يتم إعداد وحدات تدريب الموظفين عبر مجموعة من المراحل التي تشمل تحديد الاحتياجات، وتأليف المحتوى، وإضافة المواد والعناصر التفاعلية، وضمان تحقيق النتائج المطلوبة.
يتألف محتوى التدريب من مجموعة من الوحدات التي تقدم المعلومات والأفكار اللازمة لتحقيق الأهداف المطلوبة من الدورة التدريبية.
يجب بذل مجهود إضافي خلال مراحل إعداد وحدات التدريب لتحقيق أقصى فائدة ممكنة منها.
يبحث المقال في خطوات إعداد وحدات التدريب سواء كنت تعمل على تصميم دورة تدريبية جديدة، أم أنك تريد تحديث محتوى قديم.
وحدات برامج تدريب الموظفين
تتألف الدورة التدريبية من مجموعة من الوحدات التي يركز كل منها على هدف جزئي يساهم في تحقيق النتائج المطلوبة والأهداف الرئيسية للتدريب.
تركز كل وحدة من وحدات التدريب على موضوع منفرد يهدف إلى تلقين معلومة أو مهارة معيَّنة. تبلغ مدة كل من وحدات التدريب حوالي 5-15 دقيقة، ويمكن تقديمها عبر مجموعة واسعة من الطرائق والوسائط.
إعداد وحدات برامج تدريب الموظفين
فيما يلي 5 خطوات لإعداد وحدات برامج تدريب الموظفين:
1. تحديد الهدف من محتوى الوحدة التدريبية
تقتضي هذه الخطوة تحديد الهدف من محتوى الوحدة التدريبية، وهي تساعدك في اختيار المواد من جهة وفي تقييم فعالية التدريب من جهة أخرى.
يُستحسَن أن تكون أهداف التدريب بسيطة وقابلة للتحقيق بواسطة وحدات قصيرة تبلغ مدتها 5-15 دقيقة.
على فرض أنك تعمل على تصميم وحدة خاصة بتدريب المبيعات عن طريق إعداد مقطع فيديو يشرح فيه المدرِّب تعريف "القيم المقترحة"، وخطوات إعدادها، وطريقة الاستفادة منها في عمليات البيع.
فيما يلي مثالين عن الهدف من هذه الوحدة التدريبية:
- "سوف يكون الموظف قادراً على إقناع اللجان بجودة المنتج وتميزه عن منتجات الشركات المنافسة في السوق".
- هذه الصياغة ركيكة ومعقدة ولا تعطي فكرة واضحة عن النتيجة المتوقعة من الوحدة التدريبية.
- "سوف يكون الموظف قادراً على صياغة القيم المقترحة وعرضها".
- هذه الصياغة بسيطة وتعطي فكرة واضحة عن الهدف من الوحدة التدريبية.
يجب أن يوضح محتوى الوحدة التدريبية الأركان الأساسية للقيم المقترحة الفعالة، والمعايير التي تضمن عرضها بأسلوب يقنع العميل بجودة الخدمات والمنتجات. يمكن إعداد اختبارات لتقييم الموظفين ومتابعة التقدم في برنامج التدريب.
2. تحديد نوع الوحدة التدريبية
يجب تقديم المواد بطريقة تخدم المحتوى والهدف من الوحدة التدريبية، وتراعي اختلاف أنماط تعلم الموظفين.
فيما يلي مثال يوضح آلية اختيار نوع المحتوى:
لا يُنصَح باستخدام مقاطع الفيديو التي يقوم فيها محاضر بشرح المعلومات نظرياً عند تقديم برنامج أو نظام جديد للشركة.
يمكن استخدام تقنية لقطات الشاشة لتوضيح آلية العمل على النظام أو البرنامج. ولكن يُفضَّل إعداد مقطع فيديو يتضمن تسجيل لشاشة الحاسوب أثناء العمل على البرنامج من أجل إعطاء الموظفين فكرة عن كيفية استخدامه.
3. إعداد الوحدة التدريبية
يتم في هذه المرحلة تجميع المعلومات المطلوبة، والمواد المستخدمة في الوحدة التدريبية مثل شرائح العرض التقديمي، ومقاطع الفيديو، والصور، والملفات النصية، بالإضافة إلى اختيار أدوات تأليف وإدارة المحتوى.
تساعد "أنظمة إدارة التعلم" في إعداد محتوى وحدات التدريب، ورفع المواد وتنظيمها ضمن الوحدة، وتسجيل مقاطع الفيديو مباشرةً ضمن المنصة بسهولة.
4. الاستفادة من التغذية الراجعة في تحسين وحدات التدريب
تقتضي هذه الخطوة تجريب الوحدة التدريبية على عينة صغيرة من الموظفين، والاستفادة من التغذية الراجعة في تحسين المحتوى. عليك أن تحرص على اختيار أهداف واقعية وقابلة للتحقيق.
يجب أن تختار بعد ذلك أدوات وتقنيات تقييم الموظفين أثناء تطبيق برنامج التدريب أو في نهايته. يعتمد اختيار أداة التقييم على موضوع الدورة التدريبية. يمكنك أن تجري التقييمات عن طريق إعداد اختبارات مؤلفة من أسئلة متعددة الخيارات على سبيل المثال.
