تفيد مهارات التيسير في تنظيم العمل المشترك وإجراءات التعاون بين مختلف العاملين في الشركة، وأخذ جميع الأفكار ووجهات النظر المطروحة بعين الاعتبار. تساعد مهارات التيسير من ناحية أخرى في توحيد الجهود التي تبذلها فِرَق العمل، وتسوية النزاعات، وتوجيه عملية اتخاذ القرار، وتحسين نتائج الاجتماعات. تتيح مهارات التيسير للمديرين وقادة الفِرَق والموظفين إمكانية تحسين علاقات العمل والمساهمة في تأمين ظروف داعمة وإيجابية ضمن الشركة.
مفهوم التيسير
تضمن مهارات التيسير نجاح عمليات التواصل والتفاعل بين الأفراد، وهي لا تتطلب تولي المسؤولية أو فرض السلطة، بل إنَّها تقتضي تنظيم الأعمال والأنشطة الجماعية. تقتضي وظيفة الميسِّر تنظيم الأنشطة الجماعية وضمان مشاركة الجميع في طرح الأفكار، والحفاظ على سلاسة النقاش، وتعزيز مستوى التفاعل والمتعة خلال التجربة.
حيث تؤدي مهارات التيسير دوراً بارزاً في تشجيع أعضاء الفريق على طرح أفكارهم ووجهات نظرهم، وتوفير ظروف ملائمة للإصغاء الفعال والتفاهم بين جميع المشاركين. تساعد هذه الظروف في تحسين إجراءات حل المشكلات، واتخاذ القرارات، وتعزيز حس المسؤولية، والمحاسبة بين أعضاء الفريق الواحد.
كما وتسهم مهارات التيسير في تعزيز مستوى الإبداع والابتكار وبناء الثقة؛ مما يزيد من شعور أعضاء الفريق بالتقدير والحماس، ويشجعهم على مشاركة أفكارهم واستثمار مهاراتهم في العمل.
تقنيات التيسير
فيما يلي 5 تقنيات أساسية لتيسير العمل المشترك بين أعضاء الفريق الواحد:
1. الإصغاء الفعال
تقتضي وظيفة الميسِّر ضمان إصغاء أعضاء الفريق لبعضهم، وتوضيح مدة الكلام المتاحة لكل واحد منهم، وإبداء التعاطف والاهتمام. تساعد هذه الإجراءات في بناء الألفة، وضمان تقدير جميع المساهمات والأفكار التي يطرحها المشاركون.
ويقتضي التطبيق العملي لمفهوم الإصغاء الفعال ضمن النقاشات التي تجري بين أعضاء الفريق الواحد الاندماج في الحديث، والتركيز على التواصل البصري، واستخدام إشارات لغة الجسد التي تدل على المتابعة والموافقة، مثل هز الرأس. بالإضافة إلى طرح الأسئلة التي تهدف إلى التوسع في مناقشة الأفكار المطروحة.
2. توفير بيئة آمنة
يجب توفير بيئة آمنة ومريحة لإجراء النقاشات بين أعضاء الفريق الواحد، وتشجيعهم على طرح أفكارهم ومقترحاتهم بحرية. تقتضي الخطوة الأولى توضيح القواعد الأساسية، مثل احترام آراء الآخرين، وقبول جميع الأفكار والمقترحات بهدف تعزيز حس الأمان، والتشجيع على الحوارات الصريحة، وطرح الآراء بحرية دون أن يخشى الموظف التعرض للنقد.
3. طرح الأسئلة الهادفة
لا يجب أن يكتفي الميسِّر بالأسئلة العادية، بل ينبغي أن يطرح استفسارات تشجع على التفكير الإبداعي. يمكنك أن تسأل أعضاء الفريق على سبيل المثال: "ماذا لو تناولنا المشكلة من زاوية أخرى؟" أو "ما هي الافتراضات التي لم نتحقق من صحتها بعد؟"
تساعد هذه الأسئلة في تغيير آلية التفكير المعتادة، وهي تدفع الفرد إلى معالجة المسألة من زاوية مختلفة كلياً، وتحديد الافتراضات والأحكام المسبقة، وتغيير المعتقدات المقيِّدة، وتكوين أفكار ووجهات نظر جديدة.
4. إدارة الوقت وجدول العمل
تقتضي وظيفة الميسِّر ضمان نجاح الاجتماعات في تحقيق الأهداف المطلوبة والحد من هدر الوقت ما أمكن، وذلك من خلال إعداد خطة للاجتماع، والانتباه إلى الوقت، والتأكد من التزام جميع المشاركين بجدول الجلسة ومحاورها الأساسية. تقتضي وظيفة الميسِّر من ناحية أخرى إعادة النقاش إلى المحور الأساسي عندما يحيد عنه، ما يعني أنَّه مسؤول عن تنظيم الاجتماعات وضمان سيرها وفق الخطة والبرنامج الزمني الموضوع، بهدف تحقيق أقصى فائدة ممكنة من الوقت والجهد الذي يبذله المشاركون في الاجتماع.
5. التيسير البصري
تشمل العناصر البصرية المخططات، والرسوم البيانية، والخرائط الذهنية، وهي تشجع على المشاركة الفاعلة وترفع مستوى التفاهم المتبادل بين الحاضرين. تهدف هذه العناصر البصرية إلى ضمان مشاركة واندماج جميع الأطراف في الاجتماع ومساعدتهم في فهم الأفكار المعقدة.
يستفيد الميسِّر من العناصر البصرية في تنظيم الأفكار المطروحة، ووضع مخطط للنقاش، وتحويل المفاهيم التي يشاركها الحاضرون إلى رسوم بيانية ومخططات يعرضها على الشاشة أو يرسمها على سبورة بيضاء ضمن قاعة الاجتماعات. تساعد هذه العناصر البصرية في توضيح الأفكار وتنظيمها وزيادة مستوى التفاعل خلال النقاشات، وتعزيز قدرة المشاركين على فهمها والمساهمة فيها.
أمثلة عملية عن مهارات التيسير ضمن إطار الفريق
فيما يلي 3 أمثلة عملية عن التيسير الفعال:
1. تسوية النزاعات
لا بد أن تنشب النزاعات بين أعضاء الفريق الواحد نتيجة اختلاف وجهات النظر ومنهجيات العمل المستخدمة في المشاريع، وهنا يبرز دور تقنيات التيسير في تسوية هذه الخلافات والتوصل إلى حلول ترضي جميع الأطراف المشاركة.
تساعد مهارات التواصل التي تعتمد على الإصغاء الفعال، والحوار القائم على الاحترام في مناقشة مسألة العواطف والمشكلات والاحتياجات؛ مما يتيح لأعضاء الفريق إمكانية التوصل إلى حلول ترضي جميع الأطراف المشاركة، وتسوية الخلافات وتجنب تصعيدها.
2. اتخاذ القرار
يتدخل الميسِّر عندما يواجه الفريق صعوبة في اتخاذ القرار بشأن مسألة معقدة، ويقتضي دوره تنظيم إجراءات اتخاذ القرار وضمان تقديم جميع المعلومات المتعلقة بالموضوع لأعضاء الفريق، وهذا يشمل جمع البيانات، ووجهات النظر، والملاحظات وإجراء تقييم شامل للمسألة.
يبدأ أعضاء الفريق بعد ذلك بمقارنة محاسن ومساوئ الخيارات المطروحة، ويمكن أن تشمل هذه الدراسة التحليلية إجراء عملية تقييم شامل للنتائج والمخاطر المحتملة، والفوائد التي يمكن أن تنجم عن كل واحد من الخيارات المطروحة.
يؤدي تضافر جهود أعضاء الفريق، ونقاشاتهم المدروسة، وتعاونهم على الوصول إلى اتفاق يرضي جميع المشاركين إلى زيادة قدرتهم على التعامل مع المسائل المعقدة، وتقليص عدد الخيارات بطريقة مدروسة وتدريجية حتى يتوصلوا إلى قرار نهائي يأخذ بعين الاعتبار جميع وجهات النظر المطروحة.
3. الابتكار والإبداع
تسعى جميع الشركات حول العالم لترسيخ ثقافة الإبداع والابتكار، وتقوية علاقات أعضاء الفريق، وتعزيز قدرتهم على التعاون والعمل المشترك، وهنا تبرز فعالية مهارات التيسير. تقتضي وظيفة الميسِّر تطبيق مجموعة من التقنيات المبتكرة التي تساعد في تنظيم الأفكار الإبداعية المتنوعة التي يطرحها أعضاء الفريق في جلسات العصف الذهني.
يستخدم الميسِّر العناصر البصرية، والمخططات، والرسوم البيانية، والخرائط الذهنية لتحويل الأفكار المجردة إلى مفاهيم عملية وتعزيز قدرة أعضاء الفريق على تصوُّر المسألة وفهم أبعادها؛ مما يساعد في تنظيم الأفكار المطروحة والاستفادة منها. تقتضي وظيفة الميسِّر من ناحية أخرى توفير بيئة ترحب بالأفكار والمقترحات الجديدة وتشجع أعضاء الفريق على التعاون والمساهمة في تحسين الأفكار المطروحة وتطويرها؛ مما يسهم في توسيع نطاق النقاش وزيادة مستوى الإبداع والابتكار، وتقوية علاقات أعضاء الفريق وتعزيز قدرتهم على التعاون والعمل مع بعضهم على تحقيق الأهداف المشتركة.
في الختام
تساعد مهارات التيسير في تنظيم إجراءات العمل المشترك والتعاون بين أعضاء الفريق؛ مما يسهم في تحسين جودة نتائج الاجتماعات والنقاشات. قدَّم الجزء الأول من المقال معلومات وافية عن تعريف مهارات التيسير وفوائدها وتقنياتها، وقدَّم مجموعة من الأمثلة العملية عن تطبيقاتها، تابع معنا في الجزء الثاني.
