لقد تغيرت الطريقة التي نعمل ونتعلم بها كثيراً خلال الأشهر الـ 12 الماضية. فبدلاً من إجراء جلسات التعليم أو الاجتماعات أو المؤتمرات على أرض الواقع، انتقلت المنظمات إلى "التدريب الافتراضي بقيادة مدرب" (vILT) لمواصلة مبادرات التعلم الخاصة بهم؛ إذ توفر الشركات وكذلك الأفراد الوقت والمال في أثناء المشاركة في هذه الدورات التدريبية الافتراضية، وهذا يسمح لهم بمواصلة التعلم في الوضع الطبيعي الجديد.
بالتأكيد، هذا فقط إذا أُجرِيت الجلسات بطريقة صحيحة، فعندما تُعقَد جلسات التدريب الافتراضية بطريقة سيئة لن تكون مفيدةً. في الواقع، يمكن أن تكون الجلسات موضع سخرية وغضب ممَّن يستثمرون فيها، والنتيجة هي انخفاض مستوى المشاركة، وفشل البرنامج على الرغم من وجود نوايا جيدة بشأن ذلك.
إذاً كيف يمكنك إصلاح هذا الأمر؟
الاعتماد على مُنتِج
تجري مراجعة وإدارة عملية تدريب افتراضي تقدِّم أفضل النتائج بقيادة مدرب بواسطة مُنتِج التدريب الافتراضي، فهو شخص محترف مسؤول عن النجاح التقني الشامل للحدث، ويعمل خلف الكواليس قبل التدريب وفي أثنائه وبعده بصفته أساساً للدعم.
توجد أسباب عدة وراء احتياجك للمُنتِج لجلساتك التدريبية الإلكترونية. فيما يأتي بعض العناصر الموجودة في قائمة التحقق الخاصة بالتدريب الافتراضي:
1. الإعداد
لا تُنظَّم جلسات التدريب المباشرة من تلقاء نفسها؛ وإنَّما يتطلب الأمر تخطيطاً وإعداداً دقيقَين لضمان سير كل شيء بسلاسة. يؤدي المُنتِج الافتراضي دوراً هاماً ويتولى مسؤولية الجلسة بأكملها.
فهو يحصل على مخطط تفصيلي للجلسة التعليمية من المدرب يتضمن اللحظات التي سيكون فيها على الشاشة، ومتى يجب إدراج الرسومات أو مقاطع الفيديو. بعد ذلك، يتحقق من منصة التقديم التي سيُعقد فيها التدريب الافتراضي بقيادة مدرب. في بعض الحالات، إذا كان البرنامج يتضمن مقدمي عروض عدة، فإنَّه يتأكد من غرف المؤتمرات الافتراضية، أو يحظر الكاميرات، إذا كانوا موجودين في الحيز نفسه.
ومع ذلك، فإنَّ أهم مهمة يقوم بها المُنتِج الافتراضي هي الاستعداد للأمور غير المتوقعة، فبعد أن يراجع كل شيء، يفحص قائمة تدريباته الافتراضية ويُقيِّم المخاطر، ويشرح بالتفصيل ما يمكن أن يحدث وكيف يمكن تصحيحه بسرعة. بينما قد يعتقد بعضهم أنَّ هذه مجرد توقعات، إلا أنَّ المُنتِج يلتزم بشعار مفاده: "كن دائماً على استعداد لفعل ما هو ضروري لمساعدة الآخرين".
2. اختبار الجمهور
سيفحص المُنتِج الافتراضي العروض التقديمية بأكملها بما فيها الرسومات ومقاطع الفيديو المطلوبة؛ وذلك لضمان عدم وجود عوائق خلال عملية التقديم، ويحدث ذلك في أغلب الأحيان عن طريق تقديم المواد إلى جمهور تجريبي.
سواء في أثناء التدريب أم في نهايته، يزوِّد المُنتِج الافتراضي المدرب بالانتقادات، وهي مجموعة من المراجعات والاقتراحات الإيجابية. في بعض الأحيان، قد تكون هذه الانتقادات للمساعدة على الجوانب التقنية للعرض التقديمي، وأحياناً لمساعدة المدرب نفسه على تحسين أدائه.
قد يُطلب من المُيسِّر إجراء العرض التقديمي مرةً أخرى عن طريق التحدث ببطء أو بسرعة، وقد يحتاج المُنتِج إلى تذكير مقدِّم العرض بالنظر إلى الكاميرا بدلاً من ملاحظاته. قد يحتاج المدرب إلى مراجعة العرض التقديمي مرات عدة للحصول على موافقة المُنتِج. هذه الخطوة هامة، فهي تضمن نجاح عملية التدريب بسلاسة وفاعلية.
3. الإدارة
عندما يأتي يوم التدريب المباشر، يؤدي المُنتِج الافتراضي أدوار عدة، فهو يهتم بالأمور الصوتية للحاضرين عندما ينضمون إلى المؤتمر لأول مرة. كما يرشدهم إلى عناصر التحكم التي يمكنهم استعمالها طوال الجلسة. تُعَدُّ هذه الطريقة رائعةً لتعريف المتعلمين بمنصة التدريب وطريقة التفاعل مع المقدِّم والمتعلمين الآخرين.
