هل سبق وسمعت عن الدورات التدريبية التي تُجرَى لتحسين الأداء الوظيفي؟ هل تساءلت يوماً عن جدوى هذه التدريبات؟ للإجابة عن أسئلتك تابع قراءة هذا المقال.
عادة ما يشكِّل التدريب الخطوة الأولى التي تتخذها الشركات للتغلب على ضعف الأداء، لكنَّه في الحقيقة قد لا يكون الحل دوماً؛ وذلك على الرغم من الاعتقاد السائد بقدرته على إصلاح كل شيء.
لذلك، يجب على المدربين تغيير منظورهم للتدريب؛ أي أن يصبحوا استشاريي أداء بدل محاولة إصلاح كل شيء من خلال التدريب، حيث يخولهم ذلك التشارك مع الطلبة في مجال التدريب في المساعدة على تحديد:
أ) وجود فجوة في الأداء.
ب) مسببات الفجوة.
ج) أفضل حل لمعالجة الفجوة.
لدينا المعادلة التالية:
"الأداء المتوقع - الأداء الفعلي = فجوة الأداء"
بمعنى أنَّ فجوة الأداء هي الفارق بين الأداء المتوقع والأداء الفعلي؛ لذا يجب إجراء "تحليل الاحتياجات التدريبية" لتحديد ما إذا كان التدريب حقاً هو الحل لفجوة الأداء أم لا؛ ولهذا نقدم إليك عملية من خمس خطوات لفعل ذلك:
الخطوة الأولى: حدد المشكلة أو الفرصة
- حدد المَهمَّة (أو المهام) المعينة التي لم تُنفَّذ وفقاً للمعايير المتبعة.
- ركز على تحديد مشكلة أو فرصة الأداء الوظيفي فحسب،لا على السبب أو الحل؛ والهدف من ذلك ببساطة هو: فهم وتحديد المشكلة أو الفرصة؛ كما يجب ألَّا نتسرع في الاستنتاجات أو تقديم الحلول.
- استخدم تقنيات جمع البيانات لاكتساب معلومات حول الأداء الفعلي للعمل، مثل: السجلات، ونماذج العمل، والمقابلات، والاستطلاعات، والمراقبة.
- اطرح أسئلة لتلخيص المشكلة أو الفرصة، على سبيل المثال:
- ما المَهمَّة التي لم تُنفَّذ كما يجب؟
- كيف سيكون الأداء المتوقع؟
- متى ظهرت هذه المشكلة أول مرة؟
- ما التغييرات ذات الصلة التي حدثت؟
- ما المساعي التي اتُخِذت لحل المشكلة؟
الخطوة الثانية: حدد المسببات المحتملة
حدد العامل الذي يسبب تلك الفجوة في الأداء الوظيفي، إذ يجب تحقيق سبعة عوامل للأداء الوظيفي كي يتمكن الموظفون من الارتقاء للأداء المتوقع.
تتعلق مشكلة الأداء بخلل في أحد هذه العوامل، وهي المعايير، والمعرفة والمهارات، والقياس، والتغذية الراجعة، والظروف، والحوافز، والقدرة.
الخطوة الثالثة: اختبر كلَّ سبب محتمل
حلل كل سبب باستخدام قائمة مراجعة لتحليل الأداء، والتي تتضمن أسئلة لكل عامل من عوامل الأداء الوظيفي السبع؛ فعلى سبيل المثال:
- المعايير
- هل المعايير محددة بوضوح؟
- هل النتائج المتوقعة محددة بوضوح؟
- المعرفة والمهارات
- هل تلقَّى الموظفون تدريباً على المَهمَّة؟
- هل يمكنهم أداء المَهمَّة دون مزيد من التدريب؟
- القياس
- هل يُقاس الأداء وفقاً للمعايير؟
- هل يستند القياس إلى أداء الموظفين للمَهمَّة؟
- التغذية الراجعة
- هل تُقدَّم تغذية راجعة للموظفين بشأن أدائهم للمَهمَّة؟
- هل ترتبط التغذية الراجعة بالأداء، وليس بشخصية كل موظف؟
- الظروف
- هل لدى الموظفينالمَعَدَّات والمواد والأدوات اللازمة لأداء المَهمَّة؟
- هل هناك وقت كافٍ لتنفيذ المَهمَّة؟
- الدافع/ الحافز
- هل هناك دافع ليرتقي الأداء إلى المستوى المطلوب؟
- هل هناك نظام "مكافأة - محاسبة" يساهم في تحسين جودة الأداء؟
- القدرة
- هل يتمتع الموظفون بالقدرة الجسدية لأداء المَهمَّة؟
- هل يتمتعون بالقدرة الذهنية لأداء المَهمَّة؟
استخدم قائمة مراجعة تحليل الأداء لتحديد أيُّ هذه العوامل السبع لضعف الأداء الوظيفي هو السبب الرئيس للمشكلة المطروحة، وتذكر دوماً أنَّ التدريب لا يعالج سوى المشكلات التي تحدث نتيجة نقص في المعرفة والمهارات.
الخطوة الرابعة: تأكد من المسببات
- وثِّق التحليل السابق مع العميل قبل عرض الحلول الممكنة.
- راجع النتائج من قائمة مراجعة تحليل الأداء، وتوصل إلى اتفاق حول مشكلة أو فرصة الأداء ومسبباتها.
الخطوة الخامسة: اقترح الحلول
- ناقش حلول التدريب المحتملة مع العميل في حال كان سبب مشكلةالأداء هو قصور في المعرفة والمهارة.
- ناقش الحلول المحتملة وغير التدريبية مع العميل فيما إن كان سبب فجوة الأداء ناتجاً عن أحد العوامل الأخرى.
قبل أن توافق على أنَّ التدريب هو الحل الأنسب، عليك أن تجري تحليلاً شاملاً للاحتياجات التدريبية، حيث تضمن بذلك أنَّ التدريب هو الحل الأمثل لضعف الأداء الذي تواجهه الشركات أو الأفراد.
