تدرك معظم الشركات أهمية تدريب الموظفين وترغب في التعمق فيه، وفي حين أنَّ هذا الحماس رائع، إلا أنَّه يتجاهل خطوة حاسمة، وهي إجراء تحليل الاحتياجات التدريبية (TNA) التي تُعَدُّ خطوتك الأولى لتطوير برنامج تدريبي ناجح. يتناول هذا المقال الأنواع الرئيسة من التحليلات والمنهجيات الشائعة ومثال عن تحليل الاحتياجات التدريبية للبدء منه، فقد حان الوقت لتدريب أفضل. تابِع القراءة لمعرفة المزيد.
ما هو تحليل الاحتياجات التدريبية؟
ينظر تحليل الاحتياجات التدريبية نظرةً شاملةً إلى شركتك وأهدافها العامة قبل التعمق في مختلف أنواع التدريب الملموس الذي تحتاجه، على سبيل المثال: قد تحتاج شركتك إلى تدريب أكثر حزماً أو تدريب متنقل عند الطلب بسبب الموظف أو ملف تعريف المخاطر بناءً على هذا التقييم.
يُعَدُّ إجراء تحليل الاحتياجات التدريبية قبل البدء بإعداد برنامجك التدريبي خطوةً حاسمةً لتطوير مواد تدريبية أكثر فاعليةً والاستفادة من وقت الإنتاج على نحوٍ أفضل.
يتناول هذا المقال أساسيات إجراء تحليل الاحتياجات التدريبية لبرنامج التعلم، بما في ذلك:
- الأنواع المختلفة لتحليل الاحتياجات التدريبية.
- منهجيات مفيدة لإجراء تحليل.
- متى يجب إجراء تحليل الاحتياجات التدريبية.
- مثال عن تحليل الاحتياجات التدريبية للعمل منه.
أنواع تحليل الاحتياجات التدريبية:
هناك ثلاثة أنواع أساسية من تحليل الاحتياجات التدريبية:
- المعرفة.
- المهارات.
- القدرات.
لننظر إلى كل منها بالتفصيل:
● المعرفة
إذا كانت شركتك توظِّف موظفين حديثي التخرج على وجه التحديد، فإنَّ تحليل الاحتياجات التدريبية لقاعدة معارفهم أمرٌ بالغ الأهمية.
إنَّ حماستك وطاقتك مفيدتان للغاية، ولكن عندما يبدأ التطبيق العملي، عليك التأكد من أنَّ موظفيك ضليعون في مجال عملك، ومطَّلعون على أمور مثل لوائح التعليمات والقضايا المتعلقة بالامتثال والإجراءات وأفضل الممارسات.
● المهارات
مع انضمام الموظفين الشباب إلى القوى العاملة، وبوجود كبار الموظفين الذين لديهم قاعدة معرفية واسعة، يصبح تحليل الاحتياجات التدريبية للمهارات أمراً بالغ الأهمية.
لا يغطِّي هذا النوع من التحليل المهارات العملية لإنجاز المهام فحسب؛ بل يشمل أيضاً المهارات الناعمة مثل العلاقات مع العملاء والعمل مع أشخاص آخرين، وفي بعض الأحيان يغطِّي تقنيات جديدة أو غير مألوفة.
● القدرات
هل لدى موظفيك القدرة على حل المشكلات وإدارة المخاطر؟ وهل هم قادرون على إدارة أنفسهم وتحديد الأهداف التي تساعدهم على تحقيق النتائج؟
كلما كان موظفوك أكثر استقلاليةً وتمكيناً، زادت إنتاجيتهم وتفانيهم في عملهم وفي شركتك، فإنَّ تقييم قدرة الموظفين على اتخاذ القرارات والتوجه نحو اتخاذ إجراءات بأنفسهم سيساعد على نمو عملك.
طرق تحليل الاحتياجات التدريبية:
بعد أن تعرَّفتَ إلى أنواع التحليل المختلفة، لنلقِ نظرةً على أساليب إجراء هذا التحليل، فهناك مجموعة متنوعة من طرائق تحليل الاحتياجات التدريبية.
ليست كل طريقة مناسبة لكل شركة، فاختر أفضل طريقة تناسب أهدافك مما يلي:
- الاستبيانات.
- المراقبة.
- المقابلات.
- تدقيق العمل.
- التقييمات.
- التحليل التنافسي.
