لقد تغيَّر وضع الشركات بسرعة؛ فمع وجود العديد من الموظفين الذين يعملون عن بُعد، أو يوازنون وقتهم بين العمل من المنزل والعمل في المكتب، تحتاج الشركات إلى ضبط سير العمل واكتساب مهارات جديدة؛ ولكن كيف يمكن أن تكيِّف عملك مع الوضع الحالي ويبقى موظفوك بارعين في مجال عملهم؟ التدريب هو الحل.

لا يمكن تجاهل أنَّه مع وجود قوة عاملة متفرقة، يحتاج الموظفون الآن أكثر من أيِّ وقت مضى إلى أن يشعروا بالارتباط ببعضهم بعضاً وبشركتك، وبأنَّهم يجب أن يكونوا على علم بالتغييرات في العمليات أو الاتجاه التنظيمي.

فإذا كانت شركتك تعدِّل الطريقة التي تعمل بها، أو تعيد تعيين الأدوار، أو تستعمل أدوات جديدة لإنجاز المهام؛ فسيحتاج كل شخصٍ معنيٍّ إلى تدريب على هذه التغييرات، وحتى في حال عدم وجود تغييرات تشغيلية كبرى، فما يزال الموظفون يحتاجون إلى المشاركة في تدريب منتظم في الشركات.

يُعَدُّ التدريب في الفصول الدراسية الطريقة التقليدية لتوجيه الموظفين، ولكن بسبب الحاجة إلى التباعد الجسدي، تحوَّل هذا الأمر إلى خيار مكلف وكابوس مرعب، والحل الأمثل هو استعمال فصول دراسية افتراضية؛ فهذا يسمح للموظفين بتلقِّي تدريب هام من المنزل، مع توفير الوقت والمال والطاقة التي تُنفَق عادةً في تنظيم الحدث.

إذاً كيف يمكنك تطبيق نظام تعليم يتسم بالكفاءة والفاعلية؟ لقد حان الوقت لتوظيف مصمم تدريب افتراضي؛ إذ يمكنه إنشاء بيئة تدريب افتراضية مخصصة لمواصفات مؤسستك؛ وذلك باستعمال خبرته الواسعة في تصميم تجارب التعلم للشركات عبر الإنترنت ودورات تطوير الموظفين.

الشروع في العمل

بعد أن يراجع مصمم التدريب عن بُعد أهداف عملك معك، سيعمل على إنشاء استراتيجية تدريب للوصول إلى تلك الأهداف، وسيتعاون مع فريق التدريب أو قسم التعلم والتطوير في شركتك إما لإنشاء دورات جديدة أو تعديل الدورات الحالية لتقديمها تقديماً افتراضياً للموظفين.

والتعديل لا يعني التخلص من الدورات التي تملكها؛ وإنَّما سيأخذ مصممك المناهج والمواد الدراسية الحالية الخاصة بك ويحسِّنها لتلائم بيئة التعلم عبر الإنترنت. يمكن أن يعني هذا إنشاء مقاطع فيديو ونماذج وطرائق لتتبع اندماج الموظفين وتقدُّمهم، وكلها مصمَّمة خصيصاً للتقديم عن بُعد.

إذا احتجت إلى تغيير المناهج أو تقديم متطلبات أو عمليات جديدة للعاملين لديك، فيمكن للمصمم استعمال الاستطلاعات أو المقابلات أو مجموعات المناقشة عبر الإنترنت؛ وذلك لتحديد الثغرات المعرفية أو الفرص الأخرى للتحسين، وبعد تحديده لفرص التدريب، سيعمل معك لتحديد أفضل صيغة للتقديم، مثل نماذج التعليم الإلكتروني المنجزة بالسرعة الفردية للموظفين، أو التدريب الافتراضي بقيادة مدرب الذي يحضره العديد من الأشخاص في وقت واحد.

وعند إنشاء الدورات الدراسية الخاصة بك، سيفكر المصمم الخاص بك في احتياجات التعلُّم لموظفيك، ومن ذلك أساليب التعلم الفردية المميَّزة الخاصة بهم أو صعوبة الوصول إلى التكنولوجيا، ويتضمن إنشاء برنامج تدريبي لمؤسستك وتقديمه بعض العوامل المتعلقة بتحديد المواعيد للقوى العاملة المنتشرة في مواقع مختلفة، وهذه العوامل لن تخيف المصمم التعليمي الافتراضي المتمرس.

