قد تواجه المؤسسة بعضَ التحديات والمشكلات في إدارة برامج تدريب الموظفين، ويقتضي التغلُّب على هذه التحديات الالتزام ببعض الخطوات والمعايير الأساسية التي تضمن تنظيم سير العمل وتطبيق الإجراءات بفاعلية.

5 أركان أساسية لإدارة برامج التدريب بفاعلية:

لقد قدَّم الجزء الأول من المقال 3 أركان أساسية لإدارة برامج التدريب بفاعلية، ويبحث الجزء الثاني والأخير في بقية الأركان، فتابعوا معنا السطور القادمة.

4. تقنيات إدارة المواقف الصعبة في أثناء تطبيق برامج التدريب:

يجب وضع استراتيجيات خاصة بالتعامُل مع التحديات التي يمكن أن تطرأ خلال مراحل إعداد وتطبيق برامج التدريب، فتزداد فاعلية برنامج التدريب عند اختيار أهداف ونتائج واضحة ومحددة، وتأمين بيئة تعلُّم إيجابية وداعمة، والتشجيع على المشاركة والتفاعل، وجمع التغذية الراجعة من الموظفين.

يمكن الحفاظ على معنويات الموظفين عند تسوية النزاعات فيما بينهم على الفور خلال الجلسات، ويجب أن يدرك المدير اختلاف أنماط التعلم من موظف إلى آخر، ويمكن تقييم فاعلية طرائق واستراتيجيات التدريب في تلبية احتياجات الموظفين عبر استخدام استطلاعات الرأي والتقييمات اللاحقة لبرنامج التدريب.

تسوية النزاعات بين المتدربين:

يمكن أن تنشب النزاعات بين المتدربين بسبب الاختلافات على صعيد الشخصية، ونمط التعلم، والخبرات المهنية، وتقع على عاتق المدير أو المشرف على برنامج التدريب مهمة التعامل مع هذه النزاعات بموضوعة وسرعة قبل أن تتصاعد وتتأزَّم.

يُنصَح بالتشجيع على التواصل الصريح والإصغاء الفعال بين المتدربين؛ بغية زيادة مستوى التفاهم المتبادل وتسوية النزاعات ودياً، ويمكن من ناحية أخرى تطبيق تمرينات بناء الفريق والنشاطات الجماعية؛ بهدف تأمين بيئة تعلُّم إيجابية تشجع على التعاون والعمل المشترك.

التعامل مع حالات عدم الاهتمام والتجاوب والاندماج في برامج التدريب:

يعتمد نجاح برنامج التدريب على مدى فاعليته في الحفاظ على اندماج المتدربين واهتمامهم بالمحتوى، وتقتضي الخطوة الأولى للتعامل مع حالات عدم الاندماج والتجاوب تحديد سبب المشكلة، وتنجم معظم المشكلات خلال إدارة برامج التدريب والتطوير عن رفض الموظفين للتعلم وعدم اقتناعهم بأهميته.

يواجه بعض أعضاء الفريق صعوبة في قبول برامج التدريب عندما يبلغون مرحلة متقدمة في حياتهم المهنية.

وقد يعجز آخرون عن الانسجام مع الكوتشز والمنتورز، ويمكن تحقيق أهداف التدريب في هذه الحالات عن طريق تأمين بيئات تعلم مريحة وداعمة تشجع على التفاعل والتواصل والمشاركة عبر تنظيم النقاشات الجماعية ونشاطات تقمص الأدوار على سبيل المثال.

يمكن زيادة مستويات الاندماج والتفاعل عن طريق إرفاق المهام والواجبات بتعليمات وتوجيهات تفصيلية، وقد تشمل هذه المهام والتقييمات التفاعلية اختبارات وتمرينات محاكاة، ويجب أن تراعي هذه البرامج المسؤوليات والمهام والضغوطات الواقعة على عاتق الموظفين؛ عن طريق إضافة تسهيلات وخيارات تتيح لهم إمكانية إجراء التدريب في الزمان والمكان الذي يناسبهم.

5. استراتيجيات الحفاظ على اندماج الموظفين في برامج التدريب الطويلة:

تواجه الإدارة في بعض الأحيان صعوبة في الحفاظ على اندماج المتدربين واهتمامهم في برامج التدريب الطويلة، ويمكن التغلب على هذه التحديات عن طريق استخدام طرائق تدريب تفاعلية ومتنوعة مثل الكوتشينغ والتدريبات على الحاسب.

يجب الحرص من ناحية أخرى على استخدام محتوى عملي، وحديث، ووثيق الصلة بمهام الموظف واحتياجاته التدريبية لكي يندمج في التعلم، وينبغي توفير الدعم والتشجيع المستمر في جميع مراحل برنامج التدريب؛ بغية تعزيز شعور الانتماء والترابط بين أعضاء الفريق.

يجب إجراء تقييمات دورية على مقاييس أداء الموظفين وإدارة المشاريع؛ للتأكد من فاعلية مبادرات التطوير والتدريب وتقدير مستوى اهتمام أعضاء الفريق واندماجهم.

