تُظهِر بعض الأبحاث أنَّ أكثر من نصف المشرفين والمديرين الجدد يتولون أدوارهم الجديدة دون تدريبٍ يُذكَر، بينما أصبحَ هذا الأمر شائعاً بسبب حصول الأشخاص الماهرين على الترقية أو المنصب، إلَّا أنَّ النتيجة يمكن أن تؤثر سلباً في الفرد، وفي الفريق والمنظمة أيضاً، ويعود بذل الوقت والجهد - في سبيل تطوير المشرفين الجدد - بالفائدة على الفريق ومستقبل المنظمة في نهاية المطاف.
سنتحدث في هذا المقال عن بعض النقاط البارزة الرئيسة عند تدريب المشرفين الجدد.
الثغرات التي تُقلِق المشرفين الجدد:
الثغرة الأولى: تعريض المنظمة إلى المُساءلة
عندما لا يُدرَّب المشرف أو المدير بصورة صحيحة، يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحمُّل بعض المسؤوليات الجسيمة، ومن الهام أن يكون المشرف على دراية بقوانين التوظيف الحالية وأن يكون قادراً على اتِّباع الإرشادات القانونية عند التفاعُل مع المرشحين وتوظيفهم؛ لذا احرص على معرفة المشرفين والمديرين بالأسئلة المقبولة في أثناء المقابلات.
من الهام معرفة أساسيات قانون معايير العمل العادل (FLSA) وكيف تؤثر في الموظفين، كما يجب على المشرفين معاملة الموظفين بالتساوي من ناحية العقوبات والإجازات، وتأكَّد أيضاً من التدريب على السلامة ومكافحة المضايقات وطريقة التعامل مع علاقات الصداقة في مكان العمل.
الثغرة الثانية: ضعف مهارات التواصل
يمكن أن تؤدي العديد من المشكلات إلى تدهور العلاقة بين الموظفين والإدارة، مثل سوء فهم مهمات العمل أو عدم إيصال توقعات واضحة، وغالباً ما تنشأ هذه المشكلات عن التغذية الراجعة غير الفعَّالة وضعف الإصغاء، ويمكن أن يؤدي ذلك إلى مشكلات إدارية متكررة.
بعض الأمور التي يجب التفكير فيها:
- تأسيس المشرفين علاقات إيجابية مع موظفيهم. تذكَّر أنَّه يمكن أن توجَد الكثير من العلاقات المختلفة في مكان العمل، ويجب تدريب فريقك الإداري على طريقة التعامل مع علاقات الصداقة، على سبيل المثال قد يكون المشرف الذي حصل على ترقية حديثاً صديقاً مقرباً إلى الفريق ويمكن أن يُظهِر بعض المحسوبيات.
- استخدام المشرفين التواصل الشخصي، ومن ذلك الإصغاء الفعَّال إلى مشكلات الموظفين وأسئلتهم واهتماماتهم، ويجب أن يكون المشرف قادراً على إدماج الموظفين للتعبير عن وجهات نظرهم وتوضيح القضايا التي قد يواجهونها.
- التواصل غير اللفظي هام أيضاً مع الموظفين؛ إذ يجب أن تتوافق لغة جسدهم مع نبرة صوتهم وتعليماتهم، وسيقلل ذلك من الشعور بالارتباك، وسيساعد أيضاً على الحفاظ على الحد الأدنى من العلاقات بين الموظفين والإدارة.
- تزويد الموظفين بتغذية راجعة بنَّاءة، ومرة أخرى إذا كانت توجد صداقات في مكان العمل، فقد تظهر المشكلات بسبب حالات التحيُّز، ويجب أن يكون المشرفون والمديرون قادرين على تحديد الأداء الضعيف والأمور التي يتفوَّق فيها الموظف للمساعدة على التغييرات السلوكية.
الثغرة الثالثة: الفشل في حل النزاعات
يوجد دائماً شكل من أشكال النزاع في كل مكان عمل، وقد يفشل العديد من المديرين في حل النزاعات، فمعظمهم ليست لديه مجموعة المهارات المناسبة للتعرُّف إلى النزاع أو معرفة طريقة تقليل النزاعات السلبية؛ لذا يختار معظم المديرين تجنب النزاعات تماماً، ويمكن أن يتطور الوضع ليؤثر في العمل سلباً.
الثغرة الرابعة: عدم فهم الدور الوظيفي الجديد
يمكن أن يؤدي عدم فهم الدور الوظيفي الجديد إلى العديد من مشكلات الأداء، فإذا حصل المشرفون والمديرون على ترقية من الداخل وكانوا يفتقرون إلى التدريب، فقد لا يفهمون التوقعات الجديدة لأدوارهم، ويمكن أن يتسبب هذا الضعف في التدريب في إرباك الموظفين والاختلاف مع المديرين الآخرين؛ وهذا يؤدي إلى بيئة عمل فاشلة.
