أنت تدرك أهمية تدريب موظفيك، وقد بذلت الوقت والمال لتلبية احتياجاتهم من خلال توفير أفضل الدورات التعليمية لهم، ولكن بعد ستة أشهر، تدرك أنَّ بعضهم لم يحصل على شهادات؛ وذلك لأنَّهم لم يكملوا ساعات التدريب المطلوبة، وأنَّك بحاجة إلى معالجة بعض مشكلات الامتثال في الوظيفة، وتدرك أيضاً أنَّك لم تفكر في كيفية تتبع تدريب الموظفين على الرغم من التخطيط الدقيق لأشهر عدة، وقد تكون أداة تتبُّع تدريب الموظفين أداة ثمينة للتأكد من أنَّ الجميع على المسار الصحيح، ومن امتثالهم، ومواظبتهم على التدريب؛ لذا إليك بعض الخيارات والطرائق لتتبع التدريب على نحو صحيح.

ما أهمية تتبُّع تدريب الموظفين؟

يُعدُّ تتبُّع تدريب الموظفين أمراً بالغ الأهمية؛ حيث يترك نحو 40% من الموظفين وظائفهم الجديدة في غضون عام عندما يكون التدريب الذي يتلقونه غير كافٍ، مما يؤثر سلباً في أرباحك كونك أنفقت المال في إعدادهم، إضافة إلى أجورهم الشهرية.

بالإضافة إلى ذلك، بالنسبة إلى الأعمال شديدة التنظيم التي قد يؤدي عدم الامتثال ونقص الشهادات فيها إلى إغلاق مؤسستك بالكامل، يضمن لك تتبع تدريب الموظفين أنَّ كل شخص لديه ما يحتاج إليه للعمل بأمان وبشكل قانوني، وهذا هام في الأعمال، لا سيما البناء والرعاية الصحية، وفي أية وظيفة تعمل بموجب عقد حكومي.

أخيراً، قد تساعدك معرفة من تدرَّب ومن لم يتدرَّب على فهم ما يحدث مع موظفيك، على سبيل المثال، إذا كنت ترى أخطاء مستمرة في مجال معين من شركتك، يمكنك مراجعة سجلات التدريب لمعرفة ما إذا كان الموظفون الذين يرتكبون الخطأ قد تلقوا التدريب الكافي، فقد يمنع ذلك سوء التفاهم بين المشرفين والموظفين، ويزيد الإنتاجية في مكان العمل، ويوفر عموماً بيئة أفضل وأكثر تعاوناً.

كيف تتَّبع الشركات الصغيرة والكبيرة تدريب الموظفين؟

في هذه الأيام، أفضل طريقة لتتبُّع تدريب الموظفين هي استخدام نظام إدارة التعلم (LMS)، الذي هو اختصار في اللغة الإنجليزية جمعت حروفه أوائل الكلمات الآتية:

  • Learning: التعلم.
  • Management: إدارة.
  • System: نظام.

 لإدارة تطبيق برنامج تدريب الموظفين وتتبُّع المشاركة والنتائج وتواريخ الإنجاز.

بالتأكيد، يمكنك استخدام جدول بيانات إكسيل (Excel) أو رسائل البريد الإلكتروني أو نظام الثقة (honor system)، ولكن إذا كان لدى شركتك عدد أكبر من الموظفين، فسيكون الأمر أصعب، قد تستفيد حتى أصغر الشركات من تكريس الوقت في اختيار أساليب أفضل وتنفيذها لقياس تدريب الموظفين، ومع ذلك، لا تُصمَّم جميع أنظمة إدارة التعلم بالطريقة نفسها.

عندما يتعلق الأمر بخيارات نظام إدارة التعلم (LMS) التي تتَّبع تدريب الموظفين بفاعلية أكبر، اتخذ هذه الخطوات لتجد أفضل ما يناسب شركتك:

  • إشراك الجميع ومنحهم ما يحتاجون إليه.
  • التركيز على ما تحتاج إليه بالفعل وليس على الكماليات.
  • البحث عن نظام إدارة التعلم (LMS) الذي يلبي تلك الاحتياجات.
  • البحث عن نظام إدارة التعلم (LMS) الذي يمكن أن يتطور معك.
  • إنشاء عملية لمراجعة التقارير التي يقدِّمها نظام إدارة التعلم (LMS).

لنناقش كلاً منها بمزيد من التفصيل.

1. إشراك الجميع ومنحهم ما يحتاجون إليه

يجب موافقة المديرين التنفيذيين، والموارد البشرية، وأصحاب المصلحة على تبنِّي أداة جديدة لتتبع تدريب الموظفين، كما يحتاجون إلى أدوات لفهم خياراتهم.

إذا كنت مسؤولاً عن اختيار نظام إدارة التعلم الجديد (LMS) لشركتك، فاحرص على اكتساب تأييد الجميع من خلال توضيح أهمية تتبع تدريب الموظفين من حيث تقليل معدل دوران العمالة وخفض التكاليف ومواصلة الامتثال لجميع القواعد واللوائح التي تحكم مجال عملك، وبمجرد أن يفهم الجميع الفوائد من حيث الوقت والمال والعمليات القانونية، انتقل إلى الخطوة الثانية.

