ليس من المبالغة القول إنَّ نظام شركتك لتأهيل موظفين جدد هو أهم خطوة ستتخذها نحو بناء قوى عاملة قوية؛ إذ إنَّ البدء بداية صحيحة له فوائد أكثر من مجرد تحسين علاقات الموظفين؛ لذا، من الهام أن تفهم طريقة بناء عملية تمنح الموظفين الجدد دليلاً تفصيلياً للنجاح داخل شركتك، فقد تتساءل، كيف يمكنني تحسين عملية تأهيل الموظفين؟ هل هذه العملية هامة؟

حالة تحسين نظامك

الإحصاءات الخاصة بأداء الموظفين الجدد ليست مبشرة؛ إذ تعاني معظم الشركات من معدل دوران الموظفين الجدد الذي يبلغ 20% خلال أول 45 يوماً من التوظيف، والمعدلات أسوأ بالنسبة إلى الموظفين رفيعي المستوى؛ فقد أفادت التقارير أنَّ نحو 50% من التعيينات الخارجية للمناصب التنفيذية قد فشلت خلال 18 شهراً.

تبلغ تكاليف استبدال كل موظف الآلاف؛ إذ ستحتاج إلى التفكير في الموارد المستخدمة في أثناء عملية التوظيف ووقت التدريب الإضافي وإمكانية عملية توظيف جديدة أخرى فاشلة، وخلال هذا الوقت، سيبقى هذا المنصب شاغراً؛ وهذا بدوره يؤثر في إنتاجيتك الإجمالية تأثيراً كبيراً، فمن مصلحة شركتك التركيز على وضع تجربة تأهيل شاملة وإيجابية بعد تعيين موظف جديد؛ إذ سيؤدي ذلك إلى تحسين الاحتفاظ ورضى الموظفين والإنتاجية.

ما هي التحديات التي تواجه الموظفين الجدد؟

مهما كانت جودة تدريب الموظف الجديد أو تأهيله، فإنَّ بدء وظيفة جديدة يمثِّل تحدياً في حد ذاته، ففي الأيام القليلة الأولى، يوجد عدد لا يُحصى من نماذج الموارد البشرية لإنجازها، وتدريب الامتثال، والاجتماعات مع أشخاص جدد ومجموعة كبرى من العمليات والإجراءات الجديدة للتعلم، وهذا الحمل الزائد من المعلومات سيرهق أذكى العقول، والأسوأ من ذلك، إذا كان الموظف يعمل مع شركة غير منظمة من حيث الجدول الزمني أو خطة التأهيل؛ إذ يُعَدُّ هذا خطأ فادحاً.

والصعوبة الأخرى التي يواجهها الموظفون المبتدئون هي الشعور بالإحباط؛ إذ يمكن أن يحدث هذا إذا كُلِّفَ الموظف الجديد بعمل لا يحتاج إلى خبرة لإبقائه مشغولاً، بينما يتولى كبار الموظفين الأمور الهامة؛ فعند البدء بعمل جديد، يكون معظم الموظفين متحمسين ومستعدين للعمل، وهذا السلوك يمكن أن يحدَّ من الدافع على حساب مؤسستك؛ إذ يرغب معظم الناس في القيام بعمل جيد والشعور بأهمية مساهمتهم.

يواجه الموظفون الجدد منحنى التعلم لوظائفهم، ويحتاجون أيضاً إلى تعلُّم طريقة التوافق مع ثقافة شركتك؛ لذا، إنَّ عدم القدرة على التكيف أو العثور على منتورز أو فهم ديناميكيات الفريق هو عامل كبير يؤدي إلى الاستقالة، أو التعرض للفصل من العمل بعد وقت قصير من بدء وظيفة جديدة، ويمكنك تجنُّب ذلك إذا كانت عمليتك لتأهيل موظفين جدد تتضمن منحهم المساعدة والوقت للتكيف مع بيئتهم الجديدة.

