جميعنا نشعر بالضغط في أثناء بناء منظمات ذكية وتؤمن بالابتكار، ويصنع القادة ومنظماتهم مؤسسة تعليمية من خلال إنشاء بيئات آمنة وتشاركية؛ إذ يمكن للناس تحديد المشكلات وحلها والتخطيط معاً واتِّخاذ قرارات تعاونية وحل النزاعات الخاصة بهم وإدارة ذواتهم بصفتهم بالغين مسؤولين، إذاً عقلية التيسير ومهاراته هي عناصر أساسية لتأسيس منظمة تعليمية حقيقية.
ماذا يعني الميسِّر؟
تتمثلُ مَهمَّةُ الميسِّر في دعم الجميع لبذل قصارى جهدهم، فهو يُنشِئ بيئةً يُشجِّع فيها الجميع على المشاركة وفهم وجهات نظر بعضهم بعضاً وتقاسم المسؤولية. عند القيام بذلك يساعد ميسِّر الفريق الأعضاء على البحث عن حلول مناسبة وإنشاء اتفاقيات دائمة.
بعض الفِرَق ليست بحاجة إلى هذا النوع من المساعدة؛ مثل الفِرَق التي تكون اجتماعاتها قائمة إلى حدٍّ كبير على تبادل المعلومات والإعلانات والتقارير، أو الفِرَق التي تجتمع بصورة منتظمة لاتِّخاذ قرارات روتينية حول المشكلات المعتادة مثل جدولة المهام، ويمكن معالجة هذه الأنواع من المشكلات دون الحاجة الماسَّة إلى تيسير الاجتماع.
ماذا عن التحديات الصعبة التي تواجهها الفِرَق؟ على سبيل المثال يتكون فريق إطلاق منتج من الأعضاء المسؤولين عن التصميم والتسويق والتصنيع وخدمة الزبائن، وعلى الرغم من الهدف المُشترَك المُتمثِّل في زيادة المبيعات، إلَّا أنَّ الأُطرَ المرجعيَّة الخاصة بهم مختلفة تماماً، وما يبدو منطقياً لأحدهم قد يفرض الكثير من المتطلبات على الآخر، ومن المحتمل أيضاً أن تكون أساليب التواصل بين الأشخاص مختلفة تماماً، لكنْ ما هي احتمالية تحفيز الفِرَق على أداء المهام المطروحة؟
تواجه الفِرَق مشكلات أخرى منها توضيح الأدوار في المشاريع التي لم يُنفَّذ مثلها مسبقاً، وحل النزاعات عالية المخاطر وما إلى ذلك، وفي مثل هذه المواقف ستتخذُ الفِرَق قرارات أفضل إذا تبنَّت عقلية التيسير واتَّبعت مهاراته لدعمها لبذل قصارى جهدها، ويتحقق ذلك غالباً من خلال إعداد دليل ميسِّر لمساعدة قائد الاجتماع عند تيسير الاجتماع ومن خلال تطبيق مهارات تيسير الفِرَق الأساسية.
إذاً إلى أي مدى تُطبَّق عقلية التيسير في مؤسستك؟
ما الفارق بين المدرب والميسر؟
يُعَدُّ التدريب والتيسير نشاطين مختلفين، ومن ممكن أن يتطلبا نفس المهارات أو بعض المهارات المختلفة، وغالباً ما يكون المدرِّب خبيراً في المحتوى، بينما يكون الميسِّر خبيراً في العملية، ويستخدم المدرِّب المحاضرات ويقدِّم العروض ويُشرف على التدريب على المهارات ويصحِّح أخطاء المتعلمين، في حين يقود ميسِّر الاجتماع المناقشات ويساعد المشاركين على التعلُّم من تجاربهم الخاصة والمعلومات المُتبادلة.
قد يقود المدرِّب مناقشة حول محتوى الدورة، ويركِّز المُيسِّر أكثر في عملية المناقشة، وغالباً ما يتضمن التدريب على مهارات التيسير مهارات التدريب.
نقدم لك فيما يلي بعض الاختلافات الشائعة بين المدرب والميسِّر:
1. التركيز:
المدرِّب: يركز في الأمور التي تجري مناقشتها لإنجاز عمل الفريق.
الميسِّر: يركز في طريقة تقدُّم المناقشة للحفاظ على تماسُك الفريق وتعزيز المساهمة.
2. الاهتمام:
المدرِّب: يهتم بالمحتوى والمَهمَّة والهدف والنتيجة.
الميسِّر: يهتم بالأساليب والعملية ومشاركة الجميع وآليات عمل الفريق.
3. المعرفة المطلوبة:
المدرِّب: الخبرة في الموضوع.
الميسِّر: الخبرة في آليات عمل الفِرَق.
4. الكفاءات:
المدرِّب:
- الاستعداد للتعليم.
- تحديد بيئة التعلُّم.
- استخدام مبادئ تعلُّم الكبار.
- استخدام المحاضرات.
- إجراء المناقشات.
- إجراء نشاطات التعلُّم وتقديم العروض التوضيحية والتدريب على المهارات وما إلى ذلك.
- تقديم التغذية الراجعة للمتعلمين.
- التعامُل مع المشكلات التي تواجه المتعلمين.
- تقييم أداء المهارات.
- استخدام الوسائل السمعية والبصرية.
الميسِّر:
- التخطيط للاجتماعات باستخدام جداول الأعمال.
