إنَّ عملية تأهيل الموظف هي عملية تتضمن تعريف الموظفين الجدد ببيئة عملهم وثقافتهم الجديدة، فهي واحدة من أهم الخطوات التي يمكنك اتخاذها في عملية التوظيف ويتعلق الأمر كله بعملية الإدماج، وتوفير الأدوات التي يحتاج إليها الموظف ليصبح عضواً فاعلاً في الفريق.
إذاً، هل يتغير ذلك عندما تعمل افتراضياً؟ نظراً لأنَّ معظم الأشخاص يعملون الآن من المنزل، أو بين المنزل والمكتب، فقد تجد الشركات معظمها صعوبةً في إدارة برامج التأهيل الخاصة بها.
يضمن إجراء هذه الخطوة إجراءً صحيحاً شعور الموظفين الجدد بأنَّه مرحب بهم بوصفهم جزءاً من الفريق؛ بحيث يمكنهم تعرُّف زملائهم، وفهم سياسات وقواعد المنظمة، ومنحك فرصة أفضل للاحتفاظ بالموظفين الجدد.
من خلال هذه العملية، يمكن للموظفين الجدد تعلُّم وفهم توصيفاتهم الوظيفية، ووضع أهداف واضحة للأشهر القليلة الأولى في العمل، إذ يكتسبون فهماً أفضل لثقافة الشركة الجديدة وقيمها؛ بحيث يمكنهم إنشاء علاقات هادفة ومهنية مع فريقهم الجديد حتى لو لم يلتقوا بهم شخصياً.
فوائد تأهيل الموظفين
● زيادة تفاعل الموظفين
تتعلق عملية التأهيل بإدماج الموظفين الجدد وجعلهم يشعرون بأنَّهم مطلوبون ومرحَّب بهم في الشركة. كما تُظهر لأعضاء فريقك الجدد أنَّ عملك يُقدر مهاراتهم ويرغب في العمل معهم. تتضمن عملية التأهيل التدريب وتزويد الأعضاء الجدد بالأدوات اللازمة ليبقوا منتجين.
● طمأنة الموظفين
قد يكون بدء عمل جديد أمراً مشوقاً، لكنَّ الموظفين الجدد سيشعرون بالقلق وفي أغلب الأحيان يكونون مترددين بشأن الوظيفة. إنَّ بدء العمل بداية صحيحة من خلال إنشاء جو ترحيبي وودود، سيمنح الموظف الجديد الشعور بالطمأنينة في اتخاذ القرار الصحيح.
● تقديم مفهوم يتعلق بآلية عمل الشركة
تتضمن عملية التأهيل تعريف الموظف الجديد بثقافة الشركة، إذ يساعد ذلك على تحديد أدوارهم وكيف يمكنهم مساعدة الشركة على تحقيق أهدافها، كما توضح أنَّه في إمكانهم العمل على أن يكونوا جزءاً من الفريق الذي يساهم في تحقيق الأهداف الكبرى للشركة.
خطوات إنشاء برنامج التأهيل الافتراضي للموظف
1. تهيئة الموظف
يجب عليك التواصل بوضوح مع الموظف الجديد في جميع خطوات عملية التأهيل. هيِّئ الموظف الجديد من خلال الدردشة الخاصة بشركتك وتطبيقات الاجتماعات الافتراضية، فذلك يسمح لك بإجراء مناقشات مرتجلة سريعة عند الضرورة.
أرسل له بريداً إلكترونياً يتضمن كل ما يحتاج إلى معرفته، بما في ذلك وقت البدء، ومعلومات عن المعدات وكلمات المرور وإمكانية الوصول. قدِّم تفاصيل عما تحتاج إليه الموارد البشرية لإجراء عملية التأهيل، والمستندات التي سيحتاجون إليها مثل بطاقات التعريف.
