إنَّ بدء وظيفة جديدة بالنسبة إلى موظف جديد هو أمر مثير بالتأكيد، ولكنَّه يُثير بعض المخاوف أيضاً، ومع ذلك هناك طريقة رائعة للتخفيف من هذه المخاوف من خلال توفير برنامج توجيه متميز للموظفين الجدد؛ حيث تساعد هذه العملية على الترحيب بهم ودمجهم بسلاسة في مؤسستك حتى يتمكنوا من تقديم أفضل ما لديهم.
ماذا يجب أن يَضُمَّ برنامج توجيه الموظفين؟
يُشكِّل برنامج التوجيه جزءاً صغيراً فقط من عملية الإعداد الشاملة، ويجب أن يكون بسيطاً ومُركَّزاً؛ فكل ما تحتاج إليه هو إطلاع موظفيك الجدد على كل ما يتعلق بالشركة وتزويدهم بمعلومات عالية المستوى مثل:
● المعلومات الإدارية
يجب أن تُقدِّم لموظفيك الجدد لمحة عما يميِّز المؤسسة، وأن تتحدث عن تاريخها ومهمتها وأهدافها وثقافتها، وتأكد من الاطلاع على النقاط البارزة في دليل الموظف، وراجع خطط وإجراءات السلامة في حال وقوع حادث، وأخيراً راجع معلومات خطة المستحقات وتأكد من التطرُّق إليها عندما يُفتَتَح باب الالتحاق بالمؤسسة.
● السياسات الإدارية
في أثناء التوجيه، يجب عليك أيضاً مراجعة السياسات الهامة؛ لذا اطلب من الموظفين مراجعة سياسة مكافحة التحرش قبل الخوض في بنود جدول الأعمال الأخرى.
خلال هذا الجزء من العملية، يمكنك أيضاً مراجعة جدول الرواتب، والتدابير الأمنية، وتسجيل الدخول، والعمليات المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات، ومكان العثور على الأجهزة والمعدات، وأخيراً ضع تدابير لتغطية نفقات السفر في حال استخدم الموظفون سياراتهم الخاصة أو سيارة الشركة؛ حيث يتوجب عليك مراجعة عدد الأميال أو إجراءات دفع التعويضات.
● لمحة عامة عن الأقسام
قد يساعد اجتماع الموظفين الجدد مع أعضاء الأقسام المختلفة والتعرف إلى آلية عمل أقسامهم في أثناء التوجيه على الشعور بالتقدير منذ البداية ومعرفة كيفية عمل الأقسام معاً لتحقيق الأهداف الشاملة للمؤسسة؛ لذا اطلب من مدير كل قسم التحدث عن هدف قسمه ووظائفه والإجابة عن أي أسئلة.
كيف تجعل برنامج التوجيه ممتعاً؟
ربما حضرت جلسة توجيه قُدِّمت فيها المعلومات بالطريقة المُعتادة، وحصلت فيها على كل المعلومات التي تحتاجها، لكنَّها كانت روتينية للغاية، ولا شك أنَّ الانطباعات الأولى عند التوظيف هامة بالنسبة إليك وإلى الموظفين الجدد عند تعريفهم بالشركة.
إذاً، ما الذي يمكن فعله لجعل المعلومات التنظيمية التي تبدو اعتياديَّةً أكثر جاذبية؟
عندما تستعرض تاريخ الشركة والعروض التقديمية التي تتحدث عن القِسم، اسمح للموظفين الجدد بطرح أي أسئلة لديهم، وأكد لهم أنَّه لا توجد أسئلة غبية، فهذا وقت التعلُّم والتفاعل، فمنحهم هذه الفرصة سيساعدهم على رؤية مؤسستك كمكان عمل يبعث على الصراحة والتشجيع؛ فالمؤسسة هي أكثر من شعار ومخطط تنظيمي فاخر.