إذا لم يتمكن الحاضرون من الوصول إلى جلسة التدريب، فإنَّ المُنتِج الافتراضي موجود لاستكشاف المشكلات وإصلاحها والوصول إلى الحلول الممكنة؛ وهذا يعني أنَّه إذا واجه شخص ما مشكلات تقنية، فيمكن للمقدِّم الاستمرار في التدريب دون التأثير في المتعلمين الآخرين في المجموعة؛ إذ لا يوجد أمر أكثر إحباطاً للمتعلمين من توقف المدرب لمساعدة شخص يواجه مشكلة تقنية.
كما أنَّه يعمل أيضاً مع المدرب إذا كانت لديه مشكلات تتعلق بمواده التدريبية أو مشكلات تقنية. لنفترض أنَّ المدرب فقد اتصاله بالإنترنت، في هذه الحالة يمكن للمنتِج الافتراضي تولِّي زمام الأمور وتقديم التدريب إذا لزم الأمر.
خلال برنامج التدريب المباشر، يكون المُنتِج هو الشخص الذي يساعد المُيسِّر على الإشراف على الدردشة والتفاعل، كما أنَّه يمنع المشاركين من إحداث أيِّ خلل أو جدل. بمعنىً آخر، المُنتِج هو المضيف والمنظم لعملية التدريب الافتراضي بقيادة مدرب.
4. مرحلة ما بعد الإنتاج
عادةً، بعد اكتمال جلسة التدريب الافتراضي المباشر، تُصدَّر على شكل تسجيل وتُرسَل إلى المشاركين. ويحدث ذلك لسببين، إما ليتمكن المشاركون من مشاهدة التدريب مرةً أخرى، أو ليشاهده الأشخاص الذين لم يتمكنوا من حضور العرض التقديمي المباشر.
يمكن بسهولة تقديم التدريب كما هو. ومع ذلك، يترافق ذلك بالمشكلات الشخصية والتقنية التي حدثت في الجلسة المباشرة، والأشخاص الذين لم يتمكنوا من حضور الجلسة المباشرة ليسوا مضطرين إلى حضور التسجيل متضمناً المشكلات التقنية.
من هنا يظهر دور المُنتِج الافتراضي؛ إذ يراجع مقاطع الفيديو والصوت ويفكر في التعديلات اللازمة، فمسؤوليته هي تسهيل الأمور. ومن خلال القيام بذلك، فإنَّه يقدِّم عروضاً تقديمية مصممة تصميماً احترافياً.
بعد الانتهاء، يُحمِّل المُنتِج الفيديو أو الصوت إلى موقع الاستضافة المعني، ويمكن أن يكون موقع مقدِّم العرض، أو موقع مثل "يوتيوب" (YouTube). بعد ذلك، يتأكد من أنَّ العرض التقديمي يعمل جيداً على تلك المنصات. فقط عندما يكون المُنتِج راضياً عن النتائج، يخبر المدرب بأنَّه يمكن نشر الروابط للجمهور.
5. مهام أخرى
إنَّ العناصر المذكورة آنفاً هي الفئات الأساسية في قائمة التحقق الخاصة بالتدريب الافتراضي للمُنتِج الافتراضي. ومع ذلك، توجد مهام أخرى قد تكون مطلوبة قبل العرض التقديمي أو بعده، إنَّها عناصر تساعد على تسهيل عملية التدريب بأكملها.
على سبيل المثال، يمكن للمدرب الافتراضي الإشراف على إنشاء صفحة مخصصة لا يمكن للأشخاص التسجيل في التدريب فيها فحسب؛ وإنَّما تضيفهم إلى القائمة البريدية للمُيسِّر. قد يحتاج أيضاً إلى إنشاء نماذج بريد إلكتروني لإرسال تذكيرات إلى المشاركين بشأن وقت ومكان جلسة التدريب الافتراضي.
عند انتهاء الجلسة المباشرة، قد يحتاج المُنتِج الافتراضي إلى مراجعة جلسات الحوار وتقديم الأسئلة التي لم يجرِ الإجابة عنها للمدرب. بعد أن تصبح النسخة المسجلة جاهزةً، قد يُكلَّف المُنتِج بإرسال رسائل بريد إلكتروني مع رابط الجلسات المسجلة للأشخاص الذين سجلوا في التدريب.
إنَّ المُنتِج الافتراضي موجود لمساعدة المدرب في أثناء الجلسة المباشرة، ويبدأ عمله في اللحظة التي تنشأ فيها فكرة التدريب؛ إذ يتعاون مع المُيسِّر عملياً في كل خطوة من خطوات العرض المباشر، لدرجة أنَّ الحاضرين قد يعرفون عنه أكثر من المدرب.
يُعَدُّ وجود المُنتِج الافتراضي أمراً هاماً لتحقيق النجاح طويل الأمد لأيِّ برنامج، فما يفعله قبل وبعد جلسة التدريب المباشر يبقى أمراً هاماً لنجاحها عموماً.