5. تقديم الوحدة التدريبية ومتابعة تقدم الموظفين
يمكنك أن تقدم الوحدة التدريبية للموظفين بعد إجراء التعديلات اللازمة لتحسينها بناءً على التغذية الراجعة من العينة التجريبية. يجب أن تنتبه في هذه المرحلة إلى مجموعة من المؤشرات مثل معدلات إكمال الوحدة التدريبية، والزمن الذي استغرقه الموظفون لإكمالها، ونتائج الاختبارات والتقييمات.
تساعدك "أنظمة إدارة التعلم" في تحديد المؤشرات التي تحتاج إليها لحساب العائد على الاستثمار في التدريب.
يمكنك أن تضيف استبيان في نهاية الوحدة التدريبية للحصول على التغذية الراجعة من الموظفين عن المحتوى، وطريقة التقديم، والهدف من الوحدة التدريبية.
أنواع وحدات تدريبات الموظفين
فيما يلي 6 أنواع لوحدات تدريب الموظفين:
1. التعلم الإلكتروني
التعلم الإلكتروني الذاتي هو الطريقة النمطية لإجراء تدريبات الموظفين. تشمل مواد التدريب في هذه الحالة شرائح العرض التقديمي، والملفات النصية، والصور، والمخططات البيانية التي تساعد الموظفين في فهم المواضيع الجديدة.
يجب أن يكون التدريب متنوع وشامل لكافة أنماط التعلم، مع الحرص على إعداد محتوى حديث ومرتبط بشكل وثيق بموضوع الدورة التدريبية. تهدف هذه الخطوة إلى إعداد محتوى ممتع يشد انتباه الموظفين.
التعلم الإلكتروني هو الخيار الأمثل في الحالات التالية:
- تدريبات تعرُّف المنتجات.
- تأهيل الموظفين الجدد عند الالتحاق بالعمل.
- تدريبات سياسات الشركة مثل الصحة والسلامة.
2. التقييمات التفاعلية
تشمل مواد التدريب في هذه الحالة الاختبارات، والأسئلة المفتوحة الطويلة، وأنشطة السحب والإفلات، والترتيب، وملء الفراغات. تهدف هذه الطريقة إلى اختبار الموظفين وتقييم المعلومات المكتسبة أو مراجعة محاور التدريب.
التقييمات التفاعلية هي الخيار الأمثل في هاتين الحالتين:
- تعرُّف المنتجات، وتأهيل الموظفين الجدد عند الالتحاق بالعمل، وتدريبات الامتثال بغية اختبار معلومات الموظفين والمعارف المكتسبة.
- إجراء الاختبارات لمنح الشهادات في نهاية التدريب.
3. المحاضرات المسجلة
يمكن تسجيل المحاضرات ورفعها إلى "نظام إدارة التعلم" (LMS)، أو تسجيلها مباشرةً ضمن المنصة.
المحاضرات المسجلة مناسبة في هذه الحالة:
- مواضيع التدريب التي تحتاج لشروحات مفصلة، وطرائق التقديم غير الرسمية أو التي تستهدف فئة أو احتياجات محددة.
4. الدروس التعليمية
الدروس التعليمية عبارة عن تسجيلات لشاشة الحاسوب لشرح خطوات تنفيذ مهمة معيَّنة، أو طريقة استخدام تطبيق أو برنامج جديد.
هذه الطريقة فعالة للغاية للموظفين الذين يفضلون التعلم من العناصر السمعية والبصرية، كما يمكنهم أن يشاهدوها مرة تلو أخرى لمراجعة المعلومات الموجودة ضمنها.
هذه الطريقة مناسبة في الحالة التالية:
- شرح طريقة استخدام المعدات، والبرمجيات، والمنتجات.
5. تمارين تقمص الأدوار
تقدم هذه الطريقة أمثلة وحالات عملية مستوحاة من بيئة العمل، وهي تتيح للموظف إمكانية التدريب على المهارات الناعمة وتطبيق معارفه في مواقف يمكن أن يتعرض لها أثناء العمل.
يمكن استخدام تمارين تقمص الأدوار في الحالتين التاليتين:
- تدريبات المبيعات وخدمة العملاء.
- تدريبات القيادة والكوتشينغ.
6. وحدات التعلم المصغر
تقتضي هذه الطريقة تجزئة المحتوى إلى وحدات صغيرة تبلغ مدتها 5-8 دقائق، وهي تُستخدَم لشرح مواضيع، أو مهارات، أو مفاهيم محددة للغاية. يراعي التعلم المصغر انخفاض مدى انتباه الأفراد في العصر الحديث وعدم توفر الوقت اللازم لإجراء تدريبات طويلة.
هذه الطريقة مناسبة في الحالتين التاليتين:
- الحاجة لتلقين مفاهيم ومهارات محددة بغرض تذكير الموظفين بها أو التأكيد عليها.
- إعلام كافة العاملين بالتحديثات التي تجريها الشركة على السياسات أو المعايير.
في الختام
يعتمد نجاح برنامج التدريب على جودة الوحدات التي يتألف منها، لهذا السبب يجب الاهتمام بتصميم هذه الوحدات وإعدادها بطريقة مدروسة.
يمكنك أن تستفيد من مزايا "أنظمة إدارة التعلم" في بناء وحدات التدريب، ومساعدة فِرَق "التعلم والتطوير" (L&D) خلال مراحل الإعداد، والتطبيق، بالإضافة إلى متابعة تقدم الموظفين وتقييمهم في نهاية البرنامج.