حاول أن تكون دقيقاً مع المشرف المُعيَّن حديثاً فيما يتعلَّق بدوره، وأن تكون ودوداً وتساعده خلال مرحلته الانتقالية؛ وذلك من خلال الإجابة عن كافة أسئلته؛ إذ يمكن أن تكون لذلك قيمة كبيرة في نموه وتطوره.
التحديات الشائعة التي يواجهها المشرفون:
مهما كان دورنا في الحياة أو الوظيفة التي نعمل بها سنواجه التحديات دائماً، فأن تكون مشرفاً أو مديراً يعني أن تواجه مزيداً من التحديات؛ إذ يمكن أن تكون قيادة الأفراد والسياسات أمراً يصعُب تحقيق التوازن فيه.
فيما يأتي بعض التحديات التي يواجهها المشرفون:
1. التواصل:
قد لا يكون الموظف الذي يتقدَّم إلى دور المشرف على علم بأسلوب التواصل الخاص به أو كيف يؤثر في الموظفين، ولكي تكون ناجحاً يجب أن يكون المشرفون لديك على علم بأساليب التواصل المميزة الخاصة بهم وبالموظفين الذين يشرفون عليهم؛ لذا تأكَّد من تعليم فريق الإدارة الخاص بك كل ما يتعلق بطريقة اكتشاف الأمور التي تؤدي إلى مشكلات في التواصل وطريقة تجنُّبها أو معالجتها عند الضرورة.
حاول توفير نماذج للتواصل عندما يمكنك ذلك، وحاول الاندماج في حوارات مفترضة يؤدي كل شخصٍ فيها دوراً معيناً لممارسة المهارات، كما يمكنك أيضاً توظيف مدربين محترفين للمساعدة على ذلك.
2. حل النزاعات:
يؤدي تجاهُل المشكلات إلى تفاقمها، والتي تشمل مشكلات الأداء والنزاعات مع أعضاء الفريق وفقدان الثقة والصدامات الشخصية؛ لذا يُعَدُّ التدريب على طريقة التعامل مع هذه المواقف أمراً لا بدَّ منه للمشرفين والمديرين الجدد؛ إذ سيحتاجون إلى أن يكونوا قادرين على تخفيف مشاعر التوتر وتقدير مشاعر الموظفين وعواطفهم المرتبطة بالمشكلة المطروحة.
3. إدارة الأداء:
يجب على المشرفين تحقيق التوازن بين تحقيق الأهداف وإدارة أعباء العمل وتحفيز الموظفين، وتؤدي هذه المسؤوليات إذا ما اقترنت بحقيقة أنَّ معظم المشرفين لم يحصلوا على التدريب بصورة صحيحة لتقديم تغذية راجعة منتجة وبنَّاءة إلى تدهور العملية التعليمية.
تأكَّد من إيجاد طريقة سهلة للمشرفين لتتبُّع الأداء وتوثيقه، وقدِّم الدعم لهم حتى يتمكَّن فريق الإدارة من بناء مهاراته الخاصة، والأهم من ذلك احرص على تدريب المشرفين على موضوعات مثل طريقة إدارة الأداء، وطريقة التدريب، وطريقة تقديم تغذية راجعة مناسبة للموظفين.
4. الالتزام:
الأمر الآخر الذي لا يعرفه معظم المشرفين والمديرين جيداً هو إدارة قوانين الإجازات الطبية والعائلية (FMLA) وقانون ذوي الإعاقة (ADA) وإدارة الصحة والسلامة المهنية (OSHA) وغيرها من القوانين التي تحمي الموظفين؛ إذ يرى بعض الأشخاص ذلك مجرد وظيفة خاصة بالموارد البشرية، ولكنَّ هذا الأمر يمكن أن يسبب الخلافات؛ إذ يجب التعامُل مع هذه الحالات الحساسة بطريقة معينة نظراً لطبيعتها القانونية؛ لذلك احرص على أن يكون فريقك الإداري على علم بما يأتي:
- الأساسيات القانونية المرتبطة بحماية ذوي الإعاقات أو الحالات المَرَضيَّة.
- طريقة تحديد الوظائف الأساسية بالإضافة إلى وسائل الراحة المعقولة.
- معرفة المتطلبات الأساسية المرتبطة بقانون الإجازات الطبية والعائلية (FMLA).
- التعرُّف إلى أنواع الموظفين المحميين بموجب القانون، مثل العرق والجنس والجنسية وما إلى ذلك.
- معرفة الأسئلة التي يمكن طرحها في أثناء المقابلات والأسئلة التي لا يمكن طرحها.
الخلاصة:
يُعَدُّ وجود فريق إداري مُدرَّب بصورة كاملة ومناسبة أمراً ضرورياً، كما أنَّ التأكُّد من أنَّ فريقك يعرف ما الذي يجب فعله عند ظهور مشكلة وكيف يتعامل مع المواقف القانونية المُحتملة، يمكن أن يساعدك على توفير المال على الأمد الطويل؛ لذلك من الحكمة الاستثمار في التدريب المهني.
