برامج التدريب المتاحة وقت الحاجة هامة جداً؛ وذلك لما تقدمه من محتوى مصمم خصيصاً لمساعدة الموظفين على الحصول على المعلومات المطلوبة في أثناء العمل، وترسيخ المعلومات على الأمد الطويل، ويمكن زيادة فاعلية هذه التدريبات عن طريق الاستفادة من "أنظمة إدارة التعلم" (LMS).
يضمن هذا النوع من التدريب توفير الوقت، ومساعدة أعضاء الفريق في التقدُّم في سير العمل، وتنفيذ المشاريع وقضاء مزيد من الوقت في خدمة العملاء، وتخفيف الضغوطات وزيادة القدرة على التفكير الإبداعي والابتكار.
يُطلَق على التدريب المتاح وقت الحاجة اختصاراً بالرمز "JIT training"، وهو من أنواع الحلول التي تركز على توفير الوقت واستخدامه بفاعلية ومساعدة فِرَق العمل على ترسيخ المعلومات والحصول على الأجوبة التي يحتاجون إليها في أي وقت.
خصائص التدريب المتاح وقت الحاجة:
يؤدي التدريب المتاح وقت الحاجة دوراً بارزاً في زيادة فاعلية استراتيجيات "التعلم والتطوير" (L&D)، فهو يزيد من شعور الموظفين بالمسؤولية والثقة بالنفس.
يختلف التدريب المتاح وقت الحاجة عن غيره من أنواع الحلول التدريبية من حيث ترتيبات إجرائه وحجم المحتوى، فهو يتم عن طريق استخدام مبادئ التعلم المصغر للإجابة عن استفسار معيَّن أو مشاركة معلومة يحتاج إليها الموظفون لتأدية المهام المطلوبة منهم، ويحدث هذا النوع من التدريب عندما تقتضي الضرورة دون تخطيط مسبق في أثناء العمل على تأدية المهام.
فيما يأتي 4 ميزات للتدريب المتاح وقت الحاجة:
- متاح للموظفين في جميع الأوقات وعبر الأجهزة الإلكترونية المتوفرة لديهم.
- يقدم محتوى قصيراً وسهل الاستيعاب.
- يقدِّم معلومات تستهدف تلبية احتياجات محددة لدى الموظفين.
- منظم بدقة ضمن أحد منصات أو "أنظمة إدارة التعلم".
فوائد التدريب المتاح وقت الحاجة:
فيما يأتي 6 فوائد للتدريب المتاح وقت الحاجة:
1. تحفيز الموظفين وتشجيعهم على الاعتماد على أنفسهم في التعلم:
يعتمد التدريب المتاح وقت الحاجة كلياً على الموظف، بناءً على استفساراته أو الإشكاليات التي يتعرض لها في مكان العمل، تزداد حماسة الموظف لحل المشكلات التي تعترضه في مكان العمل والاعتماد على نفسه في إيجاد الأجوبة عندما يكون على قدر المسؤولية وينجح في الحصول على المعلومات الدقيقة والأجوبة الشافية للاستفسارات المتعلقة بمهامه الوظيفية.
يشجع هذا النوع من التدريب الموظفين على البحث وجمع المعلومات والاعتماد على أنفسهم في الحصول على الأجوبة والحلول التي يحتاجون إليها، وهذا يعني أنَّ المدير المسؤول عن إجراءات التدريب ليس المصدر الوحيد للمعلومات في هذه الحالة.
2. اكتساب المعارف وزيادة الثقة بالنفس:
تزداد قدرة الفرد على ترسيخ المعلومات عندما يطبقها مباشرةً في أثناء تأدية مهامه الوظيفية، فيكون محتوى التدريب متاحاً للموظفين في هذه الحالة، وهو ما يساعدهم على ترسيخ المعلومات على الأمد الطويل.
يؤدي استخدام هذه المعلومات في التطبيقات العملية مرة تلو أخرى إلى ترسيخها في الذاكرة مع مرور الوقت.
