ملاحظة: هذا المقال موجَّه للمبتدئين في قطاع التدريب، وهو يقدِّم خطوات بسيطة تساعدهم على إعداد وتقديم برامج تدريب عالية الجودة، وتحقيق النتائج المطلوبة من التدريب والاستثمار الأمثل للوقت المخصص للدورة التدريبية.
10 خطوات لإجراء تدريب ناجح:
1. وضع خطة شاملة لبرنامج التدريب:
تقتضي هذه الخطوة تحديد أهداف التدريب، والنتائج المرجوَّة منه، ويتم بعد ذلك إعداد خطة شاملة تتضمَّن النشاطات اللازمة لتحقيق الأهداف الموضوعة، وقد تشمل هذه النشاطات العروض التقديمية، وتقنية تقمص الأدوار، ودراسات الحالة، والنقاشات الجماعية، والتمرينات التطبيقية على سبيل المثال.
يجب أن تختار النشاطات التي تناسب المُتدرِّبين وتساعدهم على تحقيق أهدافهم وتلبية احتياجاتهم، وتضع خطة البرنامج على هذا الأساس، وينبغي أن تتضمَّن خطة التدريب المواعيد، والمصادر والوسائل المستخدمة، وأوقات الاستراحة.
2. تأمين بيئة تعزّز من فاعلية التدريب:
تؤدِّي بيئة وترتيبات قاعة التدريب دوراً بارزاً في تحديد مستوى تركيز المُتدرِّبين وقدرتهم على الاحتفاظ بالمعلومات على الأمد الطويل.
يُفضَّل ترتيب المقاعد على شكل دائرة أو حدوة حصان، بهدف زيادة التفاعل بين المُتدرِّبين، كما يمكنك أن تستخدم المعدات البصرية مثل الملصقات، أو الاقتباسات على سبيل المثال، ويمكن وضع لوح مخصص لطرح الأسئلة ضمن القاعة، بحيث تطلب من مجموعة المُتدرِّبِّين كتابة الأسئلة التي تخطر لهم في نهاية كل جلسة تدريب.
3. العمل على إنشاء انطباع أولي إيجابي:
يجب عليك أن تكون في قاعة التدريب في وقت مبكر لكي تتأكَّد من وجود وجهوزية كافة المعدات والترتيبات اللازمة، وتراجع ملاحظات وخطة التدريب والمحتوى الذي تعتزم تقديمه قبل حضور المُتدرِّبين.
الدقائق الأولى من ورشة التدريب هامة جداً لأنَّها تحدد موقف المُتدرِّبين وشعورهم تجاه الورشة طوال فترة البرنامج؛ لذا يجب عليك أن تقدم بعض المعلومات الأساسية في بداية التدريب، لمساعدة المُتدرِّبين على الشعور بالراحة، ويمكن تلخيص هذه المعلومات الأساسية على الشكل الآتي:
- التعريف عن نفسك وعن جميع المشاركين في إجراءات التدريب.
- مناقشة أهداف التدريب ومحاوره، وإعطاء المُتدرِّبين فكرة موجزة عن المحتوى والخطة الزمنية والمواعيد في بداية الجلسة، كما يجب عليك أن توضح فائدة المحتوى في تحقيق أهداف الشركة حتى يفهم المُتدرِّبون أسباب خضوعهم للتدريب.
- الاتفاق على بعض القواعد الأساسية خلال التدريب، وهذا يشمل الالتزامات والمسؤوليات المترتبة على كل من المدرِّب والمتدرِّب مثل الامتناع عن استخدام الهواتف المحمولة خلال الجلسات، والالتزام بالمواعيد ولا سيما بعد انتهاء مدة الاستراحة، وعدم مقاطعة المُتدرِّبين لبعضهم وما إلى ذلك.
4. إضفاء عنصر المتعة والمرح إلى التدريب:
تزداد فاعلية التدريب عندما يحظى المتدرِّب بالمرح والمتعة خلال الجلسات، لهذا السبب عليك أن تنوِّع من أساليب تقديم المحتوى بما يتناسب مع جميع الحاضرين.
عندما لا يستجيب المُتدرِّبون لموضوع أو نشاط معيَّن، فيجب عليك أن تركز على المحاور الرئيسة فقط وتنتقل إلى الموضوع التالي؛ هذا يعني أنَّك يجب أن تغير من تقنيات ووسائل التدريب بما يتناسب مع احتياجات المُتدرِّبين وأنماط التعلم الخاصة بهم.