2. معرفة نظم وإجراءات التكنولوجيا الجديدة
اشرح للموظفين الجدد عن التقنيات المستعملة في عملك وكيف ستساعدهم على تحقيق أهدافهم، وساعدهم على تعرُّف البرامج والمعدات المستعملة في مؤسستك وكيف يمكنهم استعمالها. هذا هو الوقت المناسب لتنظيم التدريب على التكنولوجيا أو الأنظمة الخاصة بك؛ لذلك، خصِّص وقتاً لتعريف الموظفين بأنظمة مؤسستك واكتشاف فيما إذا كانوا على علم بأيٍّ منها.
3. مقابلة أعضاء الفريق الجدد
يمكنك إنشاء اجتماع افتراضي للتأكد من أنَّ الموظفين الجدد يقابلون الموظفين الآخرين، وتقديمهم تقديماً مناسباً، ولكنَّك لست مضطراً إلى القيام بذلك؛ إذ يمكنك السماح للموظفين الجدد بالقيام بذلك بأنفسهم بالطريقة التي تناسبهم، فهذه فرصة رائعة للأعضاء الجدد لمقابلة الموظفين الأساسيين وفهم دور كل منهم في الشركة.
4. استعراض التوصيف الوظيفي
خصِّص وقتاً لشرح التوصيف الوظيفي للموظف الجديد وإعطاء مزيدٍ من التفاصيل عن أدواره ومسؤولياته. أطلِعه على توقعات الشركة، وتأكد من تحديد الأهداف التي يجب عليه تحقيقها خلال فترة زمنية محددة. بهذه الطريقة، يمكن للموظفين الجدد تحديد أدوارهم وتعرُّف الفِرق المختلفة التي يمكنهم استشارتها عندما يواجهون مشكلات متعلقة بالعمل. يمكن أن تبدأ الأهداف بداية سهلة، مثل التواصل مع بعض أعضاء فريقك الأساسيين.
5. استعراض الأهداف والغايات
هيِّئ برنامج تدريب وظيفي يمكِّن الموظفين من معرفة أدوارهم في المنظمة وتحقيق أهدافهم وأهداف الشركة. خصِّص وقتاً لتشرح لهم أهداف الشركة وتُحدِّد هدفاً لكل منهم.
زوِّد موظفيك الجدد بالمهام بعد تدريبهم في الأيام أو الأشهر القليلة القادمة، وحدِّد أياماً للتواصل يمكن من خلالها تحديد إلى أيِّ مرحلة وصلوا في إنجاز المشاريع. يمكنك أيضاً تنظيم اجتماع أسبوعي لمناقشة تقدُّم الموظفين وطرح الأسئلة، كما يجب أن توضح أنَّك موجود دائماً لتقديم المساعدة إذا كان لديهم أسئلة أو مخاوف.
6. التعلم والتطوير
حدِّد نوع التدريب الذي يجب أن يحصل عليه كل موظف بحسب خبرته في العمل ومؤهلاته، واستفد من هذا الوقت لتعريف الموظفين الجدد بتجهيزات الشركة أو برامجها اللازمة لأداء مهامهم، وحتى إذا كان الموظف الجديد لديه خبرة سابقة في بعض البرامج التي تستعملها، فمن المفيد تقديم دورة تدريبية لتحديث المعلومات.
7. الكوتشينغ والمنتورينغ
قد يمثِّل العمل ضمن بيئة جديدة تحدياً للموظفين الجدد، لا سيما إذا لم يكونوا على علم بالمكان أو الأشخاص أو يعملون عن بُعد. خذ الوقت الكافي لتسجيل الموظفين الجدد في برامج الكوتشينغ أو المنتورينغ، وجدوِل مكالمات منتظمة لتحديد مقدار تقدُّمهم واسألهم عن شعورهم تجاه وظيفتهم الجديدة. يساعد الكوتشينغ الموظفين على التكيف جيداً مع أدوارهم الجديدة وفهم ما تستلزمه وظيفتهم.
يعتمد الحصول على موظفين جدد ليصبحوا مساهمين وقيِّمين جداً، على استراتيجية التأهيل الخاصة بك. وإنَّ جزءاً كبيراً من إنشاء برنامج تأهيل الموظف الناجح، سواء كان شخصياً أم افتراضياً، يعتمد على تقدير الموظف.
