شارَكَ أحد المدربين لقطة شاشة كان قد التقطها مؤخراً في أثناء جلسة تدريب أجراها بطلب من أحد عملائه عبر تطبيق زووم (Zoom)، وفي منتصف الشاشة، ظهر أحد المشاركين وقد أدار ظهره إلى الكاميرا دون أن ينتبه بينما كان يتحقق من بريده الإلكتروني من جهاز آخر.
قد تقول لو أراد شخص ما التظاهر بالمشاركة في ورشة عمل افتراضية، فعليه التأكد من أنَّ الكاميرا لا تعمل، على أي حال، تركِّز هذه المقالة على تجهيز المتدربين للمشاركة في جلسات التدريب التي تُعقَد عبر الإنترنت، فعندما تدعوهم لحضور اجتماع افتراضي أو جلسة تدريبية، يمكنك مساعدتهم على الظهور في أفضل حالاتهم من خلال حثِّهم على اتخاذ 4 إجراءات وهي: فهم الأهداف والغايات، والاستعداد التقني، واستخدام كاميرا الويب، والحضور الكامل (التركيز).
1. فهم الأهداف والغايات
يقدِّم العديد من المدرِّبين وصفاً للبرنامج يتضمن الغاية من التعلُّم قبل البدء بجلسة الفصل الافتراضي، فاطلب من المشاركين مراجعة محتوى الدورة لبضع دقائق، وتأكَّد من أنَّهم يعرفون الغاية من مشاركتهم، واطلب منهم أيضاً مراجعة الغايات وربطها بالتحديات والمشكلات التي يواجهونها في الوظيفة.
والأفضل من ذلك، اطلب منهم تحديد الهدف الشخصي من مشاركتهم في الجلسة، وإن كنت تريدهم أن يتحمَّلوا المسؤولية فعلاً؛ فاطلب منهم مشاركة أهدافهم الشخصية مع مديرهم أو أحد زملائهم، وشجِّعهم على إعادة التحقق من المعلومات لمعرفة ما إذا كان لديهم مهام يجب إكمالها قبل ورشة العمل الافتراضية؛ فأنت تريد منهم أن يتحمَّلوا مسؤولية الاستعداد الكامل للمشاركة بنشاط في الاجتماع الافتراضي.
يجب على المتعلِّمين المشاركة بنشاط في جلسة التدريب الافتراضية حتى يحصلوا على التقدير؛ لذا اقترح عليهم تدوين الملاحظات في أثناء الاستماع والمشاركة، وتسجيل الإجراءات التي يريدون اتخاذها، وإن كنت تريد منهم الاحتفاظ بما تعلَّموه، فاطلب منهم مناقشة النقاط الرئيسة مع رئيسهم أو أحد زملائهم؛ إذ يجب أن يظهروا في أفضل حالاتهم، ويعرفوا بالضبط ما ينوون تحقيقه للاستفادة من الجلسة الافتراضية.
رسالتك الرئيسة للمشاركين: فهْم أهداف جلسة التدريب الافتراضية، وربطها بأهدافهم الشخصية.
2. الجاهزية التقنية
يتعيَّن على المشاركين عادةً الضغط على رابط لتسجيل الدخول قبل بدء جلسة التدريب؛ لذا ذكِّرهم بتنزيل أحدث إصدار من البرنامج الذي سيُبَثُّ عبره مؤتمر الويب قبل الحدث بيوم أو يومين، ووفِّر لهم هذا الرابط لاختبار البرنامج، خاصةً إذا كانوا يستخدمونه لأول مرة، حتى يتحققوا من جودة الصوت والصورة مسبقاً، وليس في بداية حدث افتراضي مُباشَر.
من المحتمل أن يتحقق المُنتِج من أدوات التفاعل بسرعة في بداية الجلسة، ولكن لزيادة راحة المشاركين في بيئة تدريب افتراضية غير مألوفة، اقترح عليهم مشاهدة برنامج تعليمي عبر الإنترنت مسبقاً يشرح كيفية الدردشة، أو ملء بيانات استطلاع، أو اختيار رمز الحالة أو التفاعل.
قد يكون الصوت هو الجانب الأصعب في المشاركة في جلسة تدريب افتراضية، فإن كانت الجلسة تستخدم بروتوكول الصوت عبر الإنترنت (VoIP) لبث الصوت إلى أجهزة كمبيوتر المشاركين، فيجب عليهم استخدام سمَّاعة رأس بدلاً من الصوت الموجود على جهاز الكمبيوتر، واستخدام سماعات الأذن إذا كانوا يتصلون من هواتفهم الخلوية.