يمتلك مصممو التدريب أدوات وبرامج تحت تصرفهم لإنشاء بيئة تعليمية تركز تركيزاً كاملاً على احتياجات عملك، فهُم على دراية ببرامج التعليم الإلكتروني، ومن ذلك "ستوري لاين 360" (Storyline 360) ​​و"كابتيفيت" (Captivate)، وسيساعدونك على تحديد البرنامج الذي يناسب أهدافك جيداً. ويمكن للمصممين إنشاء فصول دراسية افتراضية باستعمال "أدوبي كونكت" (Adobe Connect)، أو تطبيق "زووم" (Zoom)، أو "ويب إكس" (WebEx)، أو "مايكروسوفت تيمز" (Microsoft Teams)؛ وإذا كنت تفضِّل أحد البرامج، فيمكنهم تصميم مواد تدريبية مُحسَّنة خصيصاً لها.

ما هي فائدة وجود مصمم تدريب في فريقك؟

يجب أن يكون وجود مصمم تدريب في فريقك أمراً ضرورياً، ويجب أن يكون على معرفة عميقة بمجال عملك المحدَّد، ويمتلك شهادة حديثة؛ فهذا يضمن أن يكون تدريب موظفيك حديثاً وملائماً، وسيتحمل مصمم التدريب المسؤولية عن العملية الكاملة لتدريب الموظفين وفق توجيهاتك؛ إذ تكون الفصول الدراسية الافتراضية والتعليم الإلكتروني هي مجالات خبرته، ويمكنه تخفيف عبء محاولة إنشاء أو تكييف برنامج تدريبي كامل للوصول إلى الموظفين عن بُعد.

تغيير الأدوار

يمكن أن تتضمن بعض التعديلات التي قد تجريها شركتك تغيير أدوار الموظفين، ومن دون الاستفادة من شخص يعمل جنباً إلى جنب معهم لتدريبهم على دورهم الجديد، قد يفتقر الموظفون إلى الثقة في الوفاء بالتزاماتهم الجديدة؛ لذا يمكن للمصمم الخاص بك مراجعة الأدوار وتطوير الكفاءات المطلوبة لزيادة سرعة تكيُّف الموظف، وتحديد العمليات والإجراءات غير المألوفة التي يجب اتباعها؛ إذ سيمنحهم التدريب المناسب الأساس للنجاح في أدوارهم الجديدة، وهذا بدوره يجعل عملية التغيير سهلةً.

التدريب المستمر للقيادة

يحتاج قادة الشركات أيضاً إلى كوتشينغ مستمر لا سيَّما مع تكيف المنظمة مع متطلبات العمل الجديدة؛ إذ يمكن للمصمم العمل مع القيادة لإنشاء نماذج متنقلة تقدِّم المعلومات الضرورية بتنسيق سريع وسهل الفهم ومفيد أيضاً، في حين لا يتطلَّب الأمر كثيراً من الوقت الإضافي من المديرين التنفيذيين المشغولين.

يمكن أن تساعد الاستعانة بمصمم تدريب افتراضي على تقليل التكاليف المرتبطة بالاستعانة بمصادر خارجية لاحتياجات التدريب الخاصة بك؛ إذ يمكنه تحرير الموارد وتقليل الوقت المستغرَق في التفاصيل اللوجستية. ويمكن أن تُجري دورات تدريبية متعددة عبر الإنترنت في وقت واحد؛ وذلك لأنَّ مساحة الفصل الدراسي لم تعد تشكِّل عقبة.

ومع عمل الموظفين من المنزل، أو العمل في المكتب خلال فترة التباعد الاجتماعي، سيقضي الموظفون وقتهم في العمل بدلاً من الوقت الذي يقضونه في السفر؛ وهذا يؤدي إلى زيادة الإنتاجية. ومع وجود مصمم تدريب ضمن فريقك، لن يتعرض نظام تدريب الموظفين للركود، ومن خلال التقييم المستمر، سيراجع التغذية الراجعة لأيِّ تعديلات ضرورية على الدورات، وكلما ظهرت احتياجات إضافية، يمكن للمصمم الاستجابة بسرعة من خلال استراتيجيات التدريب لتلبية تلك الاحتياجات.

التطلع إلى المستقبل

حتى في ظل الظروف العادية، تُعَدُّ بيئة التدريب الافتراضية مثاليةً للعديد من المؤسسات؛ إذ سيؤدي ذلك إلى التخلص من التكاليف المرتبطة بالحصول على مساحة التدريب والوقت الذي تقضيه في السفر؛ وهذا بدوره يوفر الوقت والمال لمؤسستك؛ إذ يمكن أن تكون جداول التدريب مرنة، والفصول الدراسية الافتراضية تفاعليةً، كما أنَّ زيادة الكفاءة والإنتاجية من خلال طريقة التدريب هذه تجعل الفصول الدراسية الافتراضية مورداً هاماً.