يؤدي التدريب المتاح وقت الحاجة دوراً بارزاً في زيادة ثقة الموظفين بأنفسهم نظراً لتوفره في وقت الحاجة وإمكانية تطبيقه مباشرةً للتعامل مع موقف أو حالة معيَّنة في مكان العمل.
3. تحسين الإنتاجية:
يتم تطبيق هذا النوع من التدريب خلال الدوام في أيام العمل الاعتيادية دون الحاجة إلى تخصيص فترة زمنية محددة ضمن جدول العمل لإجرائه.
تكون المعلومات متوفرة في هذه الحالة دون الحاجة إلى انتظار الحصول على الحل أو الجواب من أحد الزملاء أو المسؤولين عن التدريب، وهو ما يساعد على تقليل الأوقات الضائعة وزيادة إنتاجية العمل.
4. زيادة دقة المعلومات ومستوى رضى العملاء:
يساعد التدريب المتاح وقت الحاجة في زيادة ثقة الموظفين بأنفسهم عند التفاعل مع العملاء، والعملاء المحتملين، والموردين، والشركاء لأنَّه يتيح لهم إمكانية الحصول على المعلومات التي يحتاجون إليها عن الأسعار، والسياسات، والمنتجات بسرعة ضمن "أنظمة إدارة التعلم" أو عبر الشبكات الداخلية الخاصة بالشركة.
يضمن التدريب المتاح وقت الحاجة إمكانية الوصول إلى المعلومات الدقيقة التي يحتاج إليها الموظفون لتأدية المهام الموكلة إليهم على أكمل وجه.
يتحسن مستوى رضى العملاء وثقتهم بالعلامة التجارية عند تزويدهم بمعلومات دقيقة ومُحدَّثة عن استفساراتهم، ويساعد استخدام "أنظمة إدارة التعلم" على تنظيم مواد التدريب، وتحديث المعلومات بسهولة عن طريق رفع ملف جديد أو إجراء التعديلات اللازمة على المحتوى.
تضمن هذه الطريقة توحيد المعلومات التي يعتمد عليها العاملون في الشركة في أثناء تأدية مهامهم الوظيفية، وتتيح لهم إمكانية الحصول على التحديثات والتغييرات إلكترونياً فور صدورها، فلا داعي لإعادة طباعة المعلومات وتوزيعها ورقياً على الموظفين، بل يمكنك أن تعتمد على "أنظمة إدارة التعلم" في تزويد الموظفين بالتحديثات إلكترونياً.
5. تقليل الإرهاق المرافق للخضوع للتدريبات:
يساعد التدريب المتاح وقت الحاجة على تقليل الإرهاق الناجم عن ضغط المعلومات، وقد بينت نتائج الدراسات أنَّ 80% من الموظفين في العالم يواجهون صعوبة في التعامل مع ضغوطات المعلومات في العمل، فيقع على عاتق فِرَق "التعلم والتطوير" مسؤولية الانتباه لهذه المشكلة والمساعدة على تقديم الحلول اللازمة.
التدريب المتاح وقت الحاجة مفيد وفعال جداً في مساعدة الموظفين؛ لأنَّه يجيب عن استفسارات محددة ويتألف من وحدات صغيرة مصممة حسب الطلب، ويمكن اختصار محتوى الدورات التدريبية الضخمة التي تجري عبر الإنترنت أو على أرض الواقع والاكتفاء بتقديم المحاور الأساسية فقط، بحيث تُشرَح بقية المعلومات والتفاصيل في وقت لاحق في أثناء العمل في الشركة، فتساعد هذه الطريقة على تقليل الضغط الواقع على عاتق الموظف وزيادة مستوى اهتمامه واندماجه مع المحتوى.
6. زيادة فاعلية برامج الالتحاق بالعمل:
يميل بعض القائمين على برامج الالتحاق بالعمل لتزويد الموظفين الجدد بكافة المعلومات والتفاصيل التي يمكن أن يحتاجوا إليها في أثناء تأدية مهامهم، ولا تراعي هذه البرامج قدرة الموظفين على استيعاب المعلومات وترسيخها، والنتائج السلبية للتدريبات الضخمة والمكثفة.