قد يسمح نظام تأهيل الموظفين المُصمَّم جيداً للموظفين الجدد بالعمل بسرعة والبدء بالمساهمة في شركتك، ويسمح للموظف بفهم دوره وكيف يرتبط دوره بالأدوار التي يشغلها زملاؤه، وعندما يفهم الموظف كيف تعمل الشركة ومَن الذي تحتاج إليه من الموظفين، يكون لديه مزيد من الثقة والتحفيز، وستكون مشاركته رصيداً قيِّماً لمساعدتك على الوصول إلى أهداف عملك.

تحسين عملية التأهيل الخاصة بك

من أين يجب أن تبدأ إذا كنت ترغب في تحسين نجاحك مع الاحتفاظ بالموظفين الجدد من خلال نظام تأهيل جيد؟

أولاً، أجرِ تقييماً لما لديك، ثم راجع النماذج والمتطلبات الخاصة بك للتأكد من أنَّها ما تزال ذات صلة ومفيدة، وبعد حصولك على المستندات المطلوبة ومعرفة المعلومات أو التدريب الذي سيساعد الموظفين الجدد على التأقلم، فقد حان الوقت لوضع قائمة مرجعية لتأهيل الموظف.

كما أنَّ استراتيجيتك لا تتوقف عند إنشاء قائمة التحقق، فمن المفيد أن تخصِّص بعض الوقت لتكتشف التحديات التي واجهها موظفوك الحاليون عند انضمامهم إلى شركتك لأول مرة، والأفكار التي لديهم لتخفيف تلك الصعوبات؛ وبذلك، يمكنك استخدام التغذية الراجعة لإنشاء تجربة أفضل للموظفين الجدد.

وإلى جانب قائمة التحقق الخاصة بتأهيل الموظفين، يمكنك أيضاً استخدام برنامج تأهيل الموظفين لأتمتة العملية، ويمكن أن يقلل هذا الأمر من الوقت المُستغرَق في مراجعة النماذج للتأكد من اكتمالها وإجراء التصحيحات.

قد ترغب في التفكير في ثقافة عمل شركتك وطريقة مساعدة الموظفين الجدد على أن يصبحوا جزءاً من تلك الثقافة بنجاح، ويمكنك التفكير في المدة التي ستستغرقها عملية التأهيل ومَن سيكون مسؤولاً عن هذه التجربة؛ لذا، حدد الموظفين الحاليين الذين سيدعمون عملية تأهيل الموظف الجديد، وتأكد فيما إذا كان لديك برنامج تدريب توجيهي قوي وخطة تعلُّم مدروسة جيداً وفقاً لأدوارهم.

هذه ليست العوامل الوحيدة فقط، لكنَّها ستعمل على تحسين عملية التأهيل والاحتفاظ بالموظفين الجدد، ومع ذلك، فإنَّ هذه الخطوات ليست فقط للموظفين الجدد من المستويات المنخفضة والمتوسطة، ولكن كيف يمكنك تعديل استراتيجيتك لإفادة الموظفين الذين يؤدون أدواراً جديدةً، والمديرين الجدد، والموظفين التنفيذيين الخارجيين؟

عملية تأهيل الموظفين عن بُعد

قد تجد نفسك في موقف تضطر فيه إلى ملء وظيفة شاغرة خلال عملك عن بُعد، كما ستجعل المرشح الناجح يبدأ وظيفته الجديدة في بيئة بعيدة؛ وفي هذا المثال، كما هو الحال مع أيِّ موظف جديد، يُعَدُّ التدريب والتنظيم مفتاحاً لنجاحه؛ إذ إنَّ تعيين موظف جديد عن بُعد، يمكن أن يرافقه العديد من التحديات التي تواجه الموظف المُعيَّن داخل المكتب، ومنها:

● التنظيم

كما هو الحال عند تعيين موظف داخل المكتب، يجب عليك وضع خطة منظَّمة ومحدَّدة لعملية التأهيل تشرح تقدُّم الموظف خلال أول 30 و60 و90 يوماً بحيث يمكنك مشاركتها معه؛ إذ سيجعل هذا الأمر توقعاتك واضحةً ويحقق الشفافية، ويمكن أن تتضمن الخطة تدريباً للشركة أو تدريباً على الأنظمة، أو التعرف إلى المنتجات أو العمليات، أو مهام أو أهداف محددة للمشروع.