يمكنك أن تستعلم عن تقنيات وأساليب التدريب التي يفضلها المُتدرِّبون عبر طرح مجموعة من الأسئلة التي تهدف إلى معرفة الوسائل والنشاطات التي تساعدهم في التعلم، وتعديل خطة التدريب بناءً على أجوبتهم.
5. توضيح محتوى التدريب بأسلوب مبسَّط:
حاول تبسيط محتوى التدريب قدر الإمكان وعدم استخدام المصطلحات التخصصية إلَّا عند الضرورة، وفي حال اُضطرِرت لاستخدام مصطلح تخصصي، عندئذٍ يجب عليك أن تشرحه أو تتأكد من أنَّ المُتدرِّبين يفهمون معناه وليس جديداً بالنسبة إليهم.
يجب عليك أن تُعلِم المُتدرِّبين بموضوع الجلسة ومحاورها وتفاصيل النشاطات ومدتها، ولا يُنصَح بتقديم ما يزيد عن 3-4 معلومات دفعة واحدة، حتى لا يفقد المُتدرِّبون تركيزهم وانتباههم.
6. تلخيص الأفكار الرئيسة:
يجب عليك أن تخصص بعض الوقت في نهاية كل نشاط أو جلسة تدريب لكي تلخص الأفكار الرئيسة عن طريق طرح الأسئلة، أو تقسيم المُتدرِّبين إلى مجموعات صغيرة بغية إجراء نقاشات جماعية، فتساهم هذه التقنيات في تعزيز فهم المُتدرِّبين.
تُعد الأسئلة طريقة سهلة وسريعة لمراجعة محاور التدريب في نهاية الجلسة، وفيما يأتي 3 أسئلة رئيسة يمكن طرحها في نهاية الجلسة:
- ما هي المعلومات التي اكتسبتها من التدريب؟
- ما أهمية هذه المعلومات؟
- كيف ستقوم باستخدام وتطبيق هذه المعلومات في الحياة العملية؟
يمكنك أن تقسم المُتدرِّبين إلى مجموعات صغيرة مؤلفة من 3-4 أشخاص في بداية الورشة التدريبية بغرض إجراء نقاشات جماعية في نهايتها، ويتم في هذه النقاشات التحدث عن الجوانب التي حازت على رضى المتدرِّب والأخرى التي لم يستمتع بها، إضافة إلى مناقشة المعلومات المكتسبة وكيفية استخدامها في التطبيقات العملية.
7. المحافظة على اندماج المُتدرِّبين:
حاول أن تنوع من طرائق وتقنيات التدريب لكي تشغل المُتدرِّبين وتحافظ على انتباههم، ويمكن استخدام كل من النقاشات والنشاطات التفاعلية التي تشجع المُتدرِّبين على المشاركة في التدريب، مع الحرص على تغيير الأسلوب وتخطي النشاط الذي لا يتفاعل معه المُتدرِّبون والرجوع إليه في وقت لاحق، فيزداد تركيز المتدرِّب ورغبته بالتعلم وتقبله للمعلومات الجديدة عندما يكون مشاركاً بالنشاطات التدريبية.
يمكنك أن تستخدم الأسئلة للحفاظ على اندماج المُتدرِّبين وتوجيههم إلى الأجوبة، إضافة إلى النشاطات التي تحفز المُتدرِّبين على اكتشاف المعلومات بأنفسهم بدل أن تلقنهم إياها.
يفقد الحاضرون انتباههم واهتمامهم بالموضوع ويتشتت تركيزهم عند استخدام طرائق التدريس التقليدية القائمة على تلقين الشروحات بشكل نظري بحت باستخدام السبورة وحسب.
تختلف أنماط وأساليب التعلم من شخص لآخر، وتقتضي وظيفة المدرِّب أن يضع خطة شاملة لتلبية الاحتياجات التدريبية للجميع ومساعدتهم على تحقيق أقصى فائدة ممكنة من التدريب، فيفضل بعضهم التعلم عبر قراءة المعلومات، في حين يحتاج آخرون إلى مشاهدة مقاطع الفيديو أو خوض النقاشات، وتقتضي وظيفة المدرِّب تحضير مجموعة من النشاطات تلبِّي مختلف أنماط واحتياجات التعلم.
