يعد تأهيل الموظفين الجدد فرصة رائعة للترحيب بهم وضمان شعورهم بالطمأنينة في منصبهم الجديد، ويحافظ إنشاء برامج التأهيل المناسبة على فعالية هذه العملية، ويُدمِج جميع المشاركين، ويعزز بيئة العمل الإيجابية. فيما يأتي 12 برنامجاً فعالاً لتأهيل الموظفين.
ما هي أفضل البرامج لتأهيل الموظفين الجدد؟
هي البرامج التي ترحب بالموظفين الجدد وتتيح لهم التعرف إلى الشركة وسياساتها ومناصبهم الجديدة ومسؤولياتهم، وتقديم أنفسهم إلى زملائهم والمشرفين عليهم.
أبرز التوجهات في برامج تأهيل الموظفين
1. تأهيل الموظفين قبل البدء بالعمل
يجب أن يُهيَّأ الموظفون للمنصب من قِبل أرباب العمل بعد التعيين في الفترة التي تسبق التحاقهم بالعمل رسمياً، وذلك من خلال إرسال موارد مفيدة واستبيانات هامة ليملؤوها من خلال البريد الإلكتروني، مما يوفر الوقت حين يبدؤون العمل. كما يمكن خلال هذه الفترة إطلاعهم على أخبار الشركة وتعزيز شعورهم بالحماسة لبدء العمل في مناصبهم الجديدة.
2. البرامج المخصصة لتأهيل الموظفين
تختلف فعالية برنامج التأهيل من موظف لآخر؛ لذا من الهام تخصيصه ليناسب احتياجاتهم، مما يوفر أيضاً كثيراً من الوقت نتيجة تزويد الموظفين بالموارد والتدريب الذي يتعلق بمناصبهم فقط. فيما يأتي بعض الخطوات الهامة عند إنشاء برامج مخصصة لتأهيل الموظفين:
- مطالبة الموظفين الجدد بإجراء اختبار الشخصية.
- تعيين منتور لإرشاد الموظفين الجدد.
- التأكد من تلبية احتياجاتهم.
- السماح لهم باستخدام التقنيات التي يفضلونها.
- إجراء اجتماعات لمناقشة أهدافهم وتطلعاتهم المهنية.
3. برامج التأهيل من خلال وسائل التواصل الاجتماعي
يتعرف الموظفون الجدد على الشركة وأرباب العمل من خلال وسائل التواصل الاجتماعي، فيجب أن يكون للشركة حضور على هذه المنصات، وأن يكون لديها صفحة مخصصة للمدعوين فقط لمشاركة المعلومات التي تهم الموظفين الجدد، مثل نشر أخبار الشركة وإنجازات الموظفين وصور للأحداث التي تُقام فيها، مما يساعد الموظفين الجدد على التعرف على الثقافة التنظيمية.
4. برامج لتعريف الموظفين الجدد بالثقافة التنظيمية
عرِّف الموظفين الجدد بالثقافة التنظيمية إلى جانب سياسات الشركة وإجراءاتها لتعزيز اندماجهم، وأطلِعْهم على الأمور التي لا يجدونها في دليل الموظفين، مثل النكات والمصطلحات والألقاب التي يتبادلها الموظفون في الشركة.
5. برامج تدريب الموظفين الجدد على مهارات محددة
يمكن أن تركز الشركة في البداية على تدريب الموظفين الجدد على مهارات محددة تلزمهم في مناصبهم الجديدة بدلاً من إجراء تدريب عام، فيساعدهم تعلُّم مهمة تلو الأخرى على فهم هذه المهام وتطبيقها مباشرة، ويمكن البدء بمهام بسيطة، ثم زيادة المسؤوليات تدريجياً، مثل تعليمهم استخدام برنامج معيَّن، ثم تعلم مزيد من المهارات المتقدمة لاحقاً.
6. استخدام البيانات في برامج التأهيل
يستفيد المديرون في هذا التوجه من البيانات في اتخاذ قرارات مدروسة بشأن عملية تأهيل الموظفين، ويقيِّم إرسال الاستبيانات إلى الموظفين الجدد والحاليين آراءهم ببرنامج التأهيل الحالي لإجراء التغييرات اللازمة لتحسينه.
12 برنامجاً لتأهيل الموظفين الجدد
1. تحديد الأهداف
يمكن أن تطلب من الموظفين الجدد تحديد الأهداف فور تولِّيهم المنصب، بدلاً من انتظار انتهاء فترة تدريبهم، مما يتيح للموظفين إحداث تأثير ملموس في الشركة فوراً، ويُثبت أنَّ تحديد الأهداف، جزء أساسي من الثقافة التنظيمية ومكان العمل.
2. تقديم هدايا ترحيبية
امنح الموظفين الجدد هدايا ترحيبية لتقديرهم وإثارة حماستهم، والتي قد تتضمن أشياء بسيطة، مثل خطاب ترحيبي أو بطاقات عمل شخصية أو معلومات عن مكان العمل أو أدلة إرشادية أو حتى فنجان أو قميص يحمل شعار العلامة التجارية للشركة، أو أي شيء آخر يُشعر الموظفون الجدد بأنَّهم محط ترحيب.