● الاستبيانات
رغم أنَّه لا يمكِن الاعتماد على الإبلاغ الذاتي، إلا أنَّه بدايةٌ جيدةٌ. ما مدى كفاءة موظفيك؟ وما المهارات التي يرغبون في التدرب أكثر عليها؟
● المراقبة
عندما يكون ذلك ممكناً، قد يكون تسجيل الملاحظات المنتظمة طريقةً رائعةً لتحليل الاحتياجات التدريبية، حيث تعتمد هذه الطريقة على تسجيل ملاحظات متعددة بمرور الوقت، مما يجعلها غير رسمية وغير معلن عنها، ولكن يجب أن يعرف الموظفون أنَّ هذه الملاحظات ليست عقابيةً وإنَّما لأغراض التدريب فقط.
● المقابلات
كل شخص من المديرين إلى الموظفين المسؤولين عن رَكن السيارات لديه ما يقوله عن الشركة، وفي حين أنَّ هذا النوع من المقابلات الشاملة قد لا يكون ضرورياً، إلا أنَّ التحدث مباشرةً مع المديرين والمشرفين حول آرائهم يمثِّل بدايةً رائعةً.
● تدقيق العمل
هذه هي المرحلة الجامعة لكل شيء. هل يعكس العمل المُنجَز المعرفة والمهارات والقدرات المناسبة التي تتوقعها لدورٍ أو منصبٍ معيَّن؟ وهل هو جيد أم هناك مجالات يمكِن تحسينها؟
● التقييمات
اعتقدنا جميعاً أنَّ الاختبارات الصعبة قد انتهت عندما تخرَّجنا من الكليَّة، ولكن إحدى الطرائق لتقييم معرفة الموظف بسرعة هي إجراء تقييم قصير متعدد الخيارات عبر الإنترنت.
● التحليل التنافسي
أخيراً، من الهام أن تعرف مكانك في مجال عملك. كيف يُبلي أقرب منافسيك؟ وهل أرقام مبيعاتهم أعلى؟ وهل تصنيف رضا عملائهم أفضل؟ إذا كان الأمر كذلك، فماذا يفعلون لتحقيق ذلك؟ هذا لا يعني أنَّه يجب عليك تغيير نموذج عملك بالكامل، ولكن ربما يمكِن لموظفيك استخدام تجديد سريع للمعلومات في مجال معيَّن يجعلهم أكثر قدرةً على المنافسة.
متى يجب إجراء تحليل الاحتياجات التدريبية؟
الإجابة باختصار هي: قبل أن تبدأ التدريب.
إنَّه مفهوم بسيط، تخيَّل أنَّك تريد الذهاب إلى الصحراء لأول مرة، ولكن ليس لديك أيَّة فكرة عن مكانها. علاوة على ذلك، لا يمكِنك العثور على الكمبيوتر الذي قد تستخدمه لمعرفة مكانها، ولا يمكِنك العثور على خريطة لتحديد موقع أقرب مكتبة للحصول على أطلس، وليس لديك هاتف لطلب المساعدة؛ أي ليس لديك أي من الأدوات أو الموارد التي تحتاجها حتى لبدء التخطيط لرحلتك.
يحدد تحليل الاحتياجات التدريبية بالضبط من أين تبدأ وما الذي تحتاجه شركتك لتحقيق أهدافها.
كيف تجري تحليل الاحتياجات التدريبية؟
تُجري إحدى الشركات تحليلاً كاملاً لاحتياجات التدريب للشركات التي تعمل معها قبل أن تبدأ في تطوير برامجها التدريبية. إليك مثالاً عن تحليل الاحتياجات التدريبية بناءً على تلك التي أنشأتَها للشركات التي تعمل معها.
الخطوة 1: تطوير ملف تعريف الشركة
من خلال العمل عن كثب مع مديري الشركة والموارد البشرية، تساعدهم في تطوير ملف تعريف الشركة الذي يتضمن المستويات الحالية للتوظيف.
تنظر أيضاً إلى أنواع المناصب داخل الشركة وتذكر المعرفة والمهارات والقدرات المطلوبة لكل منصب، وقد يشمل ذلك أموراً مثل مستويات التعليم والخبرة في المجال عموماً. وهذه نظرة عامة رفيعة المستوى تُستخدَم بمثابة خريطة للمضي قدماً.
الخطوة 2: طرح الأسئلة الكبيرة على نفسك
من الجيد دائماً تقييم استراتيجية التدريب مرةً واحدةً في السنة على الأقل أو عند بدء برنامج تعليمي جديد، فمن الواضح أنَّه سيكون لديك العديد من الأسئلة لتطرحها خلال هذه العملية، ولكن هذه أسئلةٌ جيدةٌ وعالية المستوى لبدء التفكير فيها.