8. تعديل الخطة بما يتوافق مع الاحتياجات الطارئة:
أحياناً لا تجري عملية التدريب وفق الخطة الموضوعة، لهذا السبب يجب عليك أن تكون مستعداً لإجراء التعديلات اللازمة عند الضرورة، والهدف من الخطة توجيه المدرِّب نحو أهداف معيَّنة ومساعدته على تحقيق النتائج المطلوبة، ولكن لا داعي للالتزام بها بحذافيرها، وإنَّما يمكنك أن تضبطها بما يتلاءم مع الاحتياجات والمتطلبات التي تطرأ خلال التدريب.
قد يستغرق أحد النشاطات وقتاً أطول من المتوقع، وهذا أمر طبيعي تماماً، وعندها يجب عليك أن تجري التعديلات اللازمة على الخطة والمواعيد بناءً عليه وتكمل برنامج الدورة التدريبية، ما يهم هو الاستجابة لمتطلبات واحتياجات المُتدرِّبين ومساعدتهم على اكتساب المعلومات وتحقيق أهداف التدريب بالوسائل والأساليب التي تراها مناسبة.
تذكَّر أنَّك المسؤول عن إعداد المحتوى، ولن ينتبه المُتدرِّبون أنَّك أغفلت فكرة أو معلومة معيَّنة ما لم يبدُ عليك الذعر، لهذا السبب عليك أن تهدأ وتدرك أنَّ اقتراف الأخطاء أمر طبيعي يتعرض له خبراء التدريب في بعض الأحيان؛ فإن أغفلت معلومة هامة، فيمكنك العودة إليها في وقت لاحق بعد أن تفكر فيها وتحدد الطريقة المناسبة للتعامل معها وتقديمها للمُتدرِّبين.
لا داعي للقلق عندما تواجه صعوبة في شرح بعض الأفكار الرئيسة، أو ترتبك وتفقد تركيزك وتنسى الموضوع الذي كنت تعتزم شرحه، فيمكنك أن تتعامل مع الموقف بهدوء وحكمة عن طريق طرح سؤال ما، وتكليف كل طالب بمناقشته مع زميله الجالس بجواره، حتى يتسنى لك الرجوع إلى ملاحظاتك، واستعادة تركيزك وهدوئك، واستئناف الشرح مجدداً.
9. الحفاظ على نشاط المُتدرِّبين:
يجب أن تحرص على تنظيم فترات استراحة خلال الجلسة بهدف الحفاظ على تركيز المُتدرِّبين، كما يمكنك أن تطلب منهم في بداية كل جلسة أن يعلموك فور شعورهم بالتعب وحاجتهم لأخذ استراحة، فيساهم الهواء النقي خارج القاعة وتغيير البيئة في تحسين تركيز المُتدرِّبين ومساعدتهم على استعادة نشاطهم.
أحياناً ينخفض مستوى نشاط وحماسة المُتدرِّبين، ويمتنعون عن المشاركة في النقاشات، والتفاعل مع محتوى التدريب. يقتضي دورك في مثل هذه الحالة أن تنظم بعض التحديات التي تساعد المُتدرِّبين على استعادة نشاطهم وحماستهم، وتزيد مستوى التفاعل ضمن الجلسة، وأحياناً يقتضي الحل بكل بساطة تغيير النشاطات ودفع المُتدرِّبين إلى المشاركة والتفاعل مع مواد التدريب.
10. تعزيز التواصل الفعال:
لا يدرك بعض الأشخاص الفرق ما بين مفهوم التواصل بحد ذاته والتواصل الفعال؛ فيقتضي التواصل الفعال توضيح الأفكار المطروحة والتأكد من فهم الطرف المقابل لشروحاتك، فيجب عليك أن تتواصل بفاعلية مع مجموعة المُتدرِّبين، وتتأكد من أنَّهم يكتسبون أكبر قدر ممكن من المعلومات والفائدة من التدريب.
يمكنك أن تغير سرعة كلامك، ونبرة صوتك، وعلوِّه لكي تجذب انتباه المُتدرِّبين، فحاول ألَّا تتحدث بسرعة كبيرة، كما يمكنك أن تتوقف بين الحين والآخر لإنشاء انطباع معيَّن لدى المُتدرِّبين، ويُفضَّل استخدام كلمات بسيطة تتعلق بمحتوى التدريب ومألوفة بالنسبة إلى المُتدرِّبين.
تساهم الأسئلة من ناحية أخرى في الحفاظ على تركيز المُتدرِّبين وتقييم مدى فهمهم للموضوع، لهذا السبب يجب عليك أن تصغي باهتمام لإجاباتهم وتنتبه لردود فعلهم وتعتمد عليها في اتخاذ الإجراءات المناسبة.