- تهيئة مناخ منتج والبدء بالمناقشات.
- مساعدة الفريق على التركيز في تحديد النتائج والوصول إليها.
- مساعدة الفريق على التواصل بصورة فعَّالة.
- الدعم والتشجيع على المشاركة.
- تعزيز الاكتشاف الذاتي للبدائل والحلول.
- مساعدة الفِرَق على اتِّخاذ القرارات.
- المساعدة على اختيار قائد الفريق.
- التعامُل مع المشاركين المزعجين المُنفصلين فعلياً عن الفريق.
5. مهارات التيسير:
على الرغم من اختلاف مهام الميسِّرين الظاهرة للعيان، لكنْ توجد 10 أساليب تيسير رئيسة يستخدمها جميع الميسرين الماهرين لإدارة عملية الفريق:
- المبادرة وتقديم الاقتراحات.
- تقسيم المشاركين إلى مجموعات فرعية.
- طرح الأسئلة لحثِّ المشاركين على الكلام واستخلاص المعلومات والآراء.
- استثمار الصمت في الانتقال من نشاطٍ إلى آخر.
- تتبُّع مواضيع متعددة والاستفادة من أفكار الآخرين.
- استخدام اللوح الورقي لإجراء مناقشة إضافية وتسجيل الأفكار.
- الإصغاء إلى المواضيع المُشتركة واستبعاد التفاصيل الخارجة عن الموضوع وإعادة توجيه المناقشة.
- تنظيم تسلسل المتحدثين.
- إعادة الصياغة للتوضيح أو لإظهار الفهم.
- الطلب من أعضاء الفريق ربط أمثلة محددة بفكرة عامة أو تقديم ملخص.
توجد بعض الأمور التي لا يفعلها الميسرون الماهرون صراحةً عند تيسير الاجتماعات؛ لذا ضَع في حسبانك التأثير السلبي في فريقك وفي العملية إذا كنت:
- تعمل كخبير تقني.
- تُدرِّب.
- تدير جدول الأعمال.
- تتصرف ككاتب.
- تفرض شخصيتك على الفريق.
- تمتلك أفكار الفريق أو النتائج.
- تعطي آراء غير مرغوب فيها.
- تقدم عرضاً.
يجب أن يكون تجنُّب هذه الأخطاء جزءاً من تدريب تيسير الفريق.
تيسير الاجتماعات والمناقشات ذات التأثير:
المناقشة هي في المقام الأول تبادل الآراء والمشاعر والحقائق بصورة ثانويَّة، وتشمل المناقشات الناجحة الإصغاء إلى الآخرين، ولأنَّ الآراء ليست صحيحة ولا خاطئة، يجب أن يشمل تدريب الميسِّر تشجيع الجميع على المساهمة في المناقشة، ويتمثَّل دوره في الحضور إلى المناقشة وهو جاهز، وأن يعرفَ أنواع الأسئلة التي يجب طرحها لاستخلاص النتائج المطلوبة.
يحدثُ التعلُّم من خلال المناقشة عندما تحفِّز المشاركين على التفكير، وستكون مناقشات تيسير فريقك أكثر نجاحاً عندما تستخدم الخطوات التالية:
- الخطوة الأولى: إعداد المناقشة بإخبار المشاركين بالهدف منها، وما الأمور التي سيتحدثون عنها، وآلية سير المناقشة.
- الخطوة الثانية: تسهيل المناقشة من خلال طرح الأسئلة وتقييم الردود لإنشاء فكرة تعلُّم. ساعِد المشاركين على تلخيص الأفكار الرئيسة للمناقشة.
- الخطوة الثالثة: الطلب من المشاركين مشاركة وتفسير ردود أفعالهم بشأن الأفكار التي نُوقِشَت من خلال الإجابة عن أسئلة الميسِّر حول ما حدث معهم ومع الآخرين في أثناء المناقشة.
- الخطوة الرابعة: الطلب من المشاركين تحديد المفاهيم من المناقشة من خلال الإجابة عن أسئلة الميسِّر المُصمَّمة لاستخلاص ما تعلموه، وتحديد مدى تحقيق أهداف الاجتماع.
- الخطوة الخامسة: الطلب من المشاركين تطبيق ما تعلموه في أثناء المناقشة من خلال الإجابة عن أسئلة الميسِّر المُصمَّمة لمساعدتهم على استخدام وتطبيق المعلومات الجديدة المُستفادة من المناقشة على حالاتهم الخاصة.
خلال المناقشة، من غير المناسب لك كميسِّر أن تتصرفَ كخبير تقني إذا كان من المُفترَض أن يقدم المشاركون محتوى المناقشة؛ لذا توقَّف عن تقديم العرض، وأيضاً لا تقدِّم آراءَك غير المرغوب فيها، فنتائج المناقشة هي نتاج تفكير الفريق ككل، ويجب ألَّا يتدخلَ الميسِّر بالنتائج.
في الختام:
يستعينُ الميسرون الماهرون بمجموعة واسعة من المهارات والأساليب لمساعدة أعضاء الفريق على فهمِ أهدافِهم المُشتركة وتحقيقها، فهُم خبراء في العملية وليس في المحتوى، وسيعبِّر كل ميسِّر فريق عن أسلوبه الشخصي ونهجه، وهذا النهج الفريد وصدقه هو ما يجعل مساهمة الميسِّر ممكنة.
