هل سبق لك وجلست على كرسي بثلاث أرجل يتأرجح ذهاباً وإياباً؟ هل تساءَلت عن مقدار الدعم المتبقي في الأرجل ومتى قد ينهار؟ لنتخيَّل للحظة أنَّ الكرسي يمثل عملية التدريب؛ إذ يمثل الكرسي دورة تدريبية أو قسم التدريب، وتمثل الأرجل الثلاث المتعلمين وموظفي قسم التدريب والإدارة، وإذا كانت إحدى هذه "الأرجل" لا تدعم التدريب أو القسم بصورة كاملة، فسينهار كل شيء في النهاية. للحصول على قسم تدريب ناجح، يجب أن تحصل على الدعم الكامل من المجموعات الثلاث.
دعونا نلقي نظرة على إحدى الأرجل على وجه الخصوص؛ وهي الإدارة، فقد يكون من الصعب أحياناً الحصول على الدعم الإداري اللازم لإدارة دورة تدريبية ناجحة أو قسم ناجح.
يمكننا تقسيم هذه "الرِّجل" بصورة أكبر إلى الإدارة العليا "التنفيذية" والإدارة الدنيا، دعونا نركز في كيفية الحصول على دعم الإدارة العليا للتدريب، وكيف يضيف التدريب قيمةً للشركة ثم نُظهِر هذه القيمة للإدارة العليا؟ وكيف نُظهِر قيمتنا للشركة؟ يمكن القيام بكل ذلك من خلال التخطيط الاستراتيجي.
ما هو التخطيط الاستراتيجي؟
التخطيط الاستراتيجي هو نهج من أعلى التسلسل الهرمي إلى أسفله لتحديد الاتجاه الاستراتيجي بصورة دوريَّة لوظيفة التدريب من حيث صلته بتحقيق أهداف المنظمة، بمعنى آخر؛ كيف يمكن لقسم التدريب مساعدة الشركة على تحقيق أهدافها؟
لماذا يجب أن تجري جلسة التخطيط الاستراتيجي؟
- ربط التدريب باحتياجات ونتائج المنظمة.
- تحديد البرامج والخدمات التي تحتاج وظيفة التدريب إلى توفيرها.
- تحديد الأولويات لوظيفة التدريب.
- التأكُّد من أنَّ القوى العاملة تُلبي أهداف المنظمة.
- توفير أساس لميزانية التدريب.
- الحصول على الدعم التنفيذي للتدريب.
كيف تجري جلسة التخطيط الاستراتيجي؟
الخطوة الأولى: كتابة بيان الرسالة قسم التدريب
بيان الرسالة هو الأساس ويجب أن يتماشى مع أسس الشركة، ويصف بيان الرسالة بصورة أساسية سبب وجود قسم التدريب ويحدد على نطاق واسع ما الذي سيفعله وما الذي لن يفعله. يجب أن يتضمن بيان رسالتك المنتج أو الخدمة التي تقدمها، وإلى من ستقدمها، وما الوظيفة التي يتعيَّن القيام بها؛ على سبيل المثال سيوفر قسم التدريب التدريب على الإدارة والعمليات لجميع الموظفين والإدارات لدعم مهمة المنظمة عالية الجودة.
الخطوة الثانية: تحديد أهداف المنظمة
اجمَع معلومات حول أهداف الشركة من خلال خطط العمل والتقارير السنوية والنشرات الإخبارية التابعة للمنظمة والمقابلات والموقع الإلكتروني للشركة وما إلى ذلك، ثم حدِّد أولوية كل هدف.
الخطوة الثالثة: ترجمة أهداف المنظمة
اطرَح أسئلة لتحديد كيف يمكن أن يساعد قسم التدريب على تحقيق أهداف المنظمة؛ على سبيل المثال:
- ما هي العوامل التي تساعد على تحقيق الهدف؟
- ماذا تتوقع أن يفعل الموظفون بطريقة مختلفة لتحقيق الهدف؟
- كيف يمكن أن يساهم التدريب في تحقيق الهدف؟
- ما هي النتائج التي تتوقعها من التدريب؟
- ما هو الجدول الزمني لتحقيق الهدف؟
الخطوة الرابعة: كتابة أهداف قسم التدريب
يجب أن تعكس أهداف قسم التدريب أهداف المنظمة، وتصف هذه الأهداف المستقبل على الأمد القصير (12-24) شهراً، والأمد المتوسط (2-5) سنوات، والأمد الطويل (5-7) سنوات، ويجب أن تكون الأهداف قابلة للقياس وواقعية ويمكن مراقبتها وغير شخصيَّة، كما يجب أن تتضمن أيضاً تحديد إجراء أو نتيجة لتحقيقها ووقتاً محدداً للإنجاز؛ على سبيل المثال تقديم تدريب كامل على المنتج لجميع موظفي المبيعات الجدد وتدريب لتجديد المعلومات للموظفين ذوي الخبرة خلال الـ 12 شهراً القادمة.
الخطوة الخامسة: تحديد أولويات أهداف قسم التدريب
من الناحية المثالية يجب أن يستند تحديد الأولويات إلى أولوية أهداف المنظمة، وقد تتضمن المعايير الاحتياطية الخاصة بك الوقت المطلوب للإنجاز أو الميزانية أو كفاءات الموظفين، وقد تتضمن معاييرك الواقعية الخيارات أو السياسات أو الآراء المفضَّلة لدى المديرين التنفيذيين.
من خلال إجراء جلسة التخطيط الاستراتيجي ومواءَمة بيان رسالتك وأهداف القسم مع بيان رسالة الشركة وأهداف العمل؛ فمن المُحتمل أن تحصل على دعم الإدارة الكامل، ومن خلال إظهار قسم التدريب للإدارة العليا قدرته على المساعدة على تحقيق أهداف الشركة، يمكنك إظهار قيمتك وإثبات جدارتك.