يكمن الحل في تقديم محتوى متاح للموظفين وقت الحاجة، بحيث يتسنى لهم أن يستعينوا به عند التعرض لمشكلة أو الحاجة للحصول على معلومة معيَّنة في أثناء العمل.
لا بد من تقديم المعلومات الأساسية للموظفين الجدد في برامج الالتحاق بالعمل، ولكن يجب أن تعلمهم بإمكانية الاستفادة من المحتوى المتوفر في الحصول على الإجابات التي يحتاجون إليها وتنمية مهاراتهم وخبراتهم.
طرائق تقديم التدريب المتاح وقت الحاجة:
يشترط نجاح البرامج إجراء تقييمات دقيقة لتحديد الاحتياجات التدريبية، وأسباب ضعف الأداء، والمهارات والمعارف التي تنقص الموظفين.
فيما يأتي 6 طرائق لتقديم التدريب المتاح وقت الحاجة:
1. التعلم المتنقل:
يمكن تقديم التدريب المتاح وقت الحاجة بواسطة الأجهزة النقالة، ويتم ذلك عن طريق إنشاء تطبيق يعمل على الأجهزة المحمولة، أو استخدام "نظام إدارة تعلم" سحابي، أو الاستفادة من الرسائل النصية في تقديم المعلومات التي تحتاج إليها الفِرَق.
2. أدوات تحسين الأداء:
تشمل هذه الأدوات الأدلة والمراجع والمصادر التي تساعد الموظفين على حل المشكلات وإنجاز المهام. تقدم هذه الأدوات إرشادات وخطوات تفصيلية قابلة للتطبيق في أثناء العمل مباشرةً.
3. "الواقع المعزز" (AR) و"الواقع الافتراضي" (VR):
تُستخدَم تكنولوجيا "الواقع الافتراضي" و"الواقع المعزز" في محاكاة حالات من الحياة العملية بحيث تُطبَّق إجراءات التدريب في بيئة قريبة من الواقع العملي.
قامت شركة "بوينغ" (Boeing) مؤخراً بالاستفادة من تقنيات "الواقع المعزز" عن طريق تزويد التقنيين بنظارات تتيح لهم رؤية مخططات بيانية ثلاثية الأبعاد دون الحاجة إلى استخدام أيديهم في أثناء تركيب التمديدات الكهربائية في الطائرة، وهو ما يزيد من فعالية العمل ويخفض من احتمالات وقوع الأخطاء.
4. المساعدات المهنية:
هذه المساعدات هي مواد ومراجع تقدم خطوات تفصيلية، ورسوماً بيانية، ومخططات توضيحية لسير العمليات من أجل مساعدة الموظفين على تأدية مهامهم، وهذه الطريقة شائعة في بيئات خدمة العملاء والبيع بالتجزئة وهي تتيح للموظفين إمكانية الوصول للمعلومات التي يحتاجون إليها بسرعة في أثناء العمل.
5. مكتبة المحتوى:
يمكن تخزين ندوات ودروس تعليمية مسجلة حسب الطلب ومتاحة للموظفين عند الحاجة وفي أي وقت ضمن مكتبة خاصة بالمحتوى.
6. قواعد المعلومات:
يجب أن تحرص على تخزين الوثائق الخاصة بالسياسات وإجراءات العمل ضمن قواعد معلومات متاحة للموظفين، ويجب أن تدعم هذه القواعد إمكانية البحث بحيث يتسنى للموظف أن يعثر على المعلومات التي يحتاج إليها بسهولة.
في الختام:
يقدِّم التدريب المتاح وقت الحاجة نهجَ عمل يعتمد على الموظفين، وهو يُعد طريقة فعالة لترسيخ ثقافة التعلم المستمر ضمن الشركة، وتحسين الإنتاجية والثقة بالنفس وزيادة مستوى رضى العملاء.