- ما هي أهداف شركتك؟ من الهام أن يظلَّ برنامجك التدريبي متوافقاً مع أهداف شركتك في أثناء تطوُّرها؛ لذا استشِر القيادة للتأكد من أنَّ الشركة تسير في الاتجاه الصحيح، واحرص على أخذِ آراء فريق التدريب في الحسبان أو على الأقل أطلِعه على آخر المستجدات عندما تتغير الأهداف.
- ما هي أهدافك التدريبية؟ مثلما تتطور أهداف شركتك بمرور الوقت، كذلك تتطور أهدافك التدريبية. فكِّر فيما تحتاجه وتريده من برنامجك التدريبي.
- ما هو عائد الاستثمار الحالي أو المنشود؟ هذا سؤال صعب دائماً، ولكن لا بُدَّ من طرحه، فاعمل مع فريق التدريب لتحديد مقاييس نجاح جيدة، وتأكَّد من انسجامها مع أهداف شركتك والتدريب.
- هل لديك الفريق المناسب؟ بعد تحديد الأهداف وتحليل الاحتياجات، ستحتاج إلى فريق مستعد للتعامل معها، وربما تحتاج إلى تعيين مصمِّم تعليمي آخر، أو شخص لديه خبرة في التعلم المتنقل، ويمكِنك أيضاً التفكير في الاستعانة بمصادر خارجية لأجزاء من مهام تطوير التعلم، فابدأ التفكير في هذا في وقت مبكر من تحليلك لتضمن أنَّ فريقك المناسب مستعدٌّ عند بدء التطوير.
الخطوة 3: التأكد من الامتثال
قد يؤدي عدم الامتثال إلى انهيار العديد من الشركات؛ لذلك يجب إلقاء نظرة فاحصة على أي تراخيص أو لوائح مطلوبة تحتاجها شركتك للتأكد من أنَّك مطَّلع على آخر المستجدات. فقد يشمل ذلك أشياء مثل برامج التدريب الإلزامية وقواعد السلوك للموظفين جميعاً، ولكنَّه يشير أيضاً إلى احتياجات التدريب الخاصة بالقسم.
الخطوة 4: التخطيط المستقبلي
في هذه الخطوة، يُطلَب من الشركات أن تفكر بعمق فيما تحاول تحقيقه في شركاتها عموماً، وما تريده من التدريب على وجه التحديد. وباستخدام المقابلات والاستبيانات، تحصل على صورة واضحة عن مستقبل الشركة.
الخطوة 5: تحليل مواد وأساليب التدريب الحالية
تدرك العديد من الشركات أهمية تدريب الموظفين، وتستخدم بعض المواد والأساليب.
أجرِ تقييماً لمعرفة ما ينجح وما يمكِن تعديله وما هو غير فعَّال، وإذا كنتَ تقوم بذلك من أجل تدريبك الخاص، فتأكَّد من إلقاء نظرةٍ فاحصةٍ على مجالات مبادراتك التدريبية الحالية جميعها والمخطط لها، وتعمَّق في أدوات التعليم الإلكتروني المتوفرة لديك.
الخطوة 6: وضع التوصيات
أخيراً، بعد تقييم شركتك الحالية وأهدافها وأساليب التدريب الحالية، يمكِنك تقديم توصياتٍ لبرنامجك التدريبي في هذه المجالات الرئيسة:
- أساليب تقديم التدريب.
- الممارسات المتَّبَعة في التوظيف وترك العمل.
- فجوات التعلم وعيوبه.
- التوجهات السائدة في المجال الجديد أو التكنولوجيا الجديدة.
- آخر المتطلبات التنظيمية.
- التغييرات لتعزيز تفاعل الموظفين.
- التحديثات لتقليل تكاليف التدريب والموارد.
- تعقُّب النتائج وتقييمها بمرور الوقت.
- معالجة أيَّة مخاوف تتعلق بإمكانية الوصول.
تُعَدَّل هذه التوصيات لتلائم احتياجات شركتك الخاصة، وليس وفقاً لمبدأ حل واحد يناسب الجميع. ربما تكون المعلومات التي يوفرها تدريبك رائعةً، ولكنَّها تحتاج إلى طريقة تقديم حديثة، أو ربما تحتاج إلى إصلاح شامل، فضع قائمةً بالتوصيات، وحدِّد التوصيات ذات الأولوية القصوى، وابدأ العمل من هذه النقطة.