● التعرُّف إلى الموظفين الآخرين في الشركة

استفد من مكالمات الفيديو والدردشة والبريد الإلكتروني لتجعل الموظفين الجدد يشعرون بالترحيب وبأنَّهم جزء من الفريق، ويجب أن تطلب من الموظف الجديد الوصول إلى الموظفين الرئيسين حتى يتمكنوا من إجراء مكالمة تمهيدية؛ إذ سيساعدهم ذلك على الشعور بترحيب أكبر وفهم أفضل لأدوار زملائهم.

● البقاء على تواصل

تأكد من إجراء اجتماعات منتظمة باستخدام بعض التطبيقات مثل "تيمز" (Teams)، و"سكايب" (Skype)، و"ويب إكس" (Webex)، و"زووم" (Zoom) وما إلى ذلك، للتواصل معهم وتقييم أدائهم، ويمكن أن تكون هذه الاجتماعات فردية أو مع مجموعة أكبر.

تُعَدُّ الاجتماعات الفردية طريقةً رائعةً للموظف لطرح أيِّ سؤال أو الحصول على مساعدة بشأن مشكلات محدَّدة، بينما تساعد اجتماعات الفِرق في التعرف إلى زملائهم تعرُّفاً أفضل، كما يمكنك أيضاً تشجيع الموظفين الآخرين على التواصل معك على مدار اليوم، واحرص على تضمينهم في رسائل البريد الإلكتروني الجماعية والاجتماعات للتأكد من أنَّهم على تواصل مع فريقهم.

تأهيل كبار الموظفين

سيحتاج الأفراد الذين يتولون أدواراً جديدةً أو يصبحون مديرين في شركتك إلى توجيه منظَّم ليكونوا ناجحين في مناصبهم؛ فهم يحتاجون إلى فهم أدوار زملائهم في الفريق والتعرف إلى قيادة الشركة التي سيعملون معها عن كثب.

يحتاج المديرون الجدد إلى فهم عميق لسياسات الشركة وتنفيذ تلك السياسات، ويجب أن تتضمن عملية التأهيل طريقة توضِّح للموظفين الجدد كيف يمكنهم حل النزاعات، وطريقة استخدام موارد الشركة لإنجاز المهام الهامة.

قد يواجه المسؤولون التنفيذيون المعيَّنون من شركة خارجية تحديات خاصة، ومع أنَّهم خبراء في مجالات تخصصهم، فقد لا يكونون على علم بشركتك وكيف تعمل؛ إذ سيحتاجون إلى مساعدة إضافية في بناء فرِق داخل المنظمة، وفهم ثقافة مكان العمل، وإذا لم يتلقوا المساعدة، فسيخاطرون بعدم قدرتهم على حشد العاملين لديك لتنفيذ تغييرات هامة أو تحسين الخدمات التي تقدِّمها، ومن المحتمل أن يتمتع المدير التنفيذي بخبرة أكبر؛ لذا، اسأله عمَّا إذا كان لديه أساليب إضافية للتأهيل قد يرغب في دمجها في تجربته في التأهيل.

سيعتمد نجاح المديرين التنفيذيين المعيَّنين حديثاً على نجاح عملية التأهيل لإزالة العقبات التي يواجهونها؛ إذاً، هل يمكنك تزويدهم بمنتور في أثناء تأقلمهم مع البيئة الجديدة؟ وكيف ستتمكن من إيصال الفلسفة والأهداف التي تدفع شركتك؟ وهل حددتَ المعايير لقياس مدى نجاحهم؟