3. الإعلان عن تعيين الموظفين الجدد
أعلِن تعيين الموظف الجديد ليتعرف الموظفون في أقسام الشركة كافة على العضو الجديد في الفريق، ويمكن إرسال رسائل البريد الإلكتروني لجميع الموظفين لإعلامهم بذلك أو مشاركة الخبر من خلال تطبيق المراسلة المخصص بالشركة ليرحِّب الجميع بالموظف الجديد مباشرة.
4. إنشاء الدورات التفاعلية
سرِّع عملية تأهيل الموظفين الجدد وعزِّز اندماجهم في العمل من خلال إنشاء دورات تفاعلية مؤتمتة، بدلاً من مطالبتهم بقراءة عدد من الكتيِّبات والأوراق، وأضِف إلى الدورات أيضاً مقاطع الفيديو والصوت والاختبارات والقصص لجعلها تفاعلية أكثر.
5. تزيين المكتب
اجعل اليوم الأول للموظف في العمل مميزاً من خلال تزيين مقصورته أو مكتبه بالبالونات واللافتات، وإنَّها طريقة فعالة لإظهار الحماسة لانضمامه إلى الفريق، وتذكير باقي الأعضاء بأنَّ عضواً جديداً قد انضم إليهم.
6. نشاطات تلطيف الأجواء
اعقد جلسة ليتعرف الموظفون عند تعيينهم على بعضهم، واطلب منهم القيام ببعض النشاطات الممتعة، مثل الاستمتاع بلعبة "حقيقتين وكذبة"، فتطلب من كل شخص مشاركة حقيقتين وكذبة واحدة عن نفسه، ثم يخمن الجميع المعلومات الحقيقية منها.
7. تقديم عيِّنات مجانية
امنح الموظفين الجدد عيِّنات مجانية من منتجات الشركة، فهي طريقة فعالة للترحيب بهم وتعريفهم بالمنتجات، وإذا كنت تدير مطعماً مثلاً، فيمكنك أن تقدِّم للموظفين الجدد وجبات مجانية طوال فترة تأهيلهم.
8. تعيين صديق عمل
عيِّن أحد أعضاء الفريق لتقديم الدعم والمساعدة للموظف الجديد خلال فترة تأهيله، ومن الأفضل أن يكون شخصاً سيعمل معه، ويساعد ذلك على شعور الموظف الجديد بالدعم، وتحسين عملية بناء الفريق، وتقوية العلاقات مع زملاء العمل.
9. دعوة الموظف الجديد لتناول الإفطار
ادعُ الموظف الجديد في اليوم الأول له في العمل لتناول وجبة إفطار ترحيبية، ويمكن أيضاً أن ترسل له استبياناً للتعرف على أطعمته المفضلة، وتجمع هذه الطريقة الفريق بأكمله، فيفرح الموظفون الجدد بكرم الضيافة من جهة، ويستمتع باقي الموظفين بالوجبة من جهة أخرى.
10. إعداد الندوات
ادعُ أعضاء الفريق الجدد لحضور ندوة تأهيلية في حال كان لديك معلومات كثيرة تريد أن تطلعهم عليها، وألقِ عرضاً تقديمياً تتحدث فيه عن سياسات الموظفين والثقافة التنظيمية وعمليات الموارد البشرية ومعلومات عامة مفيدة، وبعد الاجتماع، أرسِل للحضور شرائح العرض التقديمي وأية مصادر أخرى استخدمتها ليراجعوها عند الضرورة.
11. إجراء الاجتماعات غير الرسمية
ادعُ الموظف الجديد لاجتماع غير رسمي للاستمتاع بوقته والاختلاط بباقي الموظفين في جو مريح وترحيبي.
12. تناوُل القهوة مع باقي أعضاء الفريق
عرِّف أعضاء الفريق الجدد بباقي الموظفين من خلال دعوتهم لاحتساء القهوة وإجراء محادثات فردية. وخلال الأسابيع القليلة الأولى من العمل، اطلب من الموظفين الجدد أن يلتقوا بالجميع لمدة 30 دقيقة إلى ساعة، والتحدث عن مناصبهم والحصول على المشورة. تستفيد الشركات الصغيرة من هذه الاستراتيجية لأنَّ الموظف الجديد يستطيع لقاء كل موظف على حدة. ومن الأفضل أن يقابل الموظف الجديد المدير التنفيذي وأعضاء الإدارة العليا أيضاً، فيُسعده ذلك، ويُظهر له الثقافة الترحيبية في الشركة.
في الختام
تتيح البرامج الفعالة لتأهيل الموظفين تهيئتهم للعمل، وإرشادهم تجاه تحقيق أهداف الشركة، وترك انطباع إيجابي يشجعهم على الالتزام.