لقد عملت بجد لتوطيد ثقافة خاصة بشركتك، وهذا هو الوقت المناسب لإظهارها؛ لذا عرِّف الموظفين الجدد إلى خلفية مؤسستك من خلال إطلاعهم على صور قديمة أو مقطع فيديو يشرح مراحل تطوُّر المؤسسة، واجعلهم جزءاً منها منذ اللحظة الأولى لتعيينهم فيها، ولكن لكل مؤسسة أيضاً رموزها الخاصة؛ إذ قد تحتوي البرامج والمنتجات والمبادرات المختلفة على اختصارات ومصطلحات المؤسسة التي لن يعرفها الموظفون الجدد؛ فاجعل تعلُّم هذه المصطلحات لعبةً؛ إذ قد يساعد استخدام الألعاب حقاً على الاحتفاظ بالمعلومات ويجعل التعلُّم ممتعاً.
ومن الجيد أيضاً استثمار فضول الموظفين الجدد وتشجيعهم على البحث عن كل شيء، مثل اكتشاف حقائق ممتعة عن زملائهم، أو أشياء مثيرة للاهتمام عن المبنى، أو أشياء غريبة في المكتب.
لماذا يجب أن تستثمر في توجيه الموظفين الجدد؟
يوفر توجيه الموظفين الجدد وإعدادهم الكثير من الفوائد، مثل زيادة نسبة الاحتفاظ والتفاعل والإنتاجية؛ إذ إنَّ إقامة علاقة جيدة مع الموظفين الجدد منذ البداية هو الذي يُحدِث فرقاً كبيراً.
يترك التوجيه الانطباع الأول لدى جميع الموظفين الجدد، والانطباعات الأولى هامة جداً؛ حيث وجد البحث الذي أجرته مجموعة براندون هول جروب (Brandon Hall Group) وجلاس دوور (Glassdoor) أنَّ أرباب العمل الذين لديهم عملية إعداد متينة استطاعوا تحسين الاحتفاظ بنسبة 82٪ والإنتاجية بنسبة تزيد عن 70٪، ولكن وفقاً لمؤسسة ديجيتيت (Digitate): إذا شعر الموظف أنَّ لديه عملية إعداد سيئة، يصبح احتمال بحثه عن وظيفة جديدة أكبر بمرتين.
يضع التوجيه الأساس للوقت الذي سيقضيه الموظفون الجدد في المؤسسة، ويزوِّدهم بالمعلومات التي يحتاجون إليها للقيام بعملهم بفاعلية، ويشجعهم على الشعور بالثقة وطرح الأسئلة والتكيف بسرعة أكبر، ولكن بدون التوجيه، يشعر الموظف الجديد أحياناً بعدم الارتياح في منصبه الجديد ويستغرق وقتاً أطول للوصول إلى إمكاناته الكاملة.
وكل هذا يصبح أكثر إلحاحاً إذا كان موظفوك يعملون عن بُعد، ولكنَّ حصولهم على المعلومات نفسها، بغض النظر عن موقعهم، سيكون له أثرٌ كبيرٌ في نجاحهم في مؤسستك، وبالتأكيد سيتعين عليك تعديل برنامجك قليلاً، ولكن تأكد من بذل القدر نفسه من الجهد في إعداد الفِرق التي تعمل معها وجهاً لوجه، والفِرق التي تعمل معها عن بُعد.
خصص أيضاً وقتاً لموظفيك الذين يعملون عن بُعد لمقابلة بقية الفريق عبر مؤتمر بتقنية الفيديو؛ فمن الهام أن يشعروا بأنَّهم جزء من الفريق حتى لو كانوا منتشرين في جميع أنحاء البلاد أو العالم، وبهذه الطريقة سوف يتعرفون إلى بعضهم بعضاً ويفهمون كيفية تفاعل أدوارهم، وإضافةً إلى ذلك سوف يستفيد الموظف الذي يعمل عن بُعد أيضاً من خلال معرفة مسؤوليات وظيفته وما يمكن توقُّعه منها.