وإن كان الحدث يتطلب اتصالاً ثنائي الاتجاه، فتأكَّد من أنَّ المشاركين يمكنهم السماع من خلال مكبرات الصوت والتحدُّث عبر الميكروفون سواء كانوا يستخدمون سماعة رأس للكمبيوتر أم سماعات أذن على هاتف خلوي.
إن لم يكن لديهم سوى هذا الخيار، أخبرهم بتجنُّب جودة الصوت الرديئة لمكبر الصوت أو الميكروفون المدمَجَين في كاميرا الويب، وأخبرهم مسبقاً أنَّهم إذا سجَّلوا الدخول مع بدء جلسة التدريب الافتراضية وواجهوا صعوبات تقنية، فقد لا يتلقون الكثير من الدعم التقني، مما يُشعرهم بالإحباط لتأخُّرهم عن الجلسة، ولكنَّ الأمر بيدهم؛ إذ عليهم اختبار كل شيء مسبقاً حتى لا يُضيِّعوا وقت الاجتماع ويهدروا وقت زملائهم.
رسالتك الرئيسة للمشاركين: تحمَّلوا مسؤولية استعدادكم التقني، واستعدوا للمشاركة.
3. استخدام كاميرا الويب
قبل انتشار الوباء، كان علينا في كثير من الأحيان إقناع الناس بتشغيل كاميرات الويب، ولكن مع الاستخدام المتزايد لمؤتمرات الفيديو، لم يعد الأمر يمثِّل مشكلة كبيرة، فقد أصبح المشاركون يستخدمون الكاميرا تلقائياً، وفيما يلي بعض النصائح للمدربين والمشاركين حول استخدام الكاميرا عند عقد اجتماع افتراضي:
- ابحث عن مكان خالٍ من الإزعاج، ومصادر التشتت.
- ضع الكاميرا على مستوى العين أو فوقه قليلاً.
- تجنَّب الجلوس وظهرك باتجاه النافذة، حتى لا يظهر ظل وجهك.
- تجنَّب الدوران أو التأرجح في الكرسي.
- لا تحمل الكمبيوتر المحمول أو الخلوي من غرفة إلى أخرى عندما تكون الكاميرا في وضع التشغيل.
- استخدم حاملاً لجهاز الكمبيوتر اللوحي بدلاً من وضعه على ركبتيك أو حمله بيدك.
- سجِّل الدخول إلى الاجتماع مبكراً حتى تتمكن من ضبط الكاميرا قبل وصول المشاركين الآخرين.
- ارتدِ ملابس مناسبة للحدث الافتراضي، حتى لو كنت تعمل من المنزل.
رسالتك الرئيسة للمشاركين: استعدوا للظهور أمام الكاميرا، مع مراعاة المظهر والإضاءة، وموضِع الكاميرا.
4. الحضور الكامل (التركيز)
قد يكون من المغري للأشخاص القيام بمهام متعددة في أثناء اجتماع افتراضي أو جلسة تدريب؛ حيث يعتقدون أنَّهم سيكونون أكثر إنتاجية، لكنَّ الحقيقة هي أنَّهم سيعطون أي عمل يقومون به نصف انتباههم، ويمنحون جلسة التدريب الافتراضية النصف الآخر.
يزيد تقسيم الانتباه هذا من الشعور بالإرهاق أو التوتر الذي يحدث عندما يحضر الأشخاص (أو يقودون) اجتماعات متتالية عبر الإنترنت، وللأسف ستزداد الأخطاء أيضاً؛ إذ سيكون من الصعب عليهم الاحتفاظ بالكثير من محتوى التدريب، وربما لن يقرؤوا البريد الإلكتروني بتمعن، ولن يؤدوا العمل الذي يقومون به أداءً جيداً؛ لذا يجب عليهم اختيار الحضور الكامل خلال أي جلسة افتراضية التزموا بحضورها.
رسالتك الرئيسة للمشاركين: يجب اختيار الحضور الكامل، والتركيز والمشاركة بنشاط لزيادة الإنتاجية وتقليل التوتر.
في مكان العمل الافتراضي، قد يكون من السهل الشعور بالانفصال وعدم التركيز، ولكن قد يؤدي حضورك حضوراً كاملاً في اجتماع أو تدريب افتراضي إلى تغيير التجربة من العزلة إلى تجربة التعاون الإيجابي؛ حيث سيستفيد الجميع عندما يركز الحاضرون ويكونون مستعدين للمشاركة.