توفير المصادر والمراجع وتقديم الدعم المستمر:

إنَّ توفير المصادر والمراجع وتقديم الدعم المستمر هو أمر ضروري للحفاظ على اندماج الموظفين واهتمامهم في برامج التدريب الطويلة، وتشمل إجراءات الدعم المستمر الكوتشينغ، والمنتورينغ، وتوفير مصادر ومراجع إضافية مثل الأدوات الإلكترونية، والكتب، والمدوَّنات الصوتية التي تساعد الموظفين على تنمية كفاءاتهم ومهاراتهم.

يمكن الاستفادة من مجتمعات المتدربين في زيادة مستوى التواصل والتفاعل بين أعضاء الفريق، والتشجيع على مشاركة الخبرات والتجارب الشخصية سواء عبر المنتديات أم المجموعات على منصات التواصل الاجتماعي.

يجب إجراء جلسات متابعة دورية مع المتدربين؛ بغية التحقق من فاعلية برنامج التدريب وتقييم مقاييس نجاحه وتقديم تغذية راجعة بناءة تلفت الانتباه للجوانب التي يمكن تحسينها، ويُنصَح بالاحتفاء بالتقدم المحرَز في أثناء تطبيق برامج التدريب؛ بغية تحفيز الموظفين وتشجيعهم على تحقيق مزيد من الإنجازات.

تقديم الشهادات:

تؤدي الشهادات دوراً بارزاً في تحفيز الموظفين والحفاظ على حماستهم واندماجهم في مبادرات التدريب والتطوير، وتُعد الشهادة بمنزلة هدف يسعى المتدرب إلى تحقيقه في أثناء العمل على التنمية المهنية.

يتحمس الموظف على تحقيق مزيد من الإنجازات عندما يكمل البرنامج ويحصل على شهادة تثبت نجاحه في نهايته، ويمكن التحقق من توافق المحتوى مع احتياجات الموظفين وأهداف المؤسسة عن طريق تقييم كفاءات أعضاء الفريق وأهدافهم المهنية خلال مراحل التصميم والإعداد.

الأسئلة الشائعة:

1. كيف يمكن إدارة برامج التدريب؟

تُدار برامج التدريب عبر تطبيق مجموعة من الخطوات، وتقتضي الخطوة الأولى تحديد الاحتياجات التدريبية عن طريق تقدير المهارات والمعلومات التي يفتقر إليها الموظفون، ويجري بعد ذلك اختيار الأهداف وتحديد نطاق البرنامج.

تقتضي الخطوة التالية إعداد خطة مفصلة تتضمن المحتوى، وطريقة التقديم، والمصادر، ويتم بعد ذلك تنفيذ البرنامج والتركيز على تحفيز اندماج المشاركين واهتمامهم بالمحتوى.

يتم في المرحلة النهائية تقييم نتائج البرنامج وجمع التغذية الراجعة؛ بهدف تحديثه وتحسينه.

2. ما هي برامج التدريب الإداري؟

تهدف برامج التدريب الإداري إلى مساعدة العاملين في المناصب الإدارية على تنمية معارفهم، ومهاراتهم، وإمكاناتهم، إضافة إلى تزويدهم بالأدوات والكفاءات اللازمة لقيادة الفِرَق بفاعلية، واتخاذ مزيد من القرارات المدروسة، والمساهمة في نجاح المؤسسة.

3. ما هي خطوات إعداد برامج التدريب؟

فيما يأتي 5 خطوات لإعداد برامج التدريب:

  • تقييم الاحتياجات: تقتضي هذه الخطوة تحديد المهارات والمعارف التي يفتقر إليها العاملون في الشركة.
  • الإعداد: تحديد أهداف البرنامج، وتصميم المحتوى، واختيار وسائل وطرائق تقديمه.
  • التقديم: تطبيق البرنامج باستخدام الطريقة المناسبة، ولتكن ورشات العمل، أو العروض التقديمية، أو التعلم الإلكتروني.
  • التقييم: تقييم فاعلية برنامج التدريب باستخدام التغذية الراجعة، وتقييمات الأداء، وغيرها من الأدوات.
  • التطوير المستمر: استخدام نتائج التقييمات في إجراء التعديلات والتحسينات اللازمة على برامج التدريب.

4. ما الذي يميز برامج التدريب الإداري الناجحة؟

تنجح برامج التدريب الإداري عند توفر مجموعة من العوامل، وتشمل هذه العوامل مراعاة الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة، والتركيز على احتياجات العاملين في المناصب الإدارية.

يجب إعداد البرنامج بطريقة مدروسة وممنهجة، واستخدام محتوى عملي ووثيق الصلة بالأهداف الاستراتيجية والاحتياجات، وتقديمه بالطريقة المناسبة، ويجب أن يتيح البرنامج إمكانية تطبيق المهارات والمعارف المكتسبة، ويشجع على التعاون، والمشاركة، والاندماج، ويمكن الاستفادة من التغذية الراجعة والتقييمات الدورية في تحسين البرامج وتقدير مدى تأثيرها في أداء الإدارة.

في الختام:

يمكن التغلب على الصعوبات الشائعة في إدارة برامج التدريب عند الالتزام بتطبيق منهجيات عمل مدروسة، وينجح برنامج التدريب عند التركيز على احتياجات المتدرب وأهدافه خلال مراحل التخطيط والإعداد، والاستفادة من الأدوات التكنولوجية، والتقنيات والوسائل التي تساعد على التعامل مع الحالات والمواقف الصعبة، والحفاظ على اندماج الموظفين في البرامج الطويلة.