تُعَدُّ التكنولوجيا أداةً هامةً لأيَّة شركة ترغب في الحفاظ على ميزة تنافسية؛ إذ إنَّه في كل يوم، تظهر تكنولوجيا جديدة، وقد تجد نفسك في حاجة إلى زيادة مستوى التكنولوجيا في عملك.
إنَّ إحداث التغيير ليس أمراً سهلاً دائماً، وقد يكون من الصعب أحياناً تحقيق اعتماد استعمال التكنولوجيا الجديدة؛ إذ قد لا يكون الموظفون منفتحين على فكرة التغيير. للتعامل مع هذا الأمر، ضع خطةً للتواصل، واشرح الفوائد التي سيحققها التغيير، وشجِّع الموظفين على اعتماده.
فيما يأتي 5 نصائح يجب مراعاتها في أثناء اعتماد استعمال التكنولوجيا:
1. امتلك خطة للتواصل
يُعَدُّ التواصل أمراً هاماً عند طرح تكنولوجيا جديدة؛ إذ إنَّه يساعد على إعداد الموظفين جسدياً وعقلياً للتغييرات القادمة، ثم إنَّه من خلال ذلك، أصبح اعتماد أحدث التكنولوجيا أمراً سهلاً؛ نظراً إلى عدم وجود مفاجآت، في حين أنَّ تجاهل فكرة التواصل، يمكن أن يؤدي إلى وجود بيئة مواجهة تضع فريق قيادتك في مواجهة الموظفين.
استعمل محادثات الفيديو والاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني للتواصل، وتذكَّر أنَّ الفارق دقيق بين الاستفاضة في الحديث عن آخر المستجدات والحديث باقتضابٍ عنها، فالاستفاضة تُربِك الناس وتسبب لهم الملل، والاقتضاب يحجب عنهم كثيراً من المعلومات.
في أثناء الاجتماعات، شجِّع الموظفين على طرح الأسئلة، فقد تكون التكنولوجيا الجديدة مربكة، وطرح الأسئلة سيساعدهم على التأقلم والفهم، ولتحقيق عملية تغيير سهلة، يمكنك تعيين موظف سريع التعلُّم للانضمام إلى فريق التخطيط الخاص بك؛ إذ سيكون بمنزلة مصدر إلهام للآخرين، ويمكن أن يكون بمنزلة "مستخدم متميز" يساعد على تحقيق تفاعل للأشخاص الذين يمتلكون بعض المخاوف.
سجِّل جميع الملاحظات المحبطة والمربكة الشائعة للتكنولوجيا الجديدة، ثم باستعمال الحقائق، ضع حلولاً لضمان إجراء عملية اعتماد استعمال التكنولوجيا بطريقة سلسة، وهيِّئ وثيقة تحتوي المشكلات المطروحة واستعملها في أثناء التدريب أو التواصل، وشجِّع فريقك على طرح الأسئلة والتأكد من إنشاء بيئة تواصل متبادلة.
2. احصل على تأييد القيادة
لإجراء تغيير في المنظمة، أنت تحتاج إلى الحصول على تأييد من فريق القيادة الخاص بك على جميع المستويات؛ إذ إنَّ التغيير في التكنولوجيا يشترط وينص على جعل عبء العمل أقل على فريقك، وأكثر سهولةً، فضلاً عن زيادة الإرادة والوعي.
حدِّد طريقة معيَّنة من خلال وضع أقوالك موضع التنفيذ، وكن مصدراً لإلهام موظفيك من خلال إظهار أهمية التغييرات للمنظمة، واحرص على أن تكون قدوةً يُحتذى بها، وسيستمدون الإلهام منك.
تأكد من أنَّ فِرق قيادتك متفقون بشأن التغييرات؛ ذلك لأنَّ حالة الانقسام بين القادة هي القاتل الأكبر للروح المعنوية في مكان العمل، ثم إنَّه من السهل أن يتفق الموظفون عندما يكون القادة متفقين، كما يجب التأكد من أنَّ كبار الموظفين لديك يعملون يداً واحدة من أجل تعزيز الوفاق والعمل الجماعي؛ إذ سيسهم هذا الأمر إسهاماً كبيراً في تسهيل التغيير التكنولوجي.
احتفل بالنجاحات، حتى الصغيرة منها؛ وذلك لتشجيع الفريق، وذكِّر الموظفين بأنَّ التغيير عبارة عن رحلة مستمرة، وعبِّر عن تقديرك لأداء المجموعات والأفراد لرفع الروح المعنوية للمنظمة ككل.
3. حدِّد الأشخاص المؤثرين واكسبهم في صفك
يوجد موظفون مؤثرون ضمن كل مؤسسة، سواءً في الأدوار الإدارية أم من الموظفين العاديين؛ إذ يمكن للمؤثرين التأثير في آراء الموظفين الآخرين. لإجراء تغيير في عملك، أنت تحتاج إلى تحديد الموظفين المؤثرين وإشراكهم في التغيير؛ إذ إنَّك من خلال ذلك، تكتسب زخماً يقدمه الموظفون الذين يؤدون دوراً كبيراً في إرسال الرسائل الإيجابية، وهذه طريقة رئيسة لزيادة اعتماد استعمال التكنولوجيا الجديدة.
لتحديد أهم المؤثرين ضمن شركتك، يمكنك إجراء استطلاع باستعمال استبيان، وطرح بعض الأسئلة مثل: "من الشخص الذي تطلب مساعدته عند مواجهة مشكلة؟"، على الرغم من أنَّ هذا الأمر قد يكون خاطئاً، إلا أنَّ الاستبيان سيوفر لك إشارة تُظهِر مَن الذي يتخذ القرارات ويصدر الأوامر، ويمكن أن يعتمد هذا أيضاً على معرفتك العملية، أو على منصبك الوظيفي.
توجد أنواع مختلفة من المؤثرين ضمن المنظمة، وهم:
- الرئيس: وهو شخص يعرف الكثير من الناس في المنظمة، ويمثل دائماً أساس نشاطات الشركة، وبفضل معرفته الواسعة بالأشخاص، يمكنه حشد مجموعة ما حول فكرة ما.
- المُنشِّط: هو دائماً في حالة معنوية عالية وينشر المشاعر الإيجابية بين الموظفين الآخرين، فإذا كنتَ تستعمله كمؤثر، فيمكنه المساعدة في إجراء التغيير التكنولوجي.
- صلة الوصل: هو الشخص المؤثر الذي يربط بين مختلف الأفراد والفِرق في المنظمة، فهو يمثل صوت المنطق؛ ومن ثمَّ، فإنَّ رأيه هام جداً، ويُعَدُّ كسب هذا النوع إلى صفك أمراً هاماً لإجراء تغيير تكنولوجي؛ إذ سيدعم العديد من الموظفين وجهات نظره.
- المُثبِّط: يوجد شخص واحد دائماً يقف في وجه كل تغيير؛ إذ يحاول التخفيف من مشاعر الحماسة تجاه المبادرات والمشاريع الجديدة. لنجاح المشاريع، حدِّد هذا النوع من الأشخاص وأشركهم في التغيير، وشدِّد على أهمية التغيير التكنولوجي بالنسبة إليهم.
4. قدِّم تدريباً مصمماً جيداً
صمِّم برنامجاً تدريبياً متعمقاً يركز على الخبرة العملية؛ بدايةً، درِّب فِرق التخطيط والتدريب قبل البدء مع موظفين آخرين؛ إذ يجب أن يكون الهدف الأساسي للبرنامج هو إدارة الواجهة ووظائف عملها الأساسية وتوفير الوقت، وتأكد من حصول الجميع على تدريب عملي على التكنولوجيا الجديدة، والاطلاع على ذلك بأنفسهم.
لسهولة التغيير، نسِّق بين الأنظمة القديمة والجديدة للعمل جنباً إلى جنب من أجل الحفاظ على مستويات الإنتاجية والراحة، وعندما يكتسب الموظفون المزيد من الخبرة، تخلَّص تدريجياً من التكنولوجيا القديمة، وشجِّع دعم الأقران في أثناء الجلسات التدريبية لتقليل مشاعر الخوف والرهبة.
لتشجيع العمل الجماعي، يمكنك جعل فريقك يعمل ضمن مجموعات، إمَّا بشكل شخصي أو بشكل افتراضي، وبهذه الطريقة، سيساعدون بعضهم بعضاً عندما يشعرون بالعجز، كما يمكنك وضع نماذج عامة لجميع الأقسام وأتمتة المهام لتوفير الوقت الذي تقضيه في التعامل مع المهام الهامة.
5. قدِّم الموارد والدعم المستمر
حتى لو قدمت للموظفين برنامجاً تدريبياً ممتازاً، فمن غير المحتمل أن يستوعبوا جميع المعلومات دفعةً واحدة؛ لذلك يمكنك تزويدهم بمقاطع فيديو وأدلة مرجعية ومواد تدريبية للمراجع المستقبلية، وفكِّر أيضاً في استعمال التعليم الإلكتروني لمتابعة جلسات التدريب.
ستساعد الدورات التدريبية المستمرة على ضمان بقاء المتعلمين على اطلاع دائم، ومواكبة متطلبات العمل بسرعة، كما يمكنك أيضاً تقديم دعم يتعامل مع البرنامج مثل قسم تكنولوجيا المعلومات.