2. التركيز على ما تحتاج إليه بالفعل وليس على الكماليات

عليك أن تدرك ما الذي تبحث عنه بالضبط في نظام إدارة التعلم (LMS)، فإذا كانت مثلاً شركة البناء بحاجة إلى تتبع التغييرات في الامتثال واللوائح، عليك أن تتأكد إن كان في إمكان نظام إدارة التعلم (LMS) الذي تستخدمه القيام بذلك.

يجب على مقدمي الرعاية الصحية الحفاظ على تراخيصهم من خلال التعلم المهني المستمر، وإذا لم يكن في مقدور نظام إدارة التعلم (LMS) في عيادتك مثلاً تتبع ذلك، فهو ليس الخيار المناسب لك.

تأتي بعض خيارات نظام إدارة التعلم (LMS) مع ميزات إضافية لإعداد التقارير والتحليلات التي قد لا تحتاج إليها أبداً، وقد تبدو جذابة، ولكن تأكد من أنَّ هذه الميزات الإضافية تستحق السعر الإضافي.

3. البحث عن نظام إدارة التعلم الذي يلبي تلك الاحتياجات

إذا كنت تقدِّم برنامجاً تدريبياً على مستوى الشركة لجميع الموظفين كل ثلاثة أشهر، فربما ما تحتاج إليه هو نظام إدارة التعلم (LMS) الذي يتتبع ببساطة إكمال الدورة، أو ربما تحتاج شركة الرعاية الصحية الكبيرة إلى التأكد من حصول جميع الكادر الطبي على شهادات حديثة أو التدريب الذي يحتاجون إليه بالإضافة إلى فهم شامل لقانون الامتثال "نقل التأمين الصحي والمساءلة" (HIPAA)، وإذا لم يتمكن نظام إدارة التعلم (LMS) من تتبع الشهادات، فسيكون هذا أمراً صعباً على كافة المستويات.

ترغب معظم الفرق التنفيذية أيضاً في إلقاء نظرة شاملة على أداء الموظفين ونشاطهم والذي يمكن تجميعه وتوزيعه بسرعة من أجل مراجعات الموظفين أو تقييماتهم؛ لذا انظر ما إذا كانت خياراتك تراعي هذا الأمر.

أياً كان ما تحتاج إليه، احرص على أن يلبي نظام إدارة التعلم (LMS) تلك الاحتياجات، ويقدِّم دعماً تقنياً وخدمة عملاء ممتازة، ومتوافقاً مع التكنولوجيا الموجودة لديك فعلياً، أما إذا كانت تقنيتك قديمة، فمن الجيد معرفة التغييرات التي عليك إجرائها للتحديث والتوسع لاستيعاب النظام الجديد وما إذا كانت شركتك مستعدة لإجراء هذه التغييرات.

السبب الأول الذي يجعل الناس يبحثون عن نظام إدارة تعلُّم (LMS) جديد هو ضمان الامتثال، والسبب الثاني هو قدرته على دمج برامج التعلم الموجودة فعلياً في نظام أساسي سهل الاستخدام؛ لذا حدد هدفك الأساسي، ثم انتقل إلى الخطوة الرابعة.

4. البحث عن نظام إدارة التعلم (LMS) الذي يمكن أن ينمو معك

ركز على ما تحتاج إليه بالضبط، ولكن أبقِ عينك على المستقبل، ربما تضم عيادة طب الأسنان لديك عشرة اختصاصيين في صحة الأسنان وطبيبا أسنان، ولكن لديك خطط كبيرة لزيادة حجمها أربع مرات خلال السنوات القليلة المقبلة، وقد لا تحتاج أبداً إلى ميزات معينة (انظر الخطوة الثالثة)، لكنَّك تريد أداة تتبع لتدريب الموظفين قابلة للتطوير، بغض النظر عن أهدافك.

هناك مجموعة متنوعة من خيارات نظام إدارة التعلم (LMS) الرائعة للاختيار من بينها، ولكن فيما يلي ثلاث قوائم لتبدأ بها لمراجعة خياراتك:

  1. مجلة بي سي ماجازين (PC Magazine).
  2. إي ليرنينغ إندستري (eLearning Industry).
  3. فيت سمول بزنس (FitSmallBusiness).

5. إنشاء عملية لمراجعة التقارير التي يقدمها نظام إدارة التعلم

أنت تضيف بيانات الموظفين وتعتقد أنَّ العملية انتهت، ولكن يمكن لنظام إدارة التعلم (LMS) إنشاء تقارير مفصلة ومذهلة ليس عن إكمال الدورة التدريبية والشهادات، وعما يلي أيضاً مثل:

  • إكمال التدريب والتواريخ.
  • نتائج التقييم.
  • رضا الموظفين عن التدريب.
  • تسهيل عملية إجراء التقييمات.
  • الوقت المُسجَّل في وحدات التدريب.

يمكن لنظام إدارة التعلم عالي الجودة تقديم أفكار عن شعور الموظفين تجاه التدريب نفسه والأشخاص الذين يُسهِّلونه، مما يساعدك على تطوير برامج تدريب مفيدة وجذابة لإبقاء الموظفين سعيدين وتقليل الخلافات في أثناء التدريب؛ لذا أنشئ عملية مستمرة لمراجعة هذه الأفكار لتحسين تدريبك بمرور الوقت.