إذا تعلَّمنا عام 2021 أمراً ما، فهو أنَّ التغيير وحالة عدم اليقين أقرب إلينا ممَّا نتخيَّل. مع زيادة العمل من المنزل والتباعد الاجتماعي، اضطر معظمنا إلى إعادة التفكير في خطط التدريب والتطوير وإعادة تصميمها للعمل افتراضياً.
لقد كان "التدريب الافتراضي بقيادة مدرب" (vILT) أمراً جديداً بالنسبة إلى بعضهم، ولكنَّه أتاح العديد من الفرص للشركات لمواصلة خطط التعلم والتطوير الخاصة بها، في الوقت الذي لم تكن فيه الأساليب التقليدية متاحة. خلال هذه المرحلة الانتقالية، وجد الكثيرون أنَّ تدريبهم الافتراضي لم يكن سلساً كما كانوا يتوقعون؛ وهنا يأتي دور المُنتِج الافتراضي.
إنَّ العمل مع مُنتِجِ تدريب افتراضي يعلِّم أساليب التقديم وخبيرٍ في إدارة الجلسات المباشرة، يمكن أن يساعد على الحصول على تدريب جيد ويجعله رائعاً.
نقدم لك فيما يأتي دور المُنتِج الافتراضي (Virtual Training Producer) في التدريب
1. إدارة الجلسة
يتضمن منصب المنتِج الافتراضي كثيراً من المسؤوليات، وعقد الاجتماعات الافتراضية مع مختلف أصحاب المصلحة. يجب أن يكون المُنتِج على علم ببرامج عقد المؤتمرات عبر الإنترنت؛ وذلك لإدارة جلسة افتراضية واختبارها قبل الاجتماع؛ وهذا يعني أنَّ دور المُنتِج يشبه دور الخبير الاستشاري والتقني في مجال التكنولوجيا.
يتعلَّم المُنتِج الافتراضي عن المحتوى الذي يتضمنه العرض التقديمي من خلال الاجتماع مع المُيسِّرين ومصممي الدورة قبل الاجتماع. في الحالة المثالية، سيكون لدى المُنتِج الافتراضي مخطط تفصيلي أو جدول أعمال لتتبعه.
مع أنَّ اهتمامه الرئيس سيتضمن غالباً القضايا التقنية، فقد يحتاج المُنتِج إلى مساعدة المُيسِّرين والمضيفين في التشجيع على إنشاء محتوى جيد جداً، والمساعدة في الدعم التقني. إذا فقد المدرب اتصاله بالإنترنت، يكون المُنتِج الافتراضي في حالة تأهُّب واستعداد لمواصلة الجلسة، حتى لا يتسبب ذلك في عرقلتها.
إذا كان الاجتماع يتضمن إجراء استطلاعات رأي مباشرة، فإنَّ المُنتِج الافتراضي يتعامل مع التفاصيل، ويجمع البيانات في نهاية الاجتماع. بصفته خبيراً في البرامج، يشرح المُنتِج أيضاً طريقة استعمال الأدوات والميزات مثل الدردشة أو السبورة أو التعليقات التوضيحية. كما أنَّه يوفر المساعدة التقنية للمتعلمين.
على سبيل المثال، إذا واجه أحد المتعلمين مشكلةً ويجب عليه حلها، فإنَّ حاضري الجلسة كلهم سيستمعون وينتظرون، هنا يظهر دور المُنتِج الافتراضي الذي يعمل على حل المشكلة وحده بينما يستمر الفصل.
2. تسهيل عروض الوسائط المتعددة
إذا كان الاجتماع يستعمل فيديو أو عرضاً تقديمياً على الشاشة، فيجب أن يفهم المُنتِج الافتراضي طريقة القيام بذلك. على سبيل المثال، قد يرغب قائد المجموعة في إدراج عرض "باور بوينت" (PowerPoint) في الجلسة. في هذه الحالة، يحتاج المُنتِج الافتراضي إلى أن يكون على دراية بطريقة تشغيل الفيديو والصوت والموقع الإلكتروني وأنواع مختلفة من الأجهزة الإلكترونية؛ وذلك لضمان سير كل شيء بسلاسة.
كما يحتاج أيضاً إلى معرفة طريقة استكشاف المشكلات التي قد تظهر وطريقة حلها، وأن يكون مستعداً لمواصلة الجلسة في حالة حدوث أيِّ مشكلة. ستستعمل جميع جلسات التدريب الافتراضية بقيادة مدرب تقريباً أشكالاً معينة من برامج الصوت أو الفيديو أو عرض الشرائح، لذلك فهو عنصرٌ هام.
3. حل المشكلات الفنية والتقنية
للتأكد من سير الجلسة بسلاسة، يجب أن تكون جميع مواد المحتوى مجهزة لدى المُنتِج الافتراضي؛ وذلك ليسهل على مقدِّمي العروض الوصول إليها. عادةً ما يستغرق الأمر نحو نصف ساعة إلى ساعة لاختبار معدات الصوت والفيديو لضمان الإعداد المناسب، وهذا يضمن أنَّه عند انضمام المتعلمين إلى الجلسة، يجري استقبالهم بتجربة تعليمية احترافية ومُتقَنة.
من الهام أن يكون المُنتِج الافتراضي متاحاً لحل المشكلات التقنية عند ظهورها، وأن يكون مستعداً للإجابة عن الأسئلة، أو المساعدة على تنسيق النشاطات المتعلقة بالاجتماع الافتراضي. يؤدي المُنتِج الافتراضي أدواراً مختلفةً من خبير استشاري ومساعد تقني ومقدِّم عروض إذا لزم الأمر، فهو مستعد وجاهز للانتقال إلى حل احتياطي إذا لزم الأمر لتجنب التوقف في أثناء العرض.
ومن المهام الأخرى التي يقوم بها المُنتِج هي تزويد جميع المشاركين بمعلومات تسجيل الدخول، والتأكد من تنزيل مقدمي العروض تحديثات البرامج. ولأسباب أمنية، يجب على المُنتِج الافتراضي منح أذونات للمشاركين بحيث تسمح لهم بالوصول إلى الإنترنت، فهذا يضمن عدم تعرُّض المتعلمين لأيِّ مشكلة.
إنَّها فكرة جيدة لجميع العناصر الفاعلة الهامة للتدرب على الاجتماع مسبقاً أو مناقشة الفكرة العامة؛ وذلك ليشعر الجميع وكذلك المُنتِج بالهدوء والراحة، ويعرفون ما هي الأمور التي يمكن توقعها. فكلما كان الاجتماع أكثر تعقيداً، مثل وجود الكثير من المتحدثين والرسومات، زادت ساعات التحضير اللازمة لتجنب الأخطاء.
4. التواصل بوضوح
بالإضافة إلى استكشاف الأخطاء وإصلاحها وحل المشكلات التقنية، يجب أن يكون المُنتِج الافتراضي متحدثاً ممتازاً ويصغي إلى الآخرين، ويمكنه شرح المشكلات التقنية دون استعمال المصطلحات. يجب أن يجعل المُنتِج الافتراضي بيئة التدريب مُريحةً قدر الإمكان، بالإضافة إلى إطلاع المشاركين على برامج عقد المؤتمرات عبر الإنترنت.
إنَّ إدراك طريقة حل النزاعات هي مهارة أخرى هامة يجب أن يمتلكها المُنتِج الافتراضي. في بعض الأحيان، يمكن أن يزداد سوء الفهم أو الخلافات؛ لذلك يتصرف المُنتِج الافتراضي بحكمة للحفاظ على جو هادئ ومريح. وبصفته خبيراً في التواصل، يجب أن يتأكد المُنتِج أيضاً من إمكانية فهم المقدمين للعروض بوضوح من قبل الجمهور.
5. تسجيل الاجتماع
قد يتضمن دور المُنتِج الافتراضي أيضاً تسجيل الاجتماع لعرضه في وقت لاحق. تتطلب الجلسات وضع الميكروفونات واختبارها بعناية، والتحقق من مستويات الصوت ومراقبته في أثناء التسجيل. قد يحتاج المُنتِج إلى ضبط مستوى الصوت إذا رفع المتحدثون صوتهم أو خفضوه. يمكن إرسال هذه التسجيلات إلى المشاركين بعد الاجتماع لتلخيص ما تعلموه، أو إرسالها إلى المشاركين الذين فاتتهم الجلسة المباشرة.
بعد تسجيل الاجتماع، قد يرغب مدير المشروع في تحرير الأجزاء في مرحلة ما بعد الإنتاج، فقد يصبح العرض التقديمي جيداً عند إزالة أقسام معينة. يجب أن يكون المُنتِج الافتراضي ماهراً في برامج تحرير الصوت أو الفيديوهات لإجراء تعديلات احترافية.
قد يكون إجراء جلسة تدريب افتراضية بقيادة مدرب أمراً صعباً إذا حاولت تعلُّم طريقة القيام بذلك من البداية، لكنَّ العمل مع مدربين ومُنتِجين افتراضيين متمرسين يجعل الأمر سهلاً وسلساً.
يمكن أن يساعد توظيف مُنتِج افتراضي صاحب خبرة في عملك؛ وذلك من خلال إجراء ندوات عبر الإنترنت واجتماعات للموظفين وجلسات تدريبية وغير ذلك.
سواء كان برنامج التدريب الخاص بك يتطلب مدرباً افتراضياً أم مُنتِجاً افتراضياً، فمن الهام أن يلبِّي التدريب احتياجات الطلاب، وعند التخطيط لإطلاق مبادرة تدريبية جديدة، فإنَّ الخطوة الأولى في العملية هي إجراء تحليل للاحتياجات التدريبية.
