يعد إعداد الموظفين الجدد جزءاً هاماً من عملية التوظيف، فعندما تصمِّم استراتيجية مُحكَمة لإعداد الموظفين الجدد، تضمن تأقلمهم مع الثقافة التنظيمية وحصولهم على المعلومات والموارد التي يحتاجون إليها لتحقيق النجاح. يعد هذا الأمر ضرورياً إذا كنت ترغب في الاحتفاظ بالموظفين، وتقليل معدل الدوران، وزيادة الإنتاجية إلى أقصى حد، وباتباع أفضل ممارسات إعداد الموظفين الجدد، فأنت تؤمِّن لهم بداية موفَّقة.
أفضل الاستراتيجيات لإعداد الموظفين الجدد
1. الإعداد المسبق للموظفين الجدد
هو بدء إعداد الموظفين قبل يومهم الأول في الشركة، فيجعلهم هذا متحمسين لوظيفتهم الجديدة ويبقيهم على تواصل معك حتى تاريخ البدء، وهذا هو الوقت المثالي لإرسال بعض هدايا الشركة إليهم، مثل زجاجة ماء أو دفتر ملاحظات يحمل شعار شركتك مثلاً، وتشجيعهم على طرح أية أسئلة تراودهم، وإرسال جدول الإعداد من خلال البريد الإلكتروني حتى يعرفوا ما يمكن توقعه في اليوم الأول.
2. تحضير الأوراق المطلوبة في أسرع وقت ممكن
اطلب من الموظفين الجدد إنجاز المهام الإدارية بدايةً، مثل إنشاء عنوان بريد إلكتروني مخصص بالشركة أو استكمال أوراق الموارد البشرية، حتى لا يقضوا يومهم الأول في ملء المستندات، وتشمل الأوراق المطلوبة ما يأتي:
- استمارات الضرائب.
- استمارات الإيداع المباشر.
- اتفاقيات عدم المنافسة أو عدم الإفشاء.
- استمارات إقرار دليل الموظفين.
اسمح لموظفيك الجدد باستكمال هذه الاستمارات إلكترونياً حتى لا يتعاملوا مع متاعب طباعتها وملئها يدوياً.
3. توزيع حزمة ترحيبية
تترك الحزم الترجيبية انطباعاً أولياً إيجابياً إن كانت غير إلزامية وتُبيِّن تقديرك للموظفين الجدد، ولتكن كوباً أو وسادة فأرة يحملان شعار الشركة، أو حلوى وبسكويت مع شعار شركتك، أياً كان ما تختاره، احرص على أن تعكس الحزمة الترحيبية ثقافة شركتك الفريدة، وأرسِلْ الحزمة بالبريد بعد قبول المرشحين عروض العمل.
4. إشراك أعضاء الفريق في العملية
يعد إعداد الموظفين الجدد عملية تعاونية ناجحة، مما يعني أنَّه يتطلب مشاركة مجموعة متنوعة من أعضاء الفريق، وليس فقط مديري التوظيف وقسم الموارد البشرية، وتحقَّق أنَّ الموظفين الآخرين، والمديرين، والمشرفين، وحتى القادة التنفيذيين، يفهمون عملية الإعداد وكيف يمكنهم المساهمة فيها، وسيشعر الموظفون الجدد بارتياح ويرتبطون بشركتك ككل.
5. تعيين زميل
عندما يقترن الموظفون الجدد بزميل يلتقون به بانتظام على أساس أسبوعي أو شهري، سيكون لديهم شخص يطرحون عليه الأسئلة والمخاوف؛ لذا اختر الزملاء الذين يمثلون قدوة حسنة ولديهم الحماسة لتوجيه الموظفين الجدد، ويُفضل أن يكون هؤلاء الزملاء من الموظفين وليس من المديرين المباشرين أو المشرفين، حتى يشعر الموظفون الجدد بالراحة عند السؤال عن الثقافة والفريق، وقد يكون برنامج الزملاء رسمياً أو غير رسمي وفق رغبتك.
6. مراقبة الموظفين القدامى
لا يوجد طريقة أفضل للموظفين الجدد لفهم كيفية عمل شركتك من مراقبة مجموعة متنوعة من الموظفين القدامى في عملهم، فإذا كانوا يعملون في التسويق، يجب أن يقضوا بضع ساعات في مراقبة ممثلي المبيعات في مركز الاتصال، وعندما يتعرف الموظفون الجدد إلى أقسام مختلفة، سيؤدُّون مهامهم بكفاءة، بالتالي يتعرفون إلى جميع أعضاء الفريق.
7. إيلاء أهمية كبيرة لليوم الأول
يجب أن يكون اليوم الأول للموظف الجديد ممتعاً ومفيداً في الوقت ذاته، ويجب ألَّا يقضوا ثماني ساعات في ملء الأوراق والاستماع إلى المحاضرات، ولكن في الوقت نفسه، يجب أن يتعلموا شيئاً ويكونوا أكثر استعداداً للبدء في وظيفتهم، وإليك بعض النصائح لضمان نجاح يومهم الأول:
- جهِّز مكتبهم أو مكان عملهم ببطاقات الهوية، وكلمات المرور، والكتيِّبات، وخريطة المبنى، وأي شيء آخر يجعل يومهم الأول أسهل.
- نظِّمْ نزهة لتناول الغداء مع الزملاء.
- أرسِلْ رسالة بريد إلكتروني إلى جميع الموظفين للتعريف بالموظفين الجدد.
- قدِّمْ هدية في اليوم الأول.
- تحلَّ بالصبر وتجاوَبْ مع الموظفين الجدد.
اسأل الموظفين الحاليين عمَّا أحبوه أو لم يحبوه في يومهم الأول؛ إذ توفر هذه الأسئلة معلومات قيِّمة حول كيفية التخطيط لأيام الإعداد المستقبلية.
8. مشاركة تعريفك للنجاح
يختلف مفهوم النجاح اختلافاً كبيراً من شركة إلى أخرى؛ لذا وضِّح ما يعنيه النجاح في مؤسستك، واضرب أمثلة ملموسة عن تجارب الموظفين السابقين وكن دقيقاً في الأرقام والبيانات، فالتصريحات العامة قد تربك الموظفين الجدد، وعند تحديد التوقعات من البداية، ستحظى بالنجاح في النهاية.
9. شرح الثقافة التنظيمية
لا يقتصر اهتمام الموظفين على الراتب فحسب؛ بل يرغبون في العمل في شركة تتمتع بثقافة رائعة أيضاً، فالثقافة الإيجابية تحافظ على اندماجهم وتحفيزهم وزيادة إنتاجيتهم، ولهذا السبب، يجب أن تبرز ثقافة شركتك خلال عملية إعداد الموظفين الجدد، بالتالي شارِكْ تاريخ شركتك، ورسالتها وقيمها، وأبرِزْ ما يجعلها مميزة وبيِّن سبب بقاء بعض موظفيك الأطول خدمة مخلصين لها.
10. تقديم العمل تدريجياً
لا يرغب أحد في أن يبدأ أيامه أو أسابيعه الأولى في وظيفة جديدة وهو يشعر بالإرهاق، وللحفاظ على سعادة الموظفين الجدد وزيادة فرص نجاحهم، وزِّع المهام مع التوقع بأن يستغرق إكمالها ثلاثة أوستة أو تسعة أشهر، فإذا سارت الأمور على ما يرام، زِدْ مستوى المسؤولية تدريجياً مع كل مهمة، وفي هذه الفترة، تواصَلْ بانتظام مع الموظفين الجدد لحل أية مشكلات وإجراء التعديلات اللازمة على قائمة مهامهم.
11. مراجعة الأداء
لا تنتهي عملية الإعداد بعد ملء موظفيك الجدد أوراقهم والالتقاء بالفريق وإكمال التدريب، فهي عملية مستمرة تتطلب مراجعة الأداء أسبوعياً أو شهرياً أو كل ثلاثة أشهر، وتُعد عمليات المراجعة فرصة للحوار معهم والاطمئنان إلى أنَّهم مرتاحون وسعداء؛ لذا قدِّرْ مساهماتهم واسألهم عمَّا إذا كانوا بحاجة إلى تدريب أو دعم إضافي، فقد تعزز عمليات المراجعة هذه ولاء الموظفين وتُبقيهم في الشركة.
12. إشراك كبار القادة
لا يتفاعل الموظفون الجدد مع كبار القادة، ولكن من الضروري أن يعرفوا قادتهم؛ لذا أشرِكْ كبار أعضاء الفريق في عملية الإعداد قدر الإمكان من خلال اصطحاب الموظفين الجدد بجولة في المبنى، أو دعوتهم لتناول الغداء، أو تقديم لمحة موجزة عن تاريخ الشركة، أو حتى إجراء جلسة تدريبية إلزامية، سيشعرون بالرضى إذا علموا أنَّ رؤسائهم يخصصون وقتاً لهم في الأيام والأسابيع الأولى من العمل.
13. التحلي بالمرونة
يجب على استراتيجية إعداد الموظفين الجدد أن تسمح ببعض المرونة، ولنفترض أنَّ الموظف الجديد غير قادر على حضور جلسة التدريب في اللحظة الأخيرة، فعليك تقديم خيار إجراء الجلسة عن بُعد، وإذا لاحظتَ أنَّ الموظفين الجدد يحتاجون إلى بعض الوقت للاسترخاء بعد جلسة تدريب مكثفة، أجِّلْ جلسة التدريب التالية إلى اليوم أو الأسبوع المقبل.
14. إعادة النظر في عملية الإعداد
عملية الإعداد ليست ثابتة، ومن المحتمل جداً أن تغيرها من وقت لآخر؛ لذا اطلب التغذية الراجعة من موظفيك الحاليين من خلال الاستطلاعات أو المحادثات المنتظمة حتى تعرف ما يسير على ما يرام وما يحتاج إلى تحسين، وحسِّنْ عملية الإعداد وجدِّدْها بالكامل وطوِّر شركتك بمرور الوقت.
في الختام
تعد استراتيجيات إعداد الموظفين الجدد المذكورة أعلاه ضرورية جداً إذا كنت تريد أن يكون الموظفون الجدد سعداء ومنتجين من البداية؛ إذ تجعل هذه الاستراتيجيات انضمام الموظفين الجدد إلى شركتك سلساً قدر الإمكان، وتعزز معدلات الاحتفاظ بهم وتزيد الأرباح